Segurança fiscal: como a nuvem pode proteger a minha gestão?

A implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) vem exigindo que as empresas informatizem seus processos. Esse cenário traz uma preocupação: a segurança fiscal.

Se antes os arquivos físicos davam dor de cabeça pelo extravio e perda de documentos, atualmente o risco são as ameaças virtuais, que podem prejudicar a preservação dos dados e, consequentemente, trazer prejuízos para o negócio e sua reputação.

Considerando as necessidades atuais, este post vem explicar como você pode proteger a sua gestão por meio dos serviços em nuvem. Abordaremos a importância de garantir a segurança das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e o que deve ser feito para que seus documentos estejam realmente protegidos.

Quer saber mais? Então, acompanhe!

Importância da gestão fiscal

A área fiscal é uma das mais importantes do negócio porque fornece subsídios para a tomada de decisão e repassam informações que permitem verificar se o andamento está alinhado ao planejamento estratégico.

Os documentos e números gerados por essa área são relevantes para diferentes atividades, como a redução de custos, conquista de benefícios fiscais e busca de créditos de impostos para fazer a compensação.

Além disso, existem diferentes obrigações acessórias, que estão especificadas no SPED. A consequência é que a Receita vem fechando o cerco contra fraudes e corrupções e sua empresa está mais sujeita a sanções se cometer alguma falha.

Por isso, é preciso contar com a tecnologia para os processos fiscais. Ela já é obrigatória para a emissão de NF-e e também é utilizada em diferentes procedimentos.

Emissão de NF-e

As notas fiscais antes eram emitidas por uma impressora fiscal. O empreendedor também podia usar um talão específico para esse procedimento. Hoje em dia, basta ter uma autorização da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), no caso de empresas de indústria e comércio, ou da Prefeitura, para prestadores de serviços, e um software emissor.

Dependendo do tipo de nota a ser emitida e do estado ou município, também é preciso contar com um certificado digital. É esse elemento que assegurará a validade jurídica da NF-e.

Assim que é emitida, o empreendedor precisa fazer seu armazenamento. O arquivo a ser guardado é o XML, que representa a nota propriamente dita. Esse documento é criptografado e requer o uso de um programa específico para ser lido.

É importante destacar que o XML deve ser armazenado pelo prazo de cinco anos, no mínimo. Essa é a exigência da Receita Federal, para evitar a aplicação de multas à organização. No entanto, como esse arquivo digital precisa ser guardado, ele está sujeito às ameaças virtuais.

Segurança fiscal x ameaças virtuais

A partir do momento que foi implementado o SPED e especialmente o projeto da NF-e, as empresas precisaram modificar diversos processos internos e começaram a trabalhar com arquivos virtuais.

Nessa modalidade, os documentos podem ser armazenados de três formas: no próprio computador da empresa, em um servidor interno ou em um sistema de cloud computing. Muita gente ainda opta pelas duas primeiras alternativas, mas elas não são seguras.

Além dos problemas relativos aos equipamentos, que podem queimar, por exemplo, há o perigo das ameaças virtuais. De acordo com o Relatório Anual Norton Cyber Security Insights, divulgado pelo site Convergência Digital, o ano de 2016 apresentou uma elevação de 10% no total de ataques pela internet no mundo.

No Brasil, o prejuízo chegou a 10,3 bilhões de dólares, sendo que 42,4 milhões de pessoas foram afetadas. Esses dados incluem também as empresas, que nem sempre contam com uma política de segurança adequada.

O resultado é a exposição de dados sensíveis, que podem ser acessados facilmente por hackers. E a situação piora quando os arquivos em perigo são as NF-e. Então, como evitar essa situação?

É preciso apostar em um software de gerenciamento e emissão de notas fiscais que funcione na nuvem. Desse modo, os arquivos estão seguros e sua empresa pode adotar práticas que evitam a exposição do sistema a vulnerabilidades.

Vantagens do software de gestão fiscal

A adoção desse sistema apresenta diversos benefícios à empresa. Existem alguns softwares com recursos específicos para emissão e armazenamento de NF-e, que ainda contam com a tecnologia da computação em nuvem.

Esse serviço é disponibilizado por um terceiro, que tem a responsabilidade de armazenar os arquivos que você desejar com segurança. O acesso aos documentos é feito por meio de login e senha e você também pode compartilhá-lo com outras pessoas da equipe, se achar necessário.

Nesse momento, você deve estar se perguntando: a computação em nuvem não traz outros tipos de riscos? Na verdade, não. Isso porque os arquivos salvos são criptografados e ainda divididos em partes no momento do armazenamento. Mesmo assim, quando você os acessa, eles estão completos.

Outro detalhe interessante é que a empresa de computação em nuvem executa diversas cópias de um mesmo arquivo e armazena-as em vários servidores. Assim, se um deles apresentar problema, as informações continuam preservadas nos outros equipamentos.

Em resumo, as vantagens de uso do software de computação em nuvem para proteger a gestão fiscal são:

• aumento da segurança devido aos servidores criptografados;

• constante evolução da infraestrutura de hospedagem, que se ajusta às necessidades do seu negócio;

• acesso às informações a qualquer lugar e hora, basta ter acesso à internet e login e senha. Com isso, sua empresa não precisa gastar com manutenção nem corre o risco de perder arquivos;

• facilidade na expansão tecnológica por conta da proteção, armazenamento e gestão das informações fiscais.

Um exemplo de software que realiza a gestão fiscal é o Thotau Essencial. Esse sistema é modular e permite complementação conforme a necessidade do seu negócio. Entre as funções estão controle de NF-e, de contas a pagar e a receber, cartões de crédito e débito, relatórios para monitoramento gerencial, etc.

Outros benefícios do Thotau Essencial são o compliance com as obrigações fiscais, a assistência remota expressa e o suporte em horário comercial por e-mail, telefone ou chat.

Agora você sabe que precisa de um software na nuvem para cuidar da segurança fiscal do seu negócio, certo? Entre em contato conosco e entenda melhor como nosso sistema pode ajudar a sua empresa!