Veja como recuperar nota fiscal eletrônica e prevenir sua perda

Depois de muito tempo, pode acontecer de você precisar de uma nota fiscal, por exemplo, para comprovar ao Fisco a veracidade das informações transmitidas. Ocorre que, muitas vezes, você não sabe onde ela está, por isso, é importante que saiba como recuperar nota fiscal eletrônica, além de ser uma obrigação do contribuinte guardá-la por, no mínimo, 5 anos.

Para evitar problemas, mais do que saber como recuperá-las, o ideal é implementar uma política de armazenamento de documentos fiscais e, assim, garantir a segurança e a acessibilidade das informações. Quer entender melhor sobre esse assunto? Então, continue sua leitura!

O que pode acontecer caso a empresa não tenha a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

As notas fiscais eletrônicas são averiguadas pela Receita Federal com o objetivo de identificar a sonegação de impostos por parte das companhias e para manter o controle e a fiscalização das questões tributárias. Por isso, caso a nota fiscal seja solicitada pela Receita, e a empresa não a disponibilize, isso pode acarretar grandes prejuízos decorrentes de multas e demais penalidades. 

Como já foi dito, a lei vigente estabelece que o arquivo XML da NF-e deve ser armazenando, no mínimo, por 5 anos.

É possível recuperar nota fiscal eletrônica?

É possível, sim, recuperar nota fiscal eletrônica, mas, para isso, é necessário seguir os passos que vamos mostrar abaixo.

Faça uma busca no e-mail

Grande parte das empresas envia a nota fiscal eletrônica via e-mail. Então, caso você não encontre uma nota fiscal, a primeira coisa a se fazer é buscar no seu e-mail. Se essa medida não obtiver sucesso, é possível aplicar a prática da qual falaremos logo abaixo.

Consulte o site da SEFAZ

É possível recuperar as notas fiscais por meio do acesso ao Portal da NF-e. Isso porque a SEFAZ disponibiliza um serviço para a consulta desses documentos, e, além da consulta, possibilita que você baixe, nota por nota, de forma manual.

No entanto, para isso, você precisará ter a chave de acesso em mãos, que corresponde a um código de 44 números. Assim, é preciso seguir a instrução abaixo:

• tenha o DANFE em mãos e entre no site da nota fiscal eletrônica;
• digite a chave de acesso no campo apontado. É preciso informar aquela que consta no DANFE;
• informe o código de acesso da imagem do site;
• realize o download do XML.

Com esse procedimento, será possível verificar o destinatário do documento fiscal, algumas informações sobre a tributação, além da data de emissão e da situação da nota fiscal perante a SEFAZ.

Solicite a segunda via para o fornecedor da nota fiscal

Não é possível baixar as notas fiscais sem a chave de acesso, tendo em vista que ela se trata da identificação do documento, não sendo possível saber qual nota foi emitida. Caso você não tenha a chave de acesso, pode pedir uma segunda via por meio do contato da empresa responsável por emitir a nota fiscal. Para isso, entre em contato com a empresa e peça o documento diretamente para ela.

Toda empresa é obrigada, por meio da legislação, a armazenar as notas fiscais por até 5 anos e a fornecer o documento para os seus clientes. Então, caso a transação comercial seja realizada dentro desse prazo, você pode obter a segunda via da nota fiscal eletrônica.

Acesse por meio de aplicativos especializados

Outra opção para quem não tem a chave de acesso é encontrar a nota fiscal por meio do uso de um aplicativo específico que realiza a busca de todos os documentos fiscais dos últimos três meses sem precisar da chave. No entanto, para fazer essa busca, é necessário ter em mãos o CNPJ e o certificado digital das companhias. Entre suas principais especificidades, estão:

• é um serviço que tem como foco o destinatário. Sua finalidade é identificar notas emitidas contra a empresa, por isso, não é recomendável para as situações de documentos perdidos pelo emitente;
• somente alguns documentos podem ser baixados, já que a SEFAZ não entrega todos os arquivos dos contribuintes inseridos na nota fiscal eletrônica;
• não é possível recuperar documentos com tempo superior a três meses. Isso quer dizer que ele não tem utilidade nas situações de notas ficais perdida há muito tempo;
• para o destinatário, é preciso fazer a manifestação para baixar o documento.

O que pode ser feito para prevenir a perda da nota fiscal eletrônica?

Para melhorar a organização dos documentos fiscais da sua empresa, o mais adequado é fazer uso de um sistema específico que gerencie esse tipo de tarefa. No entanto, não é qualquer ferramenta que resolverá essa questão no seu negócio.

Para garantir que você tenha sucesso nesse tipo de investimento, o software ideal precisa administrar todas as notas fiscais de forma prática e segura, por meio do download de documentos, como o XML da NF-e, e do armazenamento em nuvem, que permite a emissão do DANFE de cada nota baixada e que também possibilita que você tenha um acompanhamento atualizado em relação aos status dos documentos.

Armazenar suas notas fiscais eletrônicas em um lugar seguro, pelo prazo estabelecido em lei, também é essencial. Por esse motivo, tenha um backup eletrônico de seus documentos em um local próprio. Assim, você saberá onde as notas estão guardadas e terá acesso com facilidade, caso sejam solicitadas pelo Fisco.

Quando você consegue realizar uma boa gestão de notas fiscais eletrônicas, automaticamente, consegue evitar que os documentos sejam extraviados ou perdidos, e, mesmo que isso aconteça, consegue recuperá-los de maneira fácil, principalmente ao contar com um sistema que realiza a integração desse tipo de ferramenta com a SEFAZ.

Ou seja, o mais adequado é que as suas notas fiscais sejam muito bem administradas e organizadas para evitar o trabalho de procurá-las por meio das opções já apontadas e para impedir a perda de um tempo importante, que poderia ser gasto com a elaboração de medidas estratégicas voltadas para o crescimento do negócio.

Agora, você já sabe que é possível recuperar nota fiscal eletrônica perdida, mas, apesar dessa possibilidade, o ideal é contar com o auxílio de ferramentas tecnológicas para realizar uma gestão mais eficiente desses documentos, com o intuito de evitar problemas com o Fisco que podem gerar várias complicações e prejuízos para o negócio.

Gostou deste conteúdo? Então, aproveite para ler “Por que contar com um certificado digital para emitir NF-e e NFC-e? Entenda!” e saiba mais sobre o assunto.