Por que o inventário ajuda na redução de perdas e controle de estoque?

O controle de estoque ainda é considerado um grande problema em muitas empresas. Geralmente, isso acontece por falta de empenho, metodologias e tecnologias certas. Como resultado, a desorganização impera, levando a perdas que poderiam ser evitadas. Nesse caso, a realização de um inventário pode ser o primeiro passo para resolver o contratempo.

Quando se aplica esforço na prevenção de perdas, estratégias para um controle de estoque mais eficiente devem ser implementadas, ajudando a empresa a identificar riscos, falhas nos processos e também oportunidades de melhorias que levarão à redução de custos.

Gostou da ideia? Então, descubra a partir de agora como o inventário ajuda na redução de perdas e controle de estoque!

Quais problemas são evitados quando é feito um inventário?

Para você entender a importância que um inventário tem para o negócio, listamos 3 dos principais problemas que ele ajuda a resolver. São eles:

Reduz perdas relacionadas à validade

Quando você cria um inventário para o estoque, todas as mercadorias passam a ser organizadas e monitoradas de perto. Esse processo facilita a identificação e localização dos produtos com data de validade próxima, permitindo a tomada de ações para evitar perdas, como o reposicionamento à frente dos produtos que têm validade mais longa e a realização de uma promoção para zerar o estoque.

Inibe roubos e pequenos furtos

Outro problema frequente entre as empresas é a perda de mercadorias por roubos. Mas isso deve mudar com a realização de um inventário, uma vez que o controle deve ficar mais intenso no estoque. Toda vez que a conferência for realizada e não houver conformidade entre os registros contábeis e o físico, pode ser um indício de desvios e furtos, o que resultará em ações para inibir comportamentos suspeitos.

Diminui o desperdício

Além dos pequenos furtos, a obsolescência e uso indevido de mercadorias é muito comum em empresas que não investem na criação e manutenção de um inventário. Muitos produtos podem ser abertos e consumidos no estoque ou simplesmente ficar esquecidos por não terem mais uma demanda suficiente para vendê-los. Tudo isso representa grandes desperdícios para o negócio.

Com um inventário, todos os produtos são quantificados e, além de ajudar a inibir comportamentos inadequados, deve ser uma ferramenta crucial para o planejamento de compras. Sabendo exatamente o que e quanto há no estoque, as encomendas passam a ser realizadas na medida certa e no tempo exato, reduzindo compras além do necessário.

Como fazer um bom inventário de estoque?

Não tem segredo. O processo é simples, mas vai exigir dedicação e estratégias. As dicas abaixo devem servir como um guia. Elas incluem procedimentos e tecnologias que vão ajudar a tornar o seu inventário eficiente e mais fácil de ser feito. Confira!

1. Comece listando todos os itens presentes no estoque

Essa é primeira e mais importante etapa, pois, sem uma listagem, não há como saber o que há no estoque para controlar. Pode ser um pouco trabalhoso no início, mas as facilidades que a lista proporcionará nas próximas etapas compensará todo o esforço. É recomendável que se faça, pelo menos, duas contagens. A primeira para fins de registro e a segunda com a finalidade de conferência.

Caso não haja conformidade entre as duas contagens, uma terceira será necessária para descobrir quais quantidades são reais. Esse trabalho é importante para garantir que a quantidade física seja sempre igual à registrada no sistema ERP (Enterprise Resource Planning) da empresa.

2. Atribua especificações aos produtos listados

Para facilitar processos posteriores, separe os produtos por categoria, fazendo uma listagem em forma de linhas e colunas. Cada coluna pode conter uma linha de produtos, como higiene, limpeza, alimentação, gelados etc. Nas linhas, cada produto pode ser especificado com nomes e detalhes sobre marca, peso, cor, data de validade, preços de custo, preço de venda, além de mencionar se ele é destinado ao consumo da empresa ou para venda.

Depois que essa separação for feita, crie códigos para cada mercadoria. Isso é importante, principalmente, quando tiver que identificar sua localização no estoque e a quantidade disponível. Para isso, você pode usar letras e números sequenciais ou adotar um software gerador de códigos de barra, o que agilizará muito o trabalho.

3. Reorganize as mercadorias no estoque

A organização das mercadorias de acordo com a lista é fundamental para reduzir o trabalho e economizar tempo na movimentação do estoque. Então, crie corredores com estantes, prateleiras nas paredes, caixas, armários e gavetas para armazenar produtos de vários tipos, tamanhos e quantidades.

Quando finalizar essa tarefa, crie endereços, nomeando ou numerando ruas e localizações dentro do estoque. Em cada endereço, você deve posicionar um tipo de produto e ter tudo isso registrado no computador para facilitar a localização em um clique.

4. Registre todas as movimentações

Fazer o inventário e não manter uma rotina de registros fidedignos desfará todo o trabalho realizado até aqui, voltando ao estágio inicial de necessidades e problemas. O ideal é que, após a criação do inventário, toda movimentação de entrada e saída de mercadorias passe a ser devidamente registrada. A atualização frequente será fundamental para manter a eficácia do controle.

5. Tenha o apoio de um especialista

Se você não tem um profissional qualificado para fazer um inventário bem-feito e não pode ou não se sente seguro para fazer um sozinho, conte com a ajuda de profissionais terceirizados. Além de não ter obrigações trabalhistas, pode conseguir resultados impressionantes devido à troca de know-how. O apoio de um parceiro especializado pode ser o diferencial que vai aumentar a qualidade dos serviços da empresa como um todo.

6. Use a tecnologia como aliada

Além dos métodos discutidos até aqui, a utilização da tecnologia em forma de softwares é imprescindível para o sucesso da estratégia. Mas não é qualquer sistema que oferece a solução ideal. O segredo é adotar softwares específicos para o controle de estoque, pois eles terão recursos e ferramentas próprias para a função.

Por exemplo: com o software certo, você pode gerar códigos automaticamente e imprimir etiquetas autocolantes. Também não precisará mais fazer registros em diversos campos diferentes para atualizar o inventário. Apenas um campo de registro será necessário para a atualização geral, já que as informações são integradas e compartilhadas entre os departamentos envolvidos, como compras e vendas.

Fazer um inventário representa muito mais do que apenas conferir a quantidade de mercadorias armazenadas. Ele ajuda a otimizar a gestão do estoque, planejar compras de acordo com a demanda, identificar desperdícios, economizar recursos financeiros, acelerar o processo de vendas, facilitar o trabalho da contabilidade etc. Então, siga as nossas dicas e agregue melhorias que atingirão todos os setores da empresa.

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