Qual a importância da gestão de estoques em pequenos supermercados?

Diante da grande concorrência estimulada pela globalização e pela vinda de grandes redes de supermercados ao Brasil, com maior poder de investimento, a busca por diferenciais é requisito básico para os pequenos comércios do segmento. Uma boa forma de conseguir se destacar é profissionalizando e otimizando a gestão de estoque.

Uma das consequências da falta de gestão está em ficar sem o controle do consumo real dos materiais. Com isso, a necessidade de capital de giro da empresa aumenta.

Alguns itens podem estar estocados em excesso, por exemplo, o que representa capital parado — além do risco de perda de produtos devido ao vencimento dos prazos de validade. O inverso também é verdadeiro: a gestão incorreta do estoque pode diminuir as vendas por causa da falta de mercadorias, o que diminuirá sua receita.

Neste artigo, vamos entender como funciona a gestão de estoque, descobrir por que é necessário contar com um bom sistema e como evitar perdas com um bom controle das mercadorias. Confira!

Como funciona a gestão de estoque?

A gestão de estoque de um supermercado se refere ao gerenciamento de materiais ou produtos que vão gerar receita futura e envolve algumas práticas padrões.

Uma delas é a utilização de depósitos localizados fora de sua loja, já que nem todos os itens são armazenados lá. A soma desses produtos estocados é conhecida como inventário. Veja quais são as práticas mais comuns para ajudar a gerenciar melhor o estoque:

Antecipação de demanda

Esta é uma das práticas mais importantes: um supermercado deve prever demandas de produtos específicos em determinados momentos do ano. Nesse sentido, é preciso criar e manter o sistema de inventário, levando em consideração as demandas reais e previstas.

Um simples histórico de vendas dos produtos — tendo como base a mesma época de anos anteriores — será uma valiosa fonte de informação.

A dica é analisar e cruzar os dados sobre as suas vendas para compreender como seu público se comporta. Para não fazer interpretações equivocadas, considere todos os fatores que possam explicar “pontos fora da curva”.

Acompanhamento do sistema

Em seu negócio, deve existir um mecanismo de acompanhamento constante de quantidade em estoque. O supermercado deve saber com precisão a escala de mercadorias armazenadas, atualizada em tempo real.

Qualidade de armazenagem

É necessário que a área separada para estoque possa mantê-lo em boas condições. Produtos desperdiçados geram perdas de oportunidades e receitas. Para garantir essa qualidade, é preciso ter organização.

Por que um bom sistema de gestão é necessário?

Garante que o supermercado ofereça o que o cliente procura

A procura por determinadas mercadorias não será a mesma durante todo o ano. Ao decorrer dos meses, por exemplo, diferentes estações e datas comemorativas trazem a demanda por produtos específicos.

Se o cliente for ao supermercado para comprar algum item e não o encontrar, essa venda não acontecerá mais. Isso deixa claro que ter as mercadorias também significa garantir vendas, faturamento e até fidelização de consumidores.

Essa falha dentro das empresas chama-se ruptura de estoque. Nesses casos, a perda de receita não é somente com o produto em falta, mas pode incluir todos os outros que o cliente poderia levar. O planejamento eficaz garante que, durante os períodos sazonais, seja cumprido o atendimento integral da demanda. Ou seja, o cliente encontra o produto que precisa, ao mesmo tempo em que o supermercado evita excessos.

Dá continuidade às operações

Algo que um dono de comércio não quer ver, de forma alguma, é o consumidor entrar em sua loja e sair com as “mãos abanando”. Como alguns itens são produzidos em épocas específicas do ano, devido à facilidade em encontrar matérias-primas naqueles meses, é necessário saber quais mercadorias são essas e planejar o estoque até o próximo pedido.

Essa estratégia evita que a reposição de produtos se comprometa e contribui para que as operações sigam sem nenhum contratempo.

Assegura economia nas operações

Quando um bom sistema de gestão de estoque é escolhido, a redução de custos logo aparece. Com a previsibilidade, você consegue adquirir os produtos mais consumidos em determinada época com o preço bem menor. Dependendo da validade da mercadoria, essa antecipação pode ser de quase um ano antes. Se você não trabalha com o setor de supermercados, a economia pode ser até maior, já que, raramente, algum produto vai estragar.

Por adquirir esses produtos em grande escala e com antecedência, empresários que têm um eficiente sistema de gestão de estoques conseguirão negociar preços e armazenar boas quantidades para a temporada.

