Como fazer o planejamento de compras?

Em tempos de crise financeira, manter o fluxo de caixa positivo pode ser um grande desafio para diretores e gestores nas empresas. Nessa perspectiva, a padronização de procedimentos certeiros tem sido considerada uma excelente tática de manutenção ou crescimento das receitas.

Esse procedimento deve fazer parte do planejamento de compras no varejo, de forma a cumprir as definições de posicionamento estratégico. É necessário prestar atenção ao planejar as compras, pois falhas no processo podem prejudicar a saúde financeira e gerar impactos negativos no mercado.

Continue conosco para saber quais são as medidas que podem ser aplicadas em qualquer tipo de segmento ou porte empresarial e ainda entender de uma vez por todas como fazer planejamento de compras no varejo da forma mais eficiente.

Faça monitoramentos periódicos dos estoques e das vendas

Independentemente dos objetivos das empresas, a primeira medida essencial a ser adotada é o acompanhamento detalhado dos históricos de entrada e saída dos estoques — o que pode ser mais facilmente executado com a adoção de um sistema de automação.

No entanto, monitoramentos do gênero devem ser encarados pela gestão como tarefas de rotina, na medida em que precisam ser constantemente registrados. Dessa forma, gestores são capazes de obter avaliações precisas sobre os reais fatores que influenciam direta ou indiretamente a circulação dos inventários corporativos, as avariações dos produtos, as estagnações de estoques e as demandas mercadológicas.

Realize previsões de venda periodicamente

A partir da coleta de dados sobre os ciclos de compra e venda nas empresas, informações valiosas, como as variações sazonais nas vendas futuras, podem ser estimadas.

Muito embora esses dados não sejam valores exatos — afinal, são meras previsões de venda —, a compra futura de novos itens consegue ser realizada dentro de certos limites estatísticos. Isso reduz consideravelmente a probabilidade de estoques além ou aquém das demandas consumidoras.

Conheça a fundo os fornecedores

O fechamento de boas negociações com referências no mercado faz parte do planejamento de compras no varejo. Visto que a escolha de bons fornecedores influencia a queda de gastos operacionais e a permanência da qualidade final dos produtos entregues aos consumidores.

No entanto, diferentemente do que antes era praticado, os cuidados com a manutenção de prazos curtos de recebimento dos produtos ou insumos (lead time), com a negociação de preços mais justos e com a entrega exclusiva de produtos de alta qualidade aos clientes não são mais suficientes para garantir bons planejamentos de compra.

Isso porque, em um mundo cada vez mais conectado pelas mídias sociais e demais canais virtuais, a imagem e a reputação dos fornecedores também se tornam fatores cruciais no valor agregado aos produtos finais.

Além disso, a saúde financeira desses parceiros é outro aspecto relevante, à medida que demonstra quão bem estruturadas elas estão para realizar a entrega a tempo e do modo necessário nos pedidos B2B.

Otimize a gestão do estoque

Produtos estagnados por muito tempo são fortes indícios de que algum erro ocorreu no planejamento que antecedeu a compra. Isso pode ser constatado por meio de análises pouco criteriosas sobre os históricos de venda nos últimos anos ou da falta de manejo das informações pertinentes à entrada e saída dos itens. A fim de evitar problemas como esses, é recomendável otimizar a gestão de estoque.

Para isso, o gestor deverá entender as reais necessidades dos clientes, fazer registros diários ou semanais da circulação dos produtos, avaliar quais são os itens com maior demanda no mercado e investir em um sistema que seja capaz de realizar todos esses procedimentos automaticamente. Dessa forma, ocorre um melhor controle do fluxo de caixa e dos estoques mínimos.

Defina o preço médio de venda

Essa informação é de extrema importância para a empresa. Para calcular o preço médio, deve-se fazer um estudo aprofundado do perfil dos clientes da empresa, baseado em que tipo de peça costuma ter maior saída e a qual valor ele é melhor vendido.

Podemos tomar como exemplo uma empresa que venda roupas masculinas. Digamos que o seu público costuma comprar preferencialmente calças ao valor estimado de R$100,00. Logo, esse é o preço médio por peça vendida.

