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Automação de processos em supermercados: Entenda as vantagens

Conteúdo atualizado no dia 03/02/2018

Já há algum tempo, a automação de processos traz vantagens às empresas e estabelecimentos comerciais em geral. Porém, a evolução do mercado trouxe novas necessidades, e ser altamente competitivo é uma questão definitiva para a sobrevivência do negócio.

Por isso, racionalizar, otimizar e automatizar determinadas tarefas, utilizando as ferramentas tecnológicas, deixou de ser uma opção e tornou-se uma medida indispensável.

Por sua complexidade, alguns negócios tornam essa necessidade ainda mais evidente. Há muitos aspectos a gerenciar, consumindo o tempo dos gestores e funcionários em atividades burocráticas. Entre eles, podemos destacar os supermercados.

A grande variedade de produtos, a exigência de um controle de estoque eficiente e a possibilidade de contabilizar inúmeros prejuízos por erros ou desvios financeiros intencionais tornam a automação desse tipo de empreendimento simplesmente essencial para a obtenção de resultados positivos.

Mas você, nosso leitor, já conhece as vantagens da automação de processos? Sabe como esse recurso pode ajudar a evitar erros e prejuízo? Quer descobrir? Então, continue a leitura e entenda mais sobre o assunto!

O que é automação de processos?

Trata-se de atribuir a softwares tarefas que antes eram executadas por pessoas. O objetivo do processo é diminuir o trabalho e o tempo utilizado para essas atividades, reduzir custos e evitar erros.

Quais benefícios a automação de processos garante ao supermercado?

Aumenta a segurança

Um levantamento realizado pela Fundação Instituto de Administração (FIA) indica que os furtos representam 34,5% de toda a perda com mercadorias nos supermercados e hipermercados. Infelizmente, essa realidade acarreta um prejuízo gigantesco a cada ano.

Porém, é possível prevenir o problema com a automação.

Com ela, um empresário pode instalar sistemas antifurto em lojas. Ao determinar produtos que são alvo frequente desse tipo de fraude e protegê-los com embalagens diferenciadas — com sensores e mecanismos de controle —, é possível evitar muitas subtrações.

Diminui a ocorrência de erros

Isso pode acontecer em operações simples, como a digitação de um número errado na calculadora para determinar o valor total da compra de um cliente até erros mais sérios do departamento contábil.

Por isso, esse processo não apenas reduz os erros como permite que, caso eles ocorram, sejam corrigidos mais rapidamente.

Imagine, por exemplo, que um de seus produtos esteja com o preço errado. Basta alterar o valor de um código de barras para mudar o preço de todo o estoque daquela mercadoria.

A mesma alteração exigiria tempo e esforços muito maiores se fosse feita em produtos etiquetados individualmente. Além é claro, de você já saber o total de seu estoque com apenas um clique.

Elimina os desvios financeiros

Em um mundo ideal, não teríamos a necessidade de lidar com pessoas desonestas. Porém, a realidade mostra que gestores devem administrar todo tipo de situação, inclusive ações intencionais para desviar recursos da empresa.

Estudos estimam que fraudes e furtos realizados por funcionários causam um prejuízo anual gigantesco ao varejo brasileiro, algo em torno de R$ 2,2 bilhões de reais.

Com um sistema informatizado e integrado, essas ações se tornam muito mais difíceis de realizar e mais fáceis de detectar, o que permite a tomada mais rápida de providências.

Reduz as atividades burocráticas

A automação permite que os funcionários sejam liberados de inúmeras atividades burocráticas que acontecem em um supermercado.

O etiquetamento dos preços nos produtos, o controle do vencimento dos itens em estoque, a contabilização de produtos vendidos são alguns de seus principais exemplos. Todas essas tarefas são realizadas automaticamente pelo sistema.

E isso se estende também a departamentos de cobrança, faturamento e contabilidade. As informações geradas pelo sistema permitem filtrar dados e elaborar relatórios instantaneamente, sem que seja necessário copiar, colar e digitar novamente informações.

Otimiza o tempo da equipe

Com a redução do tempo necessário para a realização de atividades burocráticas, sua equipe pode ser remanejada para funções que realmente contribuem para a produtividade do negócio, especialmente com foco no atendimento ao cliente.

Organiza os documentos

A automação permite que documentos e relatórios gerenciais sejam emitidos automaticamente, armazenados de forma organizada e estejam acessíveis quando necessário.

Além de ser uma tarefa burocrática a menos, isso agiliza todos os processos administrativos. O faturamento, o controle de pagamentos, as cobranças e emissões de relatórios, tudo pode ser feito e acessado em apenas alguns cliques.

Melhora o atendimento ao cliente

Com processos automatizados, o atendimento ao cliente se torna muito mais rápido e eficiente. A consulta de preços, o cálculo do valor da compra e a redução no tempo de espera tornam o consumidor mais satisfeito e propenso a retornar ao estabelecimento.

Reduz os desvios de estoque

O controle de estoque é essencial para o sucesso de um supermercado. Sem ele, podem ocorrer desvios e roubos.

Com um sistema automatizado, esse acompanhamento dos produtos se torna mais fácil, evitando prejuízos ao estabelecimento. É possível registrar a entrada e saída de produtos, bem como os canais de acesso às mercadorias, o que evita fraudes.

