Automação comercial grátis: 10 problemas de utilizá-la
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A automação comercial para supermercados é extremamente eficiente, pois facilita o dia a dia nas organizações, ajudando no fluxo de caixa, no controle de estoque, na gestão financeira, nas questões relativas à legislação fiscal etc. Contudo, pensando em economizar, é comum que os empresários optem por um software gratuito.
É claro que o controle de gastos é importante, e você deve pensar em medidas para gastar menos e lucrar mais. No entanto, é preciso planejar adequadamente em quais setores ou ferramentas essas economias devem acontecer.
O valor pago por um sistema de automação comercial para supermercados deve ser entendido como um investimento, que trará retorno para o negócio – principalmente, porque as versões gratuitas são limitadas e podem trazer dores de cabeça.
Continue a leitura e veja quais são os principais incômodos que você pode ter, se utilizar apenas o sistema de automação comercial para supermercados grátis. Acompanhe nossa lista!
Por que a automação gratuita não é a solução mais indicada?
A contratação de um software grátis pode engessar as operações do seu supermercado, com uma série de limitações, mesmo que não se trate de uma versão apenas para testes. Conheça as principais dificuldades.
1. Limitações do software de automação comercial para supermercados
Geralmente, as ferramentas de automação comercial para supermercados grátis não são customizáveis, tendo os mesmos recursos e layouts para todos os estabelecimentos que fizerem o download do sistema.
Sendo assim, você terá poucos recursos para atender às reais necessidades da sua empresa, pois o programa não foi feito exclusivamente para seu negócio. Ou seja, não foi realizado um estudo daquilo que é necessário para o seu setor.
Isso pode até não parecer tão importante, em um primeiro momento. Contudo, tenha certeza de que, logo nos primeiros dias de uso, você perceberá que não ter um sistema com possibilidades de customização é um problema.
2. Falta de suporte técnico
Quando você baixa um sistema de gestão gratuito na internet, precisa estar ciente de que não terá um suporte técnico à sua disposição, para auxiliá-lo a solucionar possíveis erros do sistema ou esclarecer dúvidas pontuais sobre o uso da plataforma.
Esse diferencial é exclusivo dos programas pagos, pois é com o valor investido no sistema que as empresas desenvolvedoras conseguem manter o serviço de atendimento ao cliente, com profissionais especializados, que podem ajudar nas questões necessárias.
Mesmo que você tenha conhecimentos avançados em informática ou conte com os serviços de uma equipe de TI de confiança, dificilmente conseguirá solucionar os problemas oriundos da falta de suporte técnico. Isso acontece porque os códigos desse tipo de programa são fechados, impedindo que outras pessoas façam atualizações.
3. Problemas de segurança
Quando você investe em um sistema de automação comercial para supermercados pago, está também garantindo um sistema seguro, que faz backups com frequência e conta com ferramentas de segurança que evitam a perda ou o vazamento de informações sigilosas.
O mesmo não acontece com as versões gratuitas, que não recebem atualizações e não fazem o backup. Assim, se o seu computador for invadido por vírus ou, até mesmo, estragar por qualquer motivo, você pode perder todas as informações do seu negócio, gerando prejuízos.
4. Personalização no contato com o cliente
Investir em ações de marketing e relações públicas é um grande diferencial para os estabelecimentos comerciais, que podem criar mensagens personalizadas, para enviar comunicados aos clientes automaticamente em datas importantes.
Você pode apostar em ocasiões, como o dia em que fazem aniversário, datas comemorativas (como Dia dos Pais, Dia das Mães e Dia das Crianças), feriados nacionais, entre tantas outras.
Contudo, nos programas gratuitos, isso não pode ser feito, pois os recursos necessários para enviar mensagens personalizadas — contendo o nome de cada cliente no início do e-mail, por exemplo — não são disponibilizados.
Em algumas versões, até é possível fazer o envio de mensagens para sua base de contatos, mas sem que elas sejam personalizadas ou segmentadas.
