Como fazer o planejamento de compras?

Como fazer o planejamento de compras?

Em tempos de crise financeira, manter os fluxos de caixa positivos pode ser um grande desafio para diretores e gestores nas empresas. Nessa perspectiva, a padronização de procedimentos certeiros relacionados a como fazer o planejamento de compras de insumos e produtos tem sido considerada uma excelente tática de manutenção ou de crescimento das receitas.

Mas, você sabe quais são as medidas que podem ser aplicadas em qualquer tipo de segmento ou porte empresarial? Continue conosco neste post e entenda como fazer planejamento de compras de excelência!

Faça monitoramentos periódicos dos estoques e das vendas

Independentemente dos objetivos das empresas, a primeira medida essencial a ser adotada é o acompanhamento detalhado dos históricos de entrada e saída dos estoques — o que pode ser mais facilmente executado com a adoção de um sistema de automação.

No entanto, monitoramentos do gênero devem ser encarados pela gestão como tarefas de rotina, na medida em que precisam ser constantemente registrados.

Dessa forma, gestores são capazes de obter avaliações precisas sobre os reais fatores que influenciam direta ou indiretamente a circulação dos inventários corporativos, as avariações dos produtos, as estagnações de estoques e as demandas mercadológicas.

Realize previsões de venda periodicamente

A partir da coleta de dados sobre os ciclos de compra e venda nas empresas, informações valiosas, como sobre as variações sazonais nas vendas futuras, podem ser estimadas.

Assim, muito embora esses dados não sejam valores exatos — afinal, são meras previsões de venda —, a compra futura de novos itens consegue ser realizada dentro de certos limites estatísticos, reduzindo-se consideravelmente a probabilidade de estoques além ou aquém das demandas consumidoras.

Conheça a fundo os fornecedores

O fechamento de boas negociações com referências no mercado faz parte do planejamento de compra, visto que a escolha de bons fornecedores influencia a queda de gastos operacionais e a permanência da qualidade final dos produtos entregues aos consumidores.

No entanto, diferentemente do que antes era praticado, os cuidados com a manutenção de prazos curtos de recebimento dos produtos ou insumos (lead time), com a negociação de preços mais justos e com a entrega exclusiva de produtos de alta qualidade aos clientes não são mais suficientes para garantir bons planejamentos de compra.

Isso porque, em um mundo cada vez mais conectado pelas mídias sociais e demais canais virtuais, a imagem e a reputação dos fornecedores também tornam-se fatores cruciais no valor agregado aos produtos finais.

Além disso, a saúde financeira dessas parceiras é outro aspecto relevante, na medida em que demonstra quão bem estruturadas elas estão para realizar a entrega a tempo e do modo necessário em pedidos B2B.

Otimize a gestão do estoque

Produtos estagnados por muito tempo nos estoques são fortes indícios de que algum erro ocorreu no planejamento que antecedeu a compra. Isso pode ser constatado por meio, por exemplo, de análises pouco criteriosas sobre os históricos de venda nos últimos anos ou de falta de manejo das informações pertinentes à entrada e saída dos itens do estabelecimento.

A fim de evitar problemas como esses, otimize a gestão de estoque. Entenda as reais necessidades dos clientes, realize registros diários ou semanais de circulação dos produtos, avalie quais são os itens com maior demanda no mercado e invista em um sistema que seja capaz de realizar todos esses procedimentos automaticamente.

Dessa forma, os fluxos de caixa e os estoques conseguem ser mais bem controlados, aprimorando-se, inevitavelmente, o próprio planejamento de compras.

Sempre confira o recebimento dos pedidos

Não basta somente fazer a requisição dos produtos em baixa nos estoques e aguardá-los. A entrega dos itens deve ser atentamente conferida. Isso para que empresas requerentes não sejam posteriormente prejudicadas em seus faturamentos finais.

Desse modo, jamais esqueça de mensurar a quantidade de produtos recebidos e, principalmente, avalie o estado de conservação de cada um. Nesse sentido, o prazo de validade dos produtos e a integridade das embalagens devem ser checados, conforme diretrizes internas.

Além disso, conforme imposição legal, os fornecedores estão obrigados a emitir as respectivas notas fiscais, seja ela no formato físico ou eletrônico, em conjunto com as cargas. Logo, é direito e dever fiscal de toda empresa requerê-las.

Tenha um plano alternativo

Muito embora um planejamento de compras vise reduzir os impactos provocados por fatores internos e externos às empresas, imprevistos são uma constante no cenário empresarial e podem acontecer a qualquer momento.

Por conta disso, tenha sempre preparado um plano de ação alternativo na eventualidade de ser necessário executá-lo. Mantenha, por exemplo, um contato próximo a outros fornecedores, como opções alternativas de compra, caso problemas relativos à entrega, ao preço ou à disponibilidade com o parceiro principal não possam ser contornados a tempo.

Automatize os processos de venda

A implantação de um software de gestão empresarial auxilia na elaboração e execução de planejamentos de compra mais dinâmicos e seguros. Isso porque todas as etapas, desde a aferição do histórico de vendas nas empresas até a requisição de novos itens aos fornecedores, podem ser realizadas pelo sistema.

Ainda que as planilhas do Excel sejam uma realidade, principalmente na gestão de empresas de pequeno porte, seu uso no longo prazo pode provocar prejuízos escaláveis nas receitas futuras.

Isso porque, como os gestores precisam realizar toda a relação de dados manualmente, uma gama relevante de informações sobre os processos de compra e venda geralmente é perdida ou desconsiderada — o que impede gestores de obter excelentes insights sobre planejamentos estratégicos mais rentáveis.

Prepare os colaboradores para o uso da tecnologia

Após o investimento em um software de gestão de ponta, os colaboradores precisam ser preparados para o uso correto de todas as funcionalidades incluídas. Isso torna-se pertinente para que todos os benefícios e vantagens dessa tecnologia possam ser sentidos, pouco a pouco, nos fluxos de caixa mais otimistas.

Portanto, a execução de bons planejamentos de compra é uma tática essencial na redução de gastos operacionais com insumos e, ao mesmo tempo, no aumento das vendas. Afinal, a depender do cenário, as estratégias podem ampliar exponencialmente os faturamentos dos negócios.

Para isso, os monitoramentos mensuráveis de entrada e saída dos produtos, a elaboração de previsões de venda e a celebração de contratos com bons fornecedores podem surtir resultados financeiramente mais interessantes em médio e longo prazo.

Além disso, não se deve esquecer-se do investimento em um software de gestão completo, que seja capaz de realizar esses e muitos outros procedimentos de gestão automaticamente, com agilidade e segurança.

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