Evita-se a ruptura de estoque

Além do desvio, o gestor precisa se preocupar com a reposição do estoque em um ritmo ideal para que não haja excesso de uma determinada mercadoria, o que resulta em inutilização por vencimento, ou a falta dela.

Lembrando que ruptura de estoque é uma falha grave dentro de um supermercado. Pois por falta de um determinado produto, o consumidor acaba não levando outros que, automaticamente, levaria junto.

Por meio de um sistema automatizado, é possível acompanhar a necessidade de reposição de forma eletrônica, sem precisar realizar a conferência física a cada momento. E isso promove o equilíbrio entre consumo e recepção de mercadorias dos fornecedores.

Também é possível monitorar a proximidade da data de validade, o que viabiliza sua disposição em locais de fácil acesso e estimula a compra pelo consumidor ou a realização de promoções.

Garantem o respeito às legislações

Os softwares permitem calcular automaticamente as obrigações tributárias da empresa. Com isso, garante-se que as demandas fiscais foram devidamente satisfeitas, o que evita multas e outras penalidades determinadas pela lei.

Além do mais, os impostos são calculados assim que o mês acaba. Desta forma, não há surpresas com os valores das guias de impostos quando a contabilidade lhe enviar.

Proporciona decisões de gestão mais certeiras

Com a análise dos dados obtidos pelos softwares, o gestor tem uma visão melhor do negócio, como o fluxo de mercadorias, o cálculo de custo, a formação do preço de venda, a gestão de contas a pagar e a manutenção de livros fiscais e contábeis.

Essa visão mais ampla permite uma tomada de decisões mais consciente de seus possíveis resultados e, mais do que isso, uma administração estratégica do negócio que leve em consideração as questões sazonais e a variação normal da demanda por um produto.

Como garantir o sucesso da automação de processo?

Percebe-se que todas essas mudanças são benéficas para um supermercado. Por mais que cada estabelecimento tenha os seus próprios objetivos e maneiras de trabalhar, certos cuidados são essenciais em todas as situações.

Abaixo, separamos algumas dicas a serem implementadas em seus processos:

Mapeamento das atividades

Antes que qualquer atitude seja tomada, é necessário analisar todas as etapas, setores e atividades da empresa. Em outras palavras, o diretor precisa conhecer o seu negócio em seus menores detalhes.

Com isso, ele tem mais autonomia e segurança para identificar os gargalos operacionais que atrapalham a produtividade de todos. Além do mais, isso facilita a identificação do perfil da solução a ser utilizada para que automação de processos seja adequada aos objetivos da empresa.

Definição de um planejamento

O que uma viagem para o exterior e a administração de um negócio têm em comum? Por mais que essa comparação seja estranha, ambas as situações exigem muito planejamento.

Por isso, separe todas as etapas a desenvolver e determine datas para cada uma delas. Deve ser desenvolvido um cronograma de implementação de mudanças. Quando isso é deixado de lado, os objetivos são colocados em risco.

Ademais, testes também ajudam localizar erros e encontrar potencialidades a aproveitar.

Realização de treinamentos

A atuação de um diretor empresarial é fundamental para o sucesso de um supermercado. Porém, ele não trabalha sozinho e precisa contar com a colaboração de todos os seus funcionários.

Ao automatizar processos e aplicar novas tecnologias em seu dia a dia de trabalho, os funcionários devem ser treinados para utilizá-las com eficiência. 

Apenas com treinamentos é possível transmitir esse conhecimento, acabar com dúvidas e equalizar as questões com toda a equipe, já que qualquer tipo de mudança exige muito empenho, dedicação e estudos. 

Além do mais, isso aumenta o engajamento e a motivação dos trabalhadores, fazendo com que a empresa cresça com mais facilidade.

Monitoramento de resultados

Muitos acreditam que a automação de processos apresenta resultados imediatos e que mudam o destino da empresa. Isso pode até acontecer em algumas situações, mas elas são raras.

Dessa forma, a única forma de garantir o sucesso é monitorar a performance e o andamento das atividades após a implementação das novas medidas. Alterações sempre devem ser realizadas quando algo de errado acontecer.

Atuação de um parceiro de trabalho experiente

Com o passar dos anos, novos produtos e softwares surgiram no mercado. Cada um deles oferecem inúmeras qualidades e funcionalidades. Dessa forma, deve-se ter muito cuidado antes de fazer uma escolha.

Isso acontece, pois um software pode muito bem funcionar em uma gestão e não ter os mesmos resultados em outra. Além de atrapalhar o desempenho de todos, uma escolha errada pode causar sérias consequências para o planejamento e funcionamento de um negócio.

Outra questão muito importante também é a forma com que o parceiro de trabalho realiza o serviço de suporte. É essencial que essa atividade seja eficiente e solucione problemas no menor tempo possível.

Portanto, um diretor de sucesso analisa muito bem as qualidades das empresas no mercado e toma uma decisão adequada às suas necessidades.

Entendeu como automação de processos pode facilitar a administração de seu supermercado, prevenir problemas e reduzir custos? Assim você pode dedicar suas ações e a mobilização dos funcionários para a satisfação do cliente e conquista do mercado.

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