Os 6 principais erros em gestão de estoque

Estoque não é um custo, é um investimento — essa é a primeira coisa que você, empreendedor, deve ter em mente. Afinal, grande parte do dinheiro que a sua empresa tem aplicado está no estoque e, por isso, ele merece atenção redobrada.

Mesmo sendo uma área operacional, gerir com eficiência o estoque evita situações que podem trazer grandes prejuízos financeiros.

Contudo, é comum que gestores caiam nas armadilhas do descontrole de estoque e acabem pecando por “excessos ou faltas” de produtos, causando atrasos nas entregas, comprometimento do capital de giro e fluxo de caixa e outras consequências desastrosas.

Então, quer saber quais são os erros em gestão de estoque que você deve evitar para manter as contas equilibradas? Continue lendo e confira agora mesmo!

1. Falta de integração com outros setores

O grande erro de muitos empreendedores é tomar decisões importantes sem levar em consideração os reais números do estoque.

O departamento de vendas precisa saber qual é a quantidade de itens disponíveis em estoque para realizar as negociações. Por outro lado, a gestão de estoque precisa estar ciente da demanda de vendas para controlar o estoque de produtos.

Assim, os setores devem funcionar de forma integrada para que as informações possam gerar resultados eficientes.

E apenas com uma comunicação eficiente entre os diversos departamentos será possível compreender a real demanda, fazer as compras do que realmente é necessário e programar o estoque para o recebimento das mercadorias.

Além disso, o setor financeiro precisa estar diretamente ligado às informações referentes ao estoque para planejar o orçamento para as próximas compras, levando em consideração o custo de cada produto, custos referentes às perdas, capital de giro empregado em materiais etc.

2. Comprar mais itens que o necessário

“Atirando para todos os lados” — é assim que um gestor se sente quando não tem em mãos dados precisos sobre a situação do estoque.

Até porque se você não sabe o quanto e quais itens têm em estoque, fica difícil realizar qualquer tipo de novo investimento, o que te leva a comprar mais itens do que o necessário.

Além disso, quando o gestor compra produtos em excesso — principalmente aqueles itens sazonais, que possuem épocas de baixa e alta nas vendas —, as chances de perdas, de obsolescência e de comprometer o espaço além do necessário são muito maiores.

Por isso, é fundamental levar em consideração as informações atualizadas de inventário para saber, ao certo, o que você tem ou não para negociar.

E isso significa conhecer bem a rotatividade dos produtos e as possibilidades reais de venda, além de um monitoramento constante das entradas e saídas dos produtos do estoque.

3. Informações desatualizadas

Para uma gestão de estoque eficiente, a famosa frase “depois eu registro” não pode existir.

Isso porque, na correria do dia a dia e no intenso fluxo de entradas e saídas de produtos, muitos funcionários acabam cometendo o erro de “depois atualizar” — o que, no final das contas, acabam esquecendo. E o resultado não poderia ser pior: furo no estoque.

Informações desatualizadas, ou mesmo registros incompletos podem prejudicar não só o controle de estoque como também a emissão de notas fiscais.

Assim, a adoção de um sistema integrado com os demais departamentos, principalmente o de compras com o setor comercial, facilita todo o processo e ainda mantém as informações constantemente atualizadas.

Isso significa que qualquer mudança — seja em um código, uma data de aquisição, a descrição do produto, o preço — deve ser atualizada.

Enfim, manter o registro atualizado de tudo que entra e sai de itens do estoque garante que novos investimentos possam ser realizados de forma racional, sem comprometer o capital de giro e o fluxo de caixa.

4. Não controlar o giro dos produtos

Outro erro de muitos empreendedores é controlar o estoque levando em consideração apenas informações da demanda ou dados isolados para cada produto.

Do contrário, quando planeja cada etapa e processo do seu estoque, é possível saber, com exatidão, quais itens devem ser comprados, quando devem ser adquiridos e qual é seu volume de compras.

Além disso, é fundamental levar em consideração o tempo que o produto leva para ser vendido a partir da data que ele entrou no estoque.

No caso de o gestor desconsiderar o giro dos produtos, pode estar investindo uma boa quantia de dinheiro em itens que não são vendidos com frequência.

5. Não investir na capacitação da equipe

Sem dúvida, o gerenciamento ineficiente de estoque pode arruinar qualquer negócio. E é preciso que toda a equipe esteja engajada para utilizar corretamente as novas ferramentas.

Afinal, de nada adianta a automatização e otimização de processos e o investimento em softwares de última geração se as equipes de trabalho não são treinadas para utilizar de forma correta essas novas funcionalidades.

Aliás, vale destacar que sistemas de gestão possibilitam que a maioria das informações possam ser integradas (eliminando muitos processos manuais).

Porém, é fundamental que o colaborador compreenda a importância da informatização e quais são as melhorias que tal implementação trará aos negócios.

6. Não investir em tecnologia

A falta de utilização de um sistema de gestão, ferramentas obsoletas e métodos manuais de registro e controle de estoque podem levar a erros e informações equivocadas.

Até porque, hoje em dia, é completamente inviável manter anotações em longas e complicadas planilhas impressas, ou mesmo em bloquinhos de papel.

Assim, investir em softwares que minimizem erros, aumentem a previsibilidade e centralizem os dados em um só lugar é a base de uma gestão de estoque eficiente.

Além disso, ao fazer uso de sistemas integrados, o gestor pode gerenciar seus produtos com maior assertividade e realizar um planejamento mais adequado, evitando erros em gestão de estoque.

Enfim, como vimos, existe uma série de erros em gestão de estoque que podem ser cometidos e sem se perceber.

E é por isso que manter um planejamento e controle eficiente se tornam tão importantes. Por menores que sejam os problemas, os impactos gerados afetam negativamente os resultados das vendas e a saúde financeira do negócio.

Quando se trata de uma gestão eficiente de estoque, todo cuidado é pouco, e o gestor deve estar atento a todos os detalhes, avaliando as rotinas e estabelecendo estratégias para melhorias.

Veja que nem aprofundamos ainda na RUPTURA de estoque, assunto que detalharemos mais adiante. E aí, você se viu em algum desses erros em gestão de estoque? Então, que tal compartilhar suas experiências conosco? Deixe-nos seu comentário!

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