Já imaginou que estranho seria se você enviasse uma mensagem de Dia das Mães para um homem ou para uma mulher que não é mãe? Isso é o que pode acontecer se você utilizar apenas um sistema gratuito.
5. Falta de atualizações regulares
É normal que os sistemas de gestão precisem receber atualizações para corrigir possíveis erros, modernizar códigos, entre outras ações que fazem os programas funcionarem adequadamente.
Pense no seu celular, por exemplo: o sistema iOS ou Android não é atualizado automaticamente de tempos em tempos? O mesmo precisa acontecer com o programa de gestão da sua empresa.
O problema é que as versões gratuitas são únicas, ou seja, são desenvolvidas uma vez e não são mais atualizadas. Assim, é natural que, com o passar do tempo, o programa se torne ultrapassado e obsoleto. Pela falta de atualização, alguns erros da plataforma permanecerão sem os reparos necessários.
Como os protocolos de atualizações não existem na automação gratuita, você corre o risco de que, de um momento para outro, o programa deixe de funcionar ou tenha algum serviço afetado.
6. Otimização de processos
Se você é dono de um supermercado, por exemplo, e faz todos os registros de compras dos clientes ou controla o estoque por um sistema, precisa encontrar uma solução que realmente seja eficaz e otimizada, a fim de evitar que ocorram erros ao longo desses processos, certo?
Por isso, é preciso encontrar uma solução ideal para o seu negócio. A realidade de um supermercado não é a mesma de uma loja de roupas ou de um consultório médico.
Sendo assim, optar por um sistema genérico não otimizará os processos da sua empresa, pois ele é feito para ser utilizado em qualquer negócio, sem considerar as reais necessidades de cada segmento comercial.
7. Dificuldade na padronização de processos e métricas
A padronização dos processos e das métricas é essencial para manter a empresa funcionando, não é mesmo? Contar com um software de gestão comercial grátis dificulta a padronização total. Se o setor comercial utilizar a métrica X para medir a produtividade, e o setor de logística, ou compras, usar as métricas Y ou Z, como garantir que a empresa, como um todo, tenha conhecimento sobre os objetivos e resultados-alvo?
O software pago permite automatizar, além de calcular e padronizar todas as métricas importantes para a empresa. Durante uma reunião, por exemplo, os resultados serão fornecidos de maneira ágil e simplificada, servindo de base para a tomada de decisões e o consenso entre as equipes.
Além da agilidade no fornecimento de informações, o software pago garante ainda maior padronização nos processos, fazendo com que a empresa atue de maneira uniformizada em todas as suas esferas.
8. Ocorrência de erros humanos
Justamente por ser completo e oferecer características significativas, o software pago permite a automação de diferentes processos. Na prática, ações que antes eram desempenhadas por profissionais, podem ser robotizadas e feitas pelo software. O sistema inteligente garante mais agilidade no desempenho de tais tarefas, além de proporcionar uma menor ocorrência de erros.
Por mais atento e qualificado que o profissional seja, fatores externos — como problemas pessoais, excesso de trabalho, estresse ou, até mesmo, doença — podem diminuir a capacidade produtiva, em determinado momento. Nessas situações, os riscos de falhas e erros são reais. Garantir a minimização desses eventos é importante para assegurar a produtividade e o nível de qualidade do serviço ou produto.
9. Problemas com a legislação
Uma enorme vantagem dos softwares de gestão pagos é a conformidade de operação com a legislação local vigente. A comercialização desse tipo de produto só é permitida caso ele atenda à normatização de todos os segmentos de atuação e, ainda, à disciplina legal específica. O resultado disso é a garantia de conformidade com as exigências tributárias, comerciais, de gestão de pessoal e muito mais.
