Software de gestão: aprenda a escolher o melhor para sua empresa

Você deseja desenvolver o seu negócio de forma sustentável? Tem dificuldades para controlar as finanças, bem como aplicar uma gestão estratégica e operacional adequada? Se a resposta para essas perguntas for “sim”, então provavelmente é hora de adotar um software de gestão para orientá-lo a tomar decisões mais certeiras!

Mas escolher um sistema de gestão pode não ser uma tarefa tão fácil, pois precisará encontrar um que alinhe as necessidades da empresa com as soluções entregues. Graças aos avanços das tecnologias de internet, hardwares e softwares, hoje, um software de gestão possui recursos e ferramentas realmente importantes para o gerenciamento do negócio.

Mesmo que sejam mais acessíveis atualmente, o nosso intuito é ajudar você a escolher o certo para não se arrepender no futuro, não ter os resultados projetados comprometidos e evitar a troca constante de fornecedores de sistemas.

Confira as dez dicas que preparamos para ajudar você a escolher o melhor software de gestão para o seu negócio!

1. Descubra as reais necessidades da empresa

O primeiro passo que você deve dar para escolher um software de gestão mais adequado ao seu negócio é olhar para dentro. Dedique um tempo para estudar a sua empresa e verifique como as operações são estruturadas. Isso vale para todos os departamentos, processos e quem os executa.

O objetivo é encontrar falhas, barreiras e problemas crônicos que impedem o desenvolvimento do negócio. Além disso, quanto mais informação tiver, mais fácil será para identificar um software de gestão que oferece as soluções mais adequadas. Se você já sabe o que quer, pode pular essa etapa, mas sempre vale a pena conferir de novo.

O indicado é que essa avaliação seja a mais atualizada possível, pois as necessidades antigas você já conhece, mas outras podem surgir no caminho. Se você considerar uma análise mais antiga, poderá não ter sucesso na escolha certa.

2. Verifique as integrações possíveis

Depois de escolher um sistema de gestão mais adequado para o seu negócio, é importante certificar-se de que poderá gerenciar todos os processos em apenas um lugar. Então, antes de tomar a sua decisão final, pesquise junto ao fornecedor quais operações podem ser integradas ao sistema.

Por exemplo, pergunte ao fornecedor se poderá visualizar e gerenciar o estoque, realizar ordens de compra e venda, cuidar das finanças, gerar relatórios de resultados, implementar as práticas de CRM etc.

Lembrando que se você utiliza planilhas ou um sistema diferente para gerenciar cada uma dessas atividades, um software de gestão único que integre todas essas operações será uma solução mais eficiente.

Escolha um sistema de gerenciamento de varejo que lhe ofereça infinitas possibilidades, integrando-se a várias plataformas, incluindo diferentes canais de vendas, serviços e ferramentas. A capacidade do seu software para fazer mais contribuirá para melhorar a eficiência do seu negócio.

3. Conheça a escalabilidade oferecida

Se você leva a sério a ideia de expandir o negócio, certifique-se também se o software que você escolher estará apto para crescer com você. Seu sistema mantém os recursos e ferramentas funcionando e capaz de oferecer um gerenciamento de qualidade à medida que a empresa cresce? Essa é uma pergunta importante a se fazer.

Então, dê preferência para um software de gerenciamento de varejo que possa lidar com um número muito maior de pedidos do que você já recebe atualmente. Assim, você não perde nenhuma oportunidade de vendas no futuro.

4. Privilegie sistemas com atualizações em tempo real

É crucial que seus níveis de estoque e pedidos sejam atualizados em tempo real. Se o sistema não permitir isso, você correrá o risco de fazer overselling. Ou seja, pode vender produtos que não têm mais ou em quantidades superiores as que realmente possui no estoque, devido aos dados imprecisos.

Ter essas informações atualizadas em tempo real também facilita na hora de entregar cotações realizadas pelos seus clientes maiores, como outras lojas da região.

5. Observe se possui disponibilidade em nuvem

Atualmente, a nuvem é utilizada como uma ferramenta de otimização para os negócios, e o seu software de gestão não pode ficar offline. A tecnologia em nuvem é o futuro do varejo, pois oferece mais liberdade para você acessar dados, monitorar resultados em tempo real e executar tarefas onde estiver, independentemente do horário.

Toda essa mobilidade possibilita o aumento da produtividade e elimina custos com locomoção; e você ganha mais tempo para ficar com a família ou se dedicar mais ao negócio.

Fique atento a esse detalhe e contrate um sistema de gestão que lhe ofereça também mais qualidade de vida.

6. Atente-se quanto ao suporte oferecido pelo software de gestão

Quando se trata de softwares, há sempre uma possibilidade de você se deparar com dificuldades técnicas ou ter dúvidas sobre como executar alguma função. Portanto, escolha um sistema que ofereça suporte 24/7 (vinte e quatro horas por dia nos sete dias da semana).

Assim, você evita situações onde precisará aguardar um retorno apenas num outro dia para solucionar o problema.

Acredite, você ficará muito mais tranquilo sabendo que tem um profissional sempre à disposição para ajudar nos momentos mais difíceis.

7. Observe as facilidades de uso

Escolha um software de gerenciamento para o seu negócio no varejo que seja simples de usar e fácil para treinar sua equipe de colaboradores. Se você tiver a oportunidade de testá-lo antes, aproveite. Dessa forma, você pode ter uma experiência breve, porém suficiente, de como o sistema funciona.

A facilidade e intuitividade agregadas permitirão que as suas análises e tarefas sejam executadas mais rapidamente, poupando mais tempo tanto para os colaboradores quando para os gestores.

8. Lembre-se dos benefícios da automação

Utilize a tecnologia a seu favor e abuse da automação. Ela permite que você economize com mão de obra, reduza o tempo necessário para a execução de cada tarefa e, de quebra, reduz drasticamente o índice de falhas humanas nos processos, acabando com o retrabalho.

Com tantas vantagens, analise as tarefas que podem ser automatizadas pelo software de gestão desejado e agregue um nível mais elevado de eficiência para o seu negócio.

9. Escolha uma solução que se preocupa com atualizações

Sem as atualizações necessárias, um software de gestão pode tornar-se ultrapassado rapidamente e perder toda aquela eficiência agregada no início.

Para que isso não ocorra com a sua empresa, escolha uma solução que olha para o futuro e esteja continuamente trabalhando em melhorias. Upgrades (atualizações) com novos recursos e ferramentas são sempre bem-vindas e muito importantes para evoluir os métodos de gerenciamento.

10. Entenda que preço baixo nem sempre é um bom negócio

Preço não é a coisa mais importante na hora de escolher um software de gestão. Isso porque versões gratuitas possuem ferramentas e recursos limitados e não recebem as atualizações necessárias. Além disso, a segurança dos dados pode ficar comprometida.

Você precisa encontrar um sistema que seja rentável para o seu negócio e deve considerá-lo um investimento — em vez de um custo. No final do dia, a eficiência e receitas aumentadas devem ser encaradas como um retorno que fez valer a pena pagar por ele.

Independentemente dos produtos e serviços que vende, contar com um software de gestão mais focado no varejo será crucial para melhorar o negócio em todos os aspectos e aumentar as chances de sucesso.

Gostou das dicas? Aproveite para descobrir também a importância dos softwares de gestão para as pequenas empresas!