Saiba o que é e qual a importância de um planejamento de compras

Se você é empresário do varejo, precisa comprar pelo menos dois tipos de mercadorias com regularidade.

As que são necessárias para garantir o funcionamento dos processos da loja e as que revende ao público.

No primeiro caso, estão as tintas para impressoras, as canetas, os cartões de visita, as lâmpadas, os uniformes para funcionários, o material de limpeza e outros.

Todos esses insumos compõem, com as encomendas de mercadorias, o gasto com compras.

Para evitar a falta de material, tanto para vender como para os funcionários utilizarem, é importante ter um planejamento de compras que ajude a garantir o fluxo de suprimentos na empresa.

Neste post, você vai entender melhor como funciona um planejamento de compras e descobrir como fazê-lo. Confira!

O que é planejamento de compras?

O planejamento de compras é uma previsão, com base em dados reais da companhia, da quantidade e do tipo de material que deve ser adquirido, bem como em que prazo.

Ele é fundamental na gestão de empresas de varejo.

Quando se sabe em quanto tempo é preciso encomendar a peça A, por exemplo, é possível fazer orçamentos ou negociar preços com um fornecedor favorito de forma a ter a garantia de que não haverá atrasos.

Essa previsibilidade é possível porque bons planejamentos de compras são vinculados ao controle de estoque.

Imagine que a média de vendas de um produto é de 40 itens por mês, mas em determinada época do ano eles não foram tão procurados. 

Sem um planejamento de compras adequado e vinculado ao software de controle de estoque, é provável que o produto seja encomendado mesmo com o estoque ainda cheio.

Por isso, o planejamento de compras é fundamental para a saúde financeira da empresa.

Ele garante que ela tenha sempre o que os clientes procuram, com um estoque mínimo, e permite garantir bons negócios com fornecedores. 

É importante, ainda, que o planejamento de compras esteja alinhado ao planejamento estratégico. 

O que é necessário no planejamento de compras?

O planejamento de compras na empresa deve criar vínculos com os processos operacionais.

Por isso, ele começa com um diagnóstico dos produtos consumidos (quais e quantos, por exemplo) e termina apenas na venda. Veja, a seguir, como implementá-lo!

Conheça a demanda

O primeiro passo para criar um planejamento de compras é conhecer as demandas dos colaboradores e do público externo da empresa.

No caso dos insumos de trabalho, é necessário pedir que cada setor — ou funcionário, no caso de empresas pequenas — informe a quantidade de material necessária e em quanto tempo ela se esgota.

Quando se trata de repor as mercadorias que a empresa vende, esse levantamento inicial deve ser feito com base nas informações do sistema de vendas.

Qual foi a saída de determinado material no último mês? Qual é a média dos meses anteriores? Com base nisso, é possível, então, prever as vendas.

Defina uma periodicidade para as compras

A rotina de compras vai depender do tamanho do estoque, se a ideia é mantê-lo enxuto e se a equipe tem disponibilidade para fazer as encomendas com frequência. 

Para economizar tempo, algumas empresas preferem definir a periodicidade de compras para uma vez ao mês.

Assim, é possível encontrar preços melhores, já que se pode encomendar uma quantidade grande de materiais.

A desvantagem é que é preciso ter um estoque com espaço e um bom sistema de classificação e organização.

Determine o orçamento necessário

Depois de conhecer a demanda exata da empresa e a periodicidade ideal para as encomendas, é possível calcular o valor necessário para essas compras.

Como a maior parte dos fornecedores utiliza boletos bancários, é preciso ter o dinheiro na data combinada.

A depender do tamanho da empresa, o setor financeiro deve ser responsável por autorizar o pagamento. Para isso, ele deve conhecer o orçamento necessário para as compras.

Todas essas informações fazem parte do planejamento de custos.

Confira os pedidos recebidos

Verificar as mercadorias recebidas também faz parte do planejamento de compras.

É preciso observar se os produtos entregues são os que realmente foram pedidos e se a nota fiscal corresponde à ordem de compra.

Além disso, é preciso avaliar se as mercadorias têm qualidade e ter um processo claro de ação se não estiverem de acordo com o prometido.

Bons fornecedores costumam oferecer garantias e ter um canal de contato fácil.

Registre as mercadorias no sistema de gestão de estoque

Um sistema de estoque é fundamental para quem trabalha com mercadorias.

Depois que uma nova remessa chega, é necessário dar entrada em cada produto no sistema para acompanhar as saídas e a necessidade de reposição. 

Esse registro é fundamental, já que é a partir dele que se pode fazer o diagnóstico inicial.

Como ele ajuda a manter outros setores saudáveis?

Como as compras envolvem movimentação de recursos e garantem os insumos para a empresa funcionar, qualquer gargalo nesse processo pode comprometer a saúde financeira dela e de seus setores. 

As áreas financeira, de vendas e comercial são as que mais se beneficiam com a implantação do planejamento de compras.

No departamento financeiro, o planejamento traz previsibilidade para os gastos e até melhora o balanço financeiro.

Afinal, com uma rotina de compras definida, é possível encontrar fornecedores com preços melhores.

Já no caso dos setores de vendas e comercial, esse planejamento garante que os materiais não faltem. Até a ausência de uma embalagem, por exemplo, pode afetar a satisfação do consumidor.

Quais são os outros benefícios desse planejamento?

Para empresas que têm processos de manutenção, o planejamento de compras garante que se tenham sempre os insumos necessários à disposição.

Assim, é possível reduzir os danos de um problema com maquinário, por exemplo. 

Outra vantagem é poder oferecer as melhores mercadorias, o que garante o contentamento do cliente e o lucro.

De forma geral, então, o planejamento de compras evita desperdícios.

Isso porque a equipe sabe qual o montante necessário para fazer as encomendas e tem sempre o que precisa em estoque.

Gostou deste post? Que tal, então, aprender mais sobre gestão? Continue a visita aqui no blog e leia sobre inventário de estoque. Boa leitura!