Como a fiscalização do governo é cada vez mais exigente e automatizada, contar com um software preparado para atender a todas as demandas é essencial. O investimento compensa na medida em que, além de reduzir o retrabalho e a possibilidade de erros, assegura a atuação dentro da lei.
10. Soluções desalinhadas com o que a empresa precisa
A principal desvantagem do software gratuito, com relação ao pago, é a não oferta de soluções completas, ou seja, o produto é desalinhado com as necessidades da empresa. Já a solução paga, customizada e criada especificamente para atender às peculiaridades do negócio, além de muito mais eficiente, garante credibilidade à empresa.
Investir em tecnologia e cooperar com o mercado mostra aos concorrentes, clientes e parceiros que o empreendimento é visionário e comprometido. Além disso, otimiza o dia a dia na empresa, facilitando operações, fornecendo informações e aumentando a produtividade, a satisfação do pessoal e, consequentemente, o lucro.
Os softwares pagos nada mais são do que facilitadores, criados a partir das necessidades da empresa e tornando-se a solução completa e ideal de que ela precisa para garantir competitividade e sair à frente no mercado.
Quais são as vantagens de utilizar software de automação comercial?
Todos os pontos levantados sobre problemas gerados pelo uso de software de automação comercial para supermercados não pretendem desestimular a utilizar essa incrível ferramenta. Na verdade, a intenção é demonstrar a necessidade de escolher uma solução de qualidade e adaptável ao seu negócio. Quando se escolhe um sistema que dê o suporte adequado que seu negócio precisa, grandes vantagens estratégicas são adquiridas. Quer entender quais são? Leia a seguir!
Integração das informações dos clientes
Um bom software de automação comercial para supermercados agrega, e muito, ao relacionamento entre vendedores e clientes. É possível armazenar dados e informações sobre o comprador, de modo sincronizado.
Essa ferramenta promove muitas melhorias na rotina comercial. Ao precisar contatar um cliente, seja para fazer uma oferta, terminar uma negociação ou qualquer outro motivo, basta uma busca rápida e simples.
Além disso, adquire-se uma base endossada de características do perfil do comprador. Logo, ofertas e sugestões de compra acontecem de modo mais personalizado. A consequência é aumentar as chances de concluir uma venda.
Otimização do atendimento ao cliente
O atendimento ao cliente deve ser feito da maneira mais agradável possível ao comprador. Clientes fiéis são uma grande parte do faturamento de um comércio. Por isso, os empresários devem priorizar essa tarefa.
Ao ser tratado de modo personalizado, ágil e sem erros, durante sua compra, o consumidor considera realizar outras compras em sua loja. Ao ter suporte de um sistema de automação comercial para supermercados, isso se torna fácil.
Com a ferramenta, o vendedor obtém e consulta, com agilidade, as informações para passar ao comprador. Também, sabe detalhes de outros setores, evitando problemas durante a venda.
Gestão de processos
No mundo dos negócios, processos alinhados são um diferencial competitivo. Afinal, todos os setores se integram, e manter essa inter-relação funcionando permite que a empresa se mantenha saudável.
Ao realizar uma venda, você depende do estoque. Para realizar pagamentos, é preciso saber as entradas de dinheiro, que aconteceram por causa do que foi vendido. A quantidade de itens comprados para o estoque fundamenta-se no desempenho das vendas.
Um negócio é um ciclo de setores que se interligam para funcionar adequadamente. Se essas informações não são conectadas e de rápido acesso, desencontros podem acontecer. A automação comercial para supermercados supre essa condição e facilita a gestão de processos.
Controle de gastos
Como citamos, o estoque é um assunto de grande impacto no faturamento e nas vendas. Quando realizado em quantidades desnecessárias, os gastos podem ficar descontrolados. Ou, ainda, a empresa deixa de lucrar por falta de itens.
Nesses casos, o capital de giro do negócio é mal-aplicado em despesas desnecessárias, ou o lucro é perdido. Portanto, a presença de um software de automação comercial para supermercados é de muita utilidade para aumentar a receita.
