Prevenção de Perdas: entenda o que é PEPS e PVPS

Prevenção de Perdas: entenda o que é PEPS e PVPS
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A ordem é produzir sempre mais com menos, com a maior qualidade possível e sempre buscando se diferenciar da concorrência. Para conseguir resultados lucrativos, porém, se faz necessário ser cuidadoso e elaborar um plano para prevenção de perdas.

A procura de uma modelo que promova a gestão adequada do seu estoque pode representar um desafio na busca por uma performance mais eficiente.

Essa dificuldade é familiar para você? Então continue a leitura! Neste artigo, vamos apresentar duas principais metodologias para ajudar no melhor gerenciamento de estoque da sua empresa.

Importância da prevenção de perdas

Empreender, muitas vezes, significa criar e adotar novos processos para fazer um negócio funcionar. Para ter rentabilidade, uma empresa precisa inovar sempre, buscando alternativas para aumentar a produção e reduzir os prejuízos.

gestão de estoque é uma função que possui tanto potencial para transformar a margem de lucro de um negócio, quanto a produção em série.

A porcentagem de perda de um estoque mal gerenciado pode atingir porcentagens relevantes. Essa taxa pode ser transformada em um valor poupado pela empresa. Dessa forma, em vez de ser absorvido como perda de capital, o valor passa a incrementar a margem de lucro.

Sendo assim, gerir o estoque de maneira adequada pode causar um salto de crescimento e até mesmo de inovação para determinados negócios.

Trabalhando prevenção de perdas

Existem várias metodologias diferentes na hora de gerenciar o estoque da sua empresa.

É extremamente importante escolher a forma que mais tenha afinidade com o seu tipo de segmento de atuação. Isso porque o resultado pode variar conforme a utilização de uma ou outra metodologia. Ou seja, um mesmo método pode trazer resultados melhores ou piores para diferentes segmentos.

Neste texto, vamos falar especificamente de duas metodologias pensadas com o objetivo de operacionalizar a prevenção de perdas: a PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) e a PVPS (primeiro a vencer, primeiro a sair).

Vamos conhecer melhor cada uma delas e entender quais as suas principais aplicações e vantagens. Confira!

PEPS

A PEPS, ou FIFO (first infirst out), é, na realidade, uma metodologia contábil de apuração do valor do estoque que utiliza a ordem cronológica como principal critério de organização.

É mais comumente utilizada em indústrias e distribuidoras que trabalhem com itens sem data de validade, como produtos de plástico injetado, papel e aço inoxidável.

A lógica dessa metodologia é bem simples: sempre será dada saída dos produtos mais antigos, mantendo-se os mais novos em estoque.

A operacionalização desse modelo de gestão de estoque acompanha uma estruturação particular e um controle físico dos materiais estocados em que os produtos mais velhos são colocados à frente dos mais antigos, de forma a garantir que não haja dispensação de insumos adquiridos mais recentemente havendo ainda aqueles com data de aquisição anterior.

Uma das formas de garantir que esse controle seja mais eficiente é a colocação de etiquetas que indiquem as datas de entrada dos produtos, de forma a facilitar a visualização da validade dos lotes e minimizando a possibilidade de erros por desatenção.

Essa lógica simples garante um custo operacional menor, além de permitir trabalhar com um estoque mínimo, uma vez que ela torna possível exercer um controle muito grande sobre o volume exato de itens estocados.

Outra das vantagens que podemos destacar é que, como sempre são dispensados os itens adquiridos há mais tempo, mas o registro dos insumos é feito segundo o valor de compra, o valor do estoque se mantém sempre atualizado, uma vez que o valor de venda é atualizado sempre por meio da realização da média de custo dos lotes.

Um outro ponto positivo que simplesmente não poderíamos deixar de destacar é que a metodologia PEPS é a única aceita pela Receita Federal para fins de apuração do valor do seu estoque com o objetivo de recolhimento de tributos, o que significa dizer que é praticamente obrigatório conhecer muito bem o funcionamento desse método, para não ter problemas com o fisco.

PVPS

Já o PVPS, ou FEFO (first to expirefirst out), é uma metodologia de gestão de estoque da área de logística e é majoritariamente utilizada por empresas que trabalham com produtos de alta perecibilidade.

Aqueles produtos com prazos de validade mais próximos do momento atual deverão ser sempre os primeiros a ser dispensados, independentemente de terem sido comprados antes ou depois.

Nessa lógica, o que conta não é a data de entrada dos lotes, e sim o vencimento dos mesmos, pois o principal objetivo é a prevenção de perdas, ao evitar vencimento de produtos, e, consequentemente, o prejuízo de vendas perdidas.

