Ruptura de estoque: entenda como evitar a perda de clientes

O sucesso do negócio está diretamente relacionado a uma gestão de estoque eficaz. A prosperidade da empresa só pode ser sustentada por uma gestão organizada e com bons resultados. Tudo isso depende de uma administração voltada para evitar a ruptura de estoque.

Uma das maiores ameaças que um gestor varejista pode enfrentar, a falta de itens para atender aos clientes é um problema que envolve várias áreas do negócio. A origem é a falta de planejamento e controle.

Se seu negócio está enfrentando a ruptura de estoque, isso é sinal de que algumas coisas precisam ser reestruturadas. Neste post, vamos abordar o conceito de ruptura de estoque e como evitá-lo. Confira:

O que é a ruptura de estoque?

A ruptura de estoque é quando acontece a falta de um item. O problema é mais grave quando se torna recorrente ou, então, quando verificamos uma grande quantidade de produtos em falta de uma só vez.

Para quantificar a ruptura de estoque, basta calcular a porcentagem de produtos em falta e dividir esse número pelo total de itens da loja. Este índice é um percentual, portanto serve para analisar o problema em estabelecimentos de qualquer tamanho.

Quais são as consequências da ruptura de estoque?

A ruptura de estoque implica problemas que, se frequentes, podem ter um impacto negativo na longevidade do negócio.

Diminuição do faturamento

A falta de produtos no estoque resulta em impossibilidade de vender para o cliente. Afinal, vender, sem ter o produto para entrega imediata, causaria atrasos, o que por sua vez geraria reclamações por parte dos consumidores. Para evitar esse ciclo, que tem um impacto negativo na imagem da loja junto aos clientes, a única solução possível é deixar de vender.

Deixar de realizar vendas significa reduzir o faturamento e, possivelmente, perder clientes. Portanto, a ruptura de estoque tem impacto negativo no balanço da loja.

Perda de rentabilidade do negócio

Por mais que a manutenção do estoque tenha um custo, deixar de vender tem um custo ainda maior. Além disso, os demais custos de manutenção do negócio continuam fixos. O resultado é uma queda na rentabilidade do empreendimento.

Isso significa que, proporcionalmente, o negócio está mais caro de manter e oferece menor retorno financeiro. Por isso, a ruptura de estoque deve ser evitada sempre. O futuro da sua empresa depende desse controle.

Perda de clientes

Outra consequência muito perigosa da ruptura de estoque é a debandada dos clientes. Se você vai sempre a uma determinada loja e nunca consegue comprar tudo que tinha em mente, é mais do que normal que você deixe de ir àquele estabelecimento e passe a frequentar um concorrente.

O mesmo acontece com e-commerces. Com o tempo, seu número de clientes e, consequentemente, de vendas, entra em declínio, ameaçando a sustentabilidade do negócio.

Quais as causas da ruptura de estoque?

Existem várias possibilidades de causa para a ruptura de estoque. A falta de itens pode indicar, por exemplo, que os cálculos referentes ao potencial de vendas da sua loja não estão sendo feitos adequadamente. Neste tópico exploraremos algumas dessas possibilidades:

Má gestão

Produtos com validade expirada, falta de controle de estoque e atraso no pedido de reposição podem causar o desabastecimento das suas prateleiras. Por isso, cabe analisar: a falta de produtos foi causada por um atraso para realizar o pedido de reposição? O controle de estoque falhou ao não constatar que o ponto de pedido havia sido atingido?

Todo negócio organiza sua logística em torno de prazos de compra, de entrega e de reposição. Nesse caso, cabe avaliar qual o ponto de desequilíbrio na gestão e elaborar métodos para otimizar o negócio. Cabe, inclusive, cogitar as tecnologias que podem auxiliar nesse processo.

Se seu estoque apresenta grandes perdas devido à validade expirada e é desorganizado, é necessário rever a gestão de estoque e elaborar processos mais eficientes para evitar esses problemas.

Para ambos os casos, é interessante considerar o uso de um software de gestão para melhorar a produtividade da equipe e o uso do estoque.

Fornecedores ruins

Se o seu negócio estiver bem organizado, talvez o problema esteja nos seus fornecedores. Com prazos não cumpridos e dificuldades logísticas, eles podem atrapalhar a gestão do estoque. Por isso, essa área precisa ser acompanhada de perto. Em última hipótese, troque de fornecedores.

Como evitar a ruptura de estoque?

Para reverter esse quadro, algumas práticas são fundamentais:

Calcule o estoque de segurança

Para evitar a ruptura de estoque, é importante coletar dados sobre a sua empresa e utilizá-los como base para o planejamento.