Com as informações sobre a quantidade de itens em estoque e os padrões de saída, o empresário investe de maneira mais acertada em produtos para vender. Assim, utiliza o capital de giro com grande sabedoria, controlando adequadamente os gastos, de acordo com uma necessidade real.
Aumento do controle fiscal
Vivemos em um país com uma alta carga de impostos, que exige o máximo cuidado na apuração, no pagamento e no controle desses valores para evitar maiores problemas.
Por isso, vale a pena investir em um software que ofereça uma gestão mais clara e bem-apurada desses impostos, evitando problemas com o fisco que podem gerar multas salgadas depois.
Um sistema bem-estruturado consegue fazer a apuração de todas as taxas embutidas, como PIS, Cofins, IPI e ICMS.
Segurança das informações
Os dados de movimentação financeira do supermercado, assim como as informações sensíveis dos clientes, devem ser armazenados com o máximo cuidado e atenção, a fim de evitar vazamentos que podem gerar até processos futuramente.
Com um software pago, que possui manutenção e é fornecido por uma empresa de confiança, você tem a certeza de que esses dados estão sob estruturas digitais realmente seguras e pode trabalhar com mais tranquilidade.
Redução de erros
A automação de processos ajuda a reduzir os erros nas operações desde o momento em que os produtos são recebidos, até no cálculo do valor de venda, planejamento de descontos e promoções.
Esses deslizes, que parecem simples em um primeiro momento, podem afetar diretamente o faturamento do negócio e prejudicar a obtenção de lucros.
Podemos aplicar um exemplo prático: com o software de automação comercial para supermercados em mãos, é possível checar o valor pago em determinado produto, gastos com frete e armazenamento, evitando, assim, que seja feita uma promoção em que esse item seja vendido abaixo do valor mínimo para cobrir esses gastos.
Controle de resultados
Um sistema digitalizado permite o acompanhamento das informações, facilidade importante não só para quem tem apenas um estabelecimento, como para quem lida com uma ampla rede de filiais.
Essa facilidade na gestão e no controle dá margem a decisões mais acertadas e permite uma visão muito clara da saúde do negócio. Assim, o empresário consegue pensar em estratégias mais eficientes, de acordo com a praça de atuação e, até mesmo, ajustar horários de funcionamento ou oferecer facilidades que estimulem a compra de determinados produtos, por exemplo.
Quais funcionalidades devem ser consideradas na hora de contratar um software?
Para aproveitar ao máximo todos os recursos que uma boa solução de automação digital é capaz de oferecer, é importante levar em consideração algumas funcionalidades que sejam realmente capazes de otimizar o trabalho.
Podemos destacar: controle de notas fiscais eletrônicas, controle de contas a pagar e a receber, funcionamento simples, eficiência nas operações, controle de estoque e inventário de produtos, assistente de precificação, emissão de notas fiscais, entre outros.
Outro detalhe importante é o suporte técnico, indispensável para contornar qualquer problema. Quando possível, vale a pena investir em um plano de valor mais alto e contar com o suporte presencial, evitando, assim, o prejuízo das atividades por problemas técnicos.
Agora que você conheceu os principais problemas que podem ser causados por softwares de gestão comercial grátis, certamente vai querer evitar essas dores de cabeça, não é mesmo? Portanto, busque um software que ofereça mecanismos para uma otimização do seu negócio.
Um software de automação comercial para supermercados pode ser um aliado na construção de planejamentos eficientes e organização rentável, diminuindo os prejuízos e aumentando a lucratividade. Ele fornece suporte para decisões acertadas do administrador. Por isso, ao escolher um sistema, procure por um produto de qualidade, que atenda às necessidades do seu comércio.
Este artigo trouxe informações úteis para amparar a gestão do seu negócio? Se você procura por uma solução capaz de realmente otimizar as atividades e o controle do seu estabelecimento, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!