Tendo posse dessa informação, cabe à empresa ajustar os seus produtos para que sejam vendidos em valor aproximado a essa média. O motivo é simples: peças com o valor muito superior ou inferior ao estimado terão pouca ou até mesmo nenhuma saída. Manter o estoque no preço médio ajuda a evitar produtos encalhados e aumenta a expectativa de vendas.

Conheça a variedade de produtos em estoque

Outra atitude fundamental que o gestor deve ter é o profundo conhecimento dos produtos que estão em estoque no comércio. Ele deverá ser capaz de saber identificar as peças que pertencem à nova coleção, as de coleções anteriores e também a variedade de produtos oferecidos.

Uma dica de ouro para facilitar esse controle é dividir o seu estoque em categorias. Assim, em uma loja de roupas, haverá a categoria calças, saias, blusas e bermudas. Ainda, deve-se especificar subcategorias por coleções, por exemplo, saias primavera-verão 2019 ou calças inverno 2019. Assim, é possível fazer uma promoção para vender os produtos de coleções anteriores, antes que se tornem peças encalhadas no estoque.

Determine uma política de precificação

A melhor forma de calcular o valor a ser comprado é tendo definida uma política clara de precificação. Essa política deverá ser baseada em sua previsão de vendas, bastando para isso multiplicar essa previsão pela margem dos produtos e, então, subtrair um. O resultado é o valor a ser comprado.

No caso de empresas que se utilizam de um mark-up multiplicador, o processo é um pouco diferente: nesses casos, a previsão de vendas deverá ser dividida pelo mark-up multiplicador, a fim de atingir o valor de compra.

Mantenha uma gestão de remarcação

Mercadorias de baixa saída devem ter os seus valores remarcados, a fim de retornar ao ciclo de vida desejado. Contudo, essa remarcação de preços não pode ser feita de forma aleatória, pois a empresa pode sofrer prejuízos.

O gestor deve manter um rigoroso controle sobre a margem de venda de cada produto em estoque. Com base nessas informações, ele será capaz de aumentar ou reduzir os valores de cada item sem risco para a empresa, de acordo com as ações necessárias para manter o ciclo de venda dos produtos sempre ativo.

Confira o recebimento dos pedidos

Não basta somente fazer a requisição dos produtos em baixa nos estoques e aguardá-los. A entrega dos itens deve ser atentamente conferida. Isso para que empresas requerentes não sejam posteriormente prejudicadas em seus faturamentos finais.

Desse modo, jamais esqueça de mensurar a quantidade de produtos recebidos e, principalmente, avalie o estado de conservação de cada um. Nesse sentido, o prazo de validade dos produtos e a integridade das embalagens devem ser checados, conforme diretrizes internas.

Além disso, conforme imposição legal, os fornecedores estão obrigados a emitir as respectivas notas fiscais, sejam no formato físico ou eletrônico, em conjunto com as cargas. Logo, é direito e dever fiscal de toda empresa requerê-las.

Tenha um plano alternativo para o planejamento de compras no varejo

Muito embora um planejamento de compras vise reduzir os impactos provocados por fatores internos e externos às empresas, imprevistos são uma constante no cenário empresarial e podem acontecer a qualquer momento.

Por conta disso, tenha sempre preparado um plano de ação alternativo na eventualidade de ser necessário executá-lo. Mantenha, por exemplo, um contato próximo a outros fornecedores, como opções alternativas de compra, caso problemas relativos à entrega, ao preço ou à disponibilidade com o parceiro principal não possam ser contornados a tempo.

Automatize os processos de venda

A automação dos processos realizada, por meio da implantação de um software de gestão empresarial, auxilia na elaboração e execução de planejamentos de compra mais dinâmicos e seguros. Isso porque todas as etapas, desde a aferição do histórico de vendas nas empresas até a requisição de novos itens aos fornecedores, podem ser realizadas pelo sistema.

Ainda que as planilhas do Excel sejam uma realidade, principalmente na gestão de empresas de pequeno porte, seu uso no longo prazo pode provocar prejuízos escaláveis nas receitas futuras.

Isso porque, como os gestores precisam realizar toda a relação de dados manualmente, uma gama relevante de informações sobre os processos de compra e venda geralmente é perdida ou desconsiderada — o que impede gestores de obter excelentes insights sobre planejamentos estratégicos mais rentáveis.