Prevenção de Perdas: entenda o que é PEPS e PVPS

Trabalhar com uma proposta de prevenção de perdas é extremamente importante dentro paradigma atual de redução de custos e aumento da produtividade, que orienta as ações no mundo corporativo.

A ordem é produzir sempre mais com menos, com a maior qualidade possível e sempre buscando se diferenciar da concorrência.

Dentro desses termos, a procura de uma modelo que promova a gestão adequada do seu estoque pode representar um desafio na busca por uma performance mais eficiente.

Pensando nisso, nós separamos duas principais metodologias para ajudar você a gerenciar melhor o estoque da sua empresa.

Trabalhando prevenção de perdas

Existem várias metodologias diferentes na hora de gerenciar o estoque da sua empresa.

É extremamente importante escolher a forma que mais tenha afinidade com o seu tipo de segmento de atuação, pois dependendo disso, a utilização de uma ou outra metodologia pode ser melhor ou mesmo pior do que outra por variados motivos.

Neste texto, vamos falar especificamente de duas metodologias pensadas com o objetivo de operacionalizar a prevenção de perdas: a PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) e a PVPS (primeiro a vencer, primeiro a sair).

Vamos conhecer melhor cada uma delas e entender quais as suas principais aplicações e vantagens.

PEPS

A PEPS, ou FIFO (first in, first out), é, na realidade, uma metodologia contábil de apuração do valor do estoque que utiliza a ordem cronológica como principal critério de organização.

É mais comumente utilizada em indústrias e distribuidoras que trabalhem com itens sem data de validade, como produtos de plástico injetado, papel e aço inoxidável.

A lógica dessa metodologia é bem simples: sempre será dada saída dos produtos mais antigos, mantendo-se os mais novos em estoque.

A operacionalização desse modelo de gestão de estoque acompanha uma estruturação particular e um controle físico dos materiais estocados em que os produtos mais velhos são colocados à frente dos mais antigos, de forma a garantir que não haja dispensação de insumos adquiridos mais recentemente havendo ainda aqueles com data de aquisição anterior.

Uma das formas de garantir que esse controle seja mais eficiente é a colocação de etiquetas que indiquem as datas de entrada dos produtos, de forma a facilitar a visualização da validade dos lotes e minimizando a possibilidade de erros por desatenção.

Essa lógica simples garante um custo operacional menor, além de permitir trabalhar com um estoque mínimo, uma vez que ela torna possível exercer um controle muito grande sobre o volume exato de itens estocados.

Outra das vantagens que podemos destacar é que, como sempre são dispensados os itens adquiridos há mais tempo, mas o registro dos insumos é feito segundo o valor de compra, o valor do estoque se mantém sempre atualizado, uma vez que o valor de venda é atualizado sempre por meio da realização da média de custo dos lotes.

Um outro ponto positivo que simplesmente não poderíamos deixar de destacar é que a metodologia PEPS é a única aceita pela Receita Federal para fins de apuração do valor do seu estoque com o objetivo de recolhimento de tributos, o que significa dizer que é praticamente obrigatório conhecer muito bem o funcionamento desse método, para não ter problemas com o fisco.

PVPS

Já o PVPS, ou FEFO (first to expire, first out), é uma metodologia de gestão de estoque da área de logística e é majoritariamente utilizada por empresas que trabalham com produtos de alta perecibilidade.

Aqueles produtos com prazos de validade mais próximos do momento atual deverão ser sempre os primeiros a ser dispensados, independentemente de terem sido comprados antes ou depois.

Nessa lógica, o que conta não é a data de entrada dos lotes, e sim o vencimento dos mesmos, pois o principal objetivo é a prevenção de perdas, ao evitar vencimento de produtos, e, consequentemente, o prejuízo de vendas perdidas.

É preciso ressaltar que, nesse caso, é necessário realizar um controle muito mais rígido, e é recomendável que o gestor lance mão de planilhas, softwares de controle, controle visual — por meio de etiquetagem com cores diferentes para itens de diferentes vencimentos, por exemplo.

Além disso, também é possível pensar em uma lógica de disposição física dos itens que privilegie um fluxo em que haja dispensação mais simples daqueles insumos com data de vencimento mais próxima.

Uma das vantagens dessa metodologia é que a apuração do valor total do estoque vai ser sempre calculada pela média ponderada, que também é aceita pela Receita Federal, só não é considerada para fins de cálculo do Imposto de Renda, cujo único método aceito é o PEPS, como mencionamos no item anterior.

Outras estratégias de prevenção de perdas

Dependendo do porte e da natureza da atividade de sua empresa, as estratégias utilizadas para gestão são diferentes, mas existem algumas dicas que devem ser consideradas independentemente do seu segmento de atuação:

  • elabore inventários com uma periodicidade fixa e, se possível, se utilize de sistemas informatizados;

  • use guias cegas (cópias das notas fiscais sem o volume dos itens) para conferência de estoques e depois as confira com as notas fiscais;

  • procure levantar indicadores para mensurar suas perdas. Dessa forma, você vai conseguir identificar problemas e traçar estratégias para corrigi-los mais facilmente;

  • treine sua equipe regularmente para mantê-la sempre atualizada. Busque engajamento, para conseguir criar uma cultura de prevenção de perdas;

  • recompense funcionários que apresentem soluções em prevenção de perdas. Dessa forma, você valoriza seu colaborador e diminui a rotatividade.

Além dessas, é claro, é importante usar as estratégias clássicas de negociar a devolução de produtos próximos ao vencimento com fornecedores e a realização de promoções com o objetivo de dar saída àqueles produtos, ainda que a um preço mais baixo, mas que em pouco tempo estariam perdidos, representando prejuízo total.

Essas são algumas das formas de se trabalhar a prevenção de perdas dentro da sua empresa. Com a devida organização e utilizando a metodologia mais adequada ao seu segmento de atuação no mercado, é possível realizar uma gestão do seu estoque alinhada com os princípios da redução de custos e prejuízos.

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