É preciso ressaltar que, nesse caso, é necessário realizar um controle muito mais rígido, e é recomendável que o gestor lance mão de planilhas, softwares de controle, controle visual — por meio de etiquetagem com cores diferentes para itens de diferentes vencimentos, por exemplo.

Além disso, também é possível pensar em uma lógica de disposição física dos itens que privilegie um fluxo em que haja dispensação mais simples daqueles insumos com data de vencimento mais próxima.

Uma das vantagens dessa metodologia é que a apuração do valor total do estoque vai ser sempre calculada pela média ponderada, que também é aceita pela Receita Federal, só não é considerada para fins de cálculo do Imposto de Renda, cujo único método aceito é o PEPS, como mencionamos no item anterior.

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Implementação do sistema

Você deve estar se questionando: como implementar um sistema de prevenção de perdas?

A gestão de estoque tem como objetivo manter os níveis ideais de mercadoria. A empresa não pode ficar sem estoque, porque isso implicaria em parar a produção e deixar a equipe ociosa.

Entretanto, manter estoques excessivos implica em lidar com valores de fluxo de caixa acima do necessário, o que diminui a margem de lucro da empresa devido ao custo de oportunidade do capital.

A gestão do estoque deve contar com processos claros, bem definidos e controlados. Para isso, é necessário criar processos automáticos ou manuais e contar com o apoio da cúpula da empresa e da equipe envolvida para que a estratégia de prevenção de perdas se torne realidade.

Processos para prevenção de perdas

Os processos de um negócio são vivos e contínuos, ou seja, estão sempre em fase de realização e aprimoramento. É preciso ter cautela para inserir novos processos porque eles podem gerar atritos com a equipe. Se não forem bem planejados, podem piorar a gestão do estoque, causando mais perdas.

Um dos métodos mais interessantes de criação de processos envolve a equipe desde o planejamento. Reúna as pessoas que atuam na gestão do estoque e proponha um brainstorming, respondendo as seguintes questões:

  • quais os processos que já existem na gestão local?
  • Se não há um processo único, como cada funcionário realiza a tarefa? 
  • Como a equipe acredita que a gestão do estoque pode melhorar?

Essa conversa pode revelar métodos com potencial para se tornarem o processo padrão. A vantagem é que, a partir dessa análise, a equipe já estará envolvida na criação e definição do processo. Isso aumenta o engajamento na utilização e manutenção do processo.

Para implementar a metodologia PEPs, por exemplo, podem ser criados processos para:

  • registrar a entrada de produtos;
  • registrar o local de armazenamento de cada produto;
  • registrar a saída de produtos no estoque;
  • registrar a falta de produtos;
  • sinalizar estoques elevados. 

Os murais podem seguir o seguinte padrão:

Entrada de produto Saída de produto Falta de produto

Estoque elevado

Item:

Colaborador:

Data:

Assinatura:

Item:

Colaborador:

Data:

Assinatura:

Item:

Colaborador:

Data:

Assinatura:

Item:

Colaborador:

Data:

Assinatura:

Mapa do estoque

Prateleira:

1 2 3 4 5
Produto A Produto B Produto c Produto D Produto E

Não se esqueça de numerar as prateleiras, para deixar clara a utilidade do mapa do estoque.

Outras estratégias de prevenção de perdas

Dependendo do porte e da natureza da atividade de sua empresa, as estratégias utilizadas para gestão são diferentes, mas existem algumas dicas que devem ser consideradas independentemente do seu segmento de atuação:

  • elabore inventários com uma periodicidade fixa e, se possível, se utilize de sistemas informatizados;
  • use guias cegas (cópias das notas fiscais sem o volume dos itens) para conferência de estoques e depois as confira com as notas fiscais;
  • procure levantar indicadores para mensurar suas perdas. Dessa forma, você vai conseguir identificar problemas e traçar estratégias para corrigi-los mais facilmente;
  • treine sua equipe regularmente para mantê-la sempre atualizada. Busque engajamento, para conseguir criar uma cultura de prevenção de perdas;
  • recompense funcionários que apresentem soluções em prevenção de perdas. Dessa forma, você valoriza seu colaborador e diminui a rotatividade.

Além dessas, é importante usar estratégias clássicas para negociar a devolução de produtos próximos ao vencimento com fornecedores e a realização de promoções com o objetivo de dar saída àqueles produtos, ainda que a um preço mais baixo, mas que em pouco tempo estariam perdidos, representando prejuízo total.

Essas são algumas das formas de trabalhar a prevenção de perdas dentro da sua empresa. Com organização, é possível realizar uma gestão do seu estoque alinhada com os princípios da redução de custos e prejuízos.

Gostou de conhecer duas metodologias para prevenção de estoque? O que acha de colocá-las em prática? Aproveite sua visita para assinar nossa newsletter e acompanhar outras postagens.

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