Quanto é vendido por mês de cada item? Que épocas apresentam picos de vendas? Quais os itens mais vendidos e com maior fidelização do consumidor? Essas são perguntas importantes estrategicamente; se você não conhece seu negócio em profundidade, não será capaz de realizar uma gestão de estoque eficiente.

Colete dados sobre suas vendas, só assim será possível garantir uma boa margem no volume de produtos do seu estoque. Assim, você evitará ao máximo perder vendas por falta de itens, ao mesmo tempo em que evita ficar com dinheiro parado no estoque.

A conta a ser feita é a seguinte: multiplique a quantidade de itens vendidos por dia de um determinado produto pelo número de dias que o fornecedor demora para entregar um pedido.

Por exemplo: se você costuma vender 40 unidades de uma mercadoria por dia e seu fornecedor demora 5 dias para repor seu estoque, é necessário ter, pelo menos, 200 unidades guardadas.

Caso seja um item de grande procura, é bom colocar um valor um pouco maior dessa unidade mínima, para evitar imprevistos na reposição.

Defina corretamente o ponto de pedido

Momento ideal para a compra de produtos, o ponto de pedido é a quantidade mínima de itens em estoque. Ao ser atingido, sua empresa deve entrar em contato com o fornecedor para repor as mercadorias.

É imprescindível que esse ponto seja respeitado. Se esse pedido for antecipado, pode fazer com que o capital de giro diminua, deixando a empresa com menos fôlego para pagar as contas. Por outro lado, se for feito tardiamente, pode comprometer o seu abastecimento.

O cálculo do ponto de pedido (PP) se dá em dois passos:

• multiplique a média diária de consumo das mercadorias (consumo médio: CM) pelo tempo necessário para o devido abastecimento (tempo de reposição: TR);
• some o valor encontrado anteriormente com seu estoque de segurança (ES).

Dessa maneira, a fórmula fica assim:

PP = (CM x TR) + ES

Esse cálculo é um dos principais para alcançar eficiência no controle de estoque.

Use um software de gestão

Se seu negócio ainda não utiliza um software de controle de estoque e está passando por momentos de ruptura, é o caso de considerar o uso dessa ferramenta. O software possibilita realizar a gestão de estoque e diversas outras atividades de maneira rápida e precisa. Entre elas estão a emissão de notas fiscais, o registro de operações bancárias e o controle contábil e gerencial.

A automatização dos processos otimiza o tempo da equipe, agilizando as atividades. Quando uma venda é realizada, por exemplo, o programa atualiza automaticamente a quantidade de itens em estoque, notifica o setor de logística e entra em contato com o cliente, enviando informações sobre prazo de entrega.

Ou seja, vários procedimentos diferentes podem ser realizados sem que seja necessário que os funcionários se envolvam nesses processos. O mesmo é possível para a emissão de notas fiscais, cálculo de impostos e realização de pedidos.

Além disso, o software cria uma estrutura integrada que permite melhor comunicação entre diferentes setores e análise da performance deles.

Portanto, o uso do software otimiza a gestão do negócio e viabiliza a elaboração de um planejamento estratégico por meio da coleta de dados e análise de indicadores de desempenho.

Conheça seus clientes

Você conhece bem seus clientes? Antes de responder a essa pergunta, pense em que isso significa. É preciso considerar que não basta conhecer os hábitos de compra dos seus clientes. Para se comunicar com efetividade com eles e ser capaz de cativá-los, para que se tornem compradores habituais, é preciso entender de que redes sociais eles fazem parte, que vocabulário utilizam e quais são seus sonhos de consumo.

Além disso, é importante entender os hábitos de compras desse público de maneira global, e não apenas no que se refere aos seus produtos. Isso permitirá que você elabore estratégias de marketing mais eficientes e coordenadas com o setor de estoque.

Se você tem poucas informações sobre seu público-alvo, considere a possibilidade de elaborar questionários e enviá-los para sua base de clientes. Outra forma de conseguir dados é contratar uma empresa especializada em pesquisa de mercado para realizar o levantamento para você.

Com uma boa gestão de estoque, fundamentada em estatísticas, você vai conseguir resultados positivos para o seu negócio. Como demonstrado na nossa análise, se você gerir mal seu estoque, é provável que tenha prejuízo e prejudique sua imagem de vendedor.

Por isso, mantenha-se atento ao controle de mercadorias e evite a ruptura de estoque, assim você maximiza o seu faturamento e deixa seus clientes bem abastecidos e satisfeitos. Gostou do nosso conteúdo sobre ruptura de estoque? Então se aprofunde na gestão de estoque em farmácias se esta for a sua área.