Aprenda como calcular o estoque mínimo e fazer o seu controle

Fazer uma gestão de estoque eficiente é fundamental para o pleno funcionamento do negócio e também para evitar problemas relacionados à satisfação dos consumidores e à saúde financeira. Sendo assim, é necessário investir no controle do estoque mínimo, também chamado de estoque de segurança. Em linhas gerais, isso se trata do processo em que é calculada a quantidade mínima de estoque necessária para que não ocorra a falta de insumos para produção, o que pode gerar a paralisação dos processos e a impossibilidade de atender os clientes.

Pelo fato da falta ou ineficiência no cálculo gerar uma série de consequências negativas para as empresas, elaboramos este conteúdo para mostrar sua importância e como esse procedimento pode ser realizado. Confira!

Quais são as consequências de não controlar o estoque mínimo?

Fazer o gerenciamento do estoque mínimo é indispensável para as empresas que buscam desenvolver produtos e serviços de qualidade, satisfazer os clientes, se manter competitiva no mercado e evitar prejuízos. Dessa forma, erros na definição do número de estoque mínimo adequado podem causar diversos problemas, por exemplo:

• falta de matéria-prima para a produção;
• atraso nas entregas, ocasionando insatisfação dos compradores;
• necessidade de adquirir materiais em caráter de urgência com preços mais altos, reduzindo a lucratividade do produto final;
• perda de clientes para a competitividade;
• perda da margem de negociação com os fornecedores;
• aumentos dos custos;
• ineficiência do processo produtivo, entre outros.

Como fazer o cálculo do estoque mínimo corretamente?

Para chegar a um número adequado em relação ao estoque mínimo, a primeira coisa a se fazer é a análise do inventário da empresa. Por esse motivo, é necessário ter controle a respeito de tudo que o negócio produz, vende e usa, com o volume exato e variações referentes a determinadas épocas do ano e datas sazonais.

Isso é importante pelo fato do estoque mínimo impactar diretamente no processo de produção. Então, é necessário que ele seja calculado de forma minuciosa para o funcionamento adequado do seu negócio e o alcance de resultados mais satisfatórios.

Para chegar ao valor recomendado é preciso multiplicar o consumo médio do produto em determinado período pelo tempo médio (em dias) entre uma reposição e outra. A fórmula utilizada é:

Estoque mínimo = consumo médio X tempo de reposição

Por exemplo: se 500 itens foram consumidos em 20 dias, a média foi de 25 itens. Caso o período de reposição seja de 10 dias, o estoque mínimo necessário é de 250 unidades.

Caso ache interessante, você pode criar uma porcentagem de segurança para imprevistos, como vendas acima da expectativa em determinada época, promoções, entre outros. Para tanto, basta fazer a soma da porcentagem desejada ao valor do resultado do cálculo de estoque mínimo. Nessa situação, a fórmula a ser aplicada é:

Estoque mínimo = (consumo médio X tempo de reposição) + % de segurança.

Vamos supor que para uma porcentagem de segurança de 10% em um estoque mínimo de 250 itens, é preciso a aquisição de 25 produtos extras, totalizando a quantidade de 275 itens.

Assim, fica muito mais simples atingir o controle total a respeito das entradas, saídas, fluxo e níveis de produtos da companhia.

O que é necessário para controlar o estoque corretamente?

Existem diversas práticas que podem ser implementadas como forma de realizar um controle de estoque eficiente. Confira algumas delas a seguir!

Realize o mapeamento do fluxo

Para realizar um melhor abastecimento do estoque, é necessário ter uma visão ampla de quais são os itens com menor e maior saída e com que frequência cada material tem que ser reposto. Nesse caso, basta avaliar o histórico de vendas.

Faça o inventário de estoque

O inventário de estoque é realizado por meio da contabilização da quantia de cada produto estocado e conhecimento de todo o montante investido que está parado no estoque.

Realizada a contagem dos itens, faça a validação das quantidades por intermédio de relatórios de compra e venda. Dessa forma, será possível ter a exata noção de sua atual quebra de estoque. Com isso, você poderá adotar as medidas apropriadas para aprimorar o processo de controle e evitar perda de capital.

Cadastre os produtos

Ao fazer o cadastro dos produtos no estoque, o gerenciamento fica mais simplificado e organizado. É preciso realizar a atualização da contagem de estoque a cada nova entrada ou saída de itens.

Com essa prática, será possível entender quando ocorre a falta ou o excesso de produtos e ter uma noção precisa da hora certa para fazer novas aquisições com os fornecedores, ou ainda o momento para realizar eventuais promoções de itens em excesso. Uma alternativa é aproveitar esse processo para definir o estoque mínimo e máximo dos materiais conforme a demanda de cada um.

Estabeleça controles periódicos

Defina a contabilização dos itens em estoque por período. Uma forma de fazer isso é por meio da aplicação do inventário rotativo, que estipula ciclos de verificação para tipos de produtos variados. Assim, torna-se possível encontrar possíveis falhas e desvios na operação, bem como identificar se o estoque físico está de acordo com a gestão.

Conte com um software de gestão confiável

A melhor forma de equilibrar e estruturar o estoque é adotar um bom software de gestão. Por meio dessa ferramenta, é possível acompanhar mudanças no estoque, definir permissão para usuários que poderão dar baixa nos itens, além de ser comunicado com antecedência quando os produtos estocados estão com pouca saída ou quando já é a hora de fazer novas aquisições.

Com o uso de um sistema, o controle se torna mais ágil e efetivo, tendo em vista que se terá em mãos dados minuciosos e precisos, que vão contribuir para tomadas de decisões mais acertadas, como precificação, compras, entre outros processos.

Agora você entende o que é o estoque mínimo, como realizar o seu cálculo e a importância de um controle efetivo do estoque para o pleno funcionamento das atividades do negócio. Além de colocar as dicas apresentadas em prática, também é necessário contar com o auxílio da tecnologia como forma de implementar ações capazes de melhorar os resultados.

Conseguiu esclarecer suas principais dúvidas sobre o assunto? Então, aproveite sua visita no blog para entender o que é e como calcular o giro de estoque!