Os benefícios dessa prática são vários, como a possibilidade de ótimos descontos devido às compras planejadas e em grandes quantidades — aumentando o faturamento e lucratividade da empresa —, além do atendimento tranquilo da demanda exigida pelos consumidores.

Como evitar perdas?

Os dados são preocupantes, e os prejuízos seguem grandes. Segundo o Programa de Administração de Varejo, os danos gerados pelas perdas na área supermercadista giram em torno de 2%, o que faz muita diferença na hora de abrir um negócio.

Outro dado que preocupa bastante é que muitas das empresas pesquisadas não contavam com uma área específica para cuidar da prevenção de perdas, ou seja, esse tema não vinha sendo tratado como um dos mais importantes entre os empresários — embora o foco na prevenção venha crescendo nos últimos anos.

Entre os maiores fatores de perdas dos supermercados estão as mercadorias danificadas ou vencidas, o que leva a um segundo ponto: a falta de cuidado na armazenagem, manuseio e controle. Abaixo, listamos os pontos mais importantes para a prevenção de perdas nos supermercados:

• ter uma equipe de gestão de perdas;
• inventário rotativo;
• controle de vendas;
• acompanhamento da validade dos produtos, especialmente, os perecíveis;
• conferência no recebimento de mercadorias;
• controle de devoluções e trocas de clientes e de fornecedores;
• gestão de informação;
• correta definição do mix de mercadorias;
• gestão de movimentações internas;
• controle de rendimento de carnes e receitas de padaria, salsicharia e outros.

Como melhorar o controle do estoque?

Para conseguir reduzir perdas e se diferenciar com bons preços, vale a pena ir além daquelas práticas comuns que vimos no início do texto. Antecipar a demanda, acompanhar os dados no sistema e garantir a qualidade de armazenagem são funções básicas. Veja o que fazer para ir além disso:

1. Conte com um estoquista de confiança

Não adianta ter processos bem definidos se os funcionários que são parte deles não cumprem o fluxo de trabalho definido. No caso de mercadorias, podem ocorrer desvios e perdas, portanto, escolha pessoas de confiança, organizadas e com qualificação para gerenciar seu estoque.

2. Conheça as diferentes formas de controlar o estoque

Uma boa gestão de estoques precisa de planejamento. No momento de definir os processos do seu negócio, escolha o modelo de estocagem mais adequado. Os métodos mais comuns são o PEPS, UEPS e MPM, que se refere à contabilidade financeira. Veja mais detalhes a seguir:

PEPS

PEPS significa “primeiro que entra, primeiro que sai”. Na prática, esse modelo estabelece que os produtos que devem ir para a prateleira são os que chegaram primeiro ao estoque do supermercado. Ou seja, mercadorias mais antigas têm prioridade.

Para definir o preço a ser vendido, leve em conta por quanto aquele lote foi comprado e não a média do valor gasto com aquele fornecedor. Esse modelo é vantajoso porque diminui os riscos de os produtos vencerem.

UEPS

UEPS significa “último a entrar, primeiro a sair”. Esse método atua de forma contrária ao PEPS e não funciona bem para supermercados, já que os produtos têm validade próxima.

MPM

Já o significado de MPM é “Média Ponderada Móvel”. Esse tipo de controle de estoque é relacionado apenas às questões contábeis. Diferentemente do PEPS, esse modelo calcula o valor médio das mercadorias compradas. Apesar de ser indicado para avaliar os gastos da empresa, essa técnica não deve ser utilizada para precificar os produtos.

3. Realize a contabilização do inventário

Se a situação no seu supermercado precisa de um choque de ordem, a primeira coisa a fazer é um inventário dos seus produtos em estoque para conhecer o valor de tudo o que está lá parado. Crie uma equipe responsável por esse levantamento e cruze os dados com os relatórios de compra e venda. Com essas informações, você pode começar a fazer os ajustes para qualificar suas encomendas.

Tendo isso em vista, estabeleça um esquema para organização de produtos. Mercadorias perecíveis devem ser colocadas em ordem de validade. Isso evita perdas e é uma técnica que funciona muito bem dentro do PEPS.

Os produtos precisam ser facilmente armazenados, encontrados e retirados. Para tanto, determine os espaços por tipo de produto, identifique corredores, prateleiras e crie endereços de armazenamento.

4. Faça queima de estoque quando for necessário equilibrar as contas

Uma boa liquidação traz diversas vantagens. Ela traz compradores novos, libera espaço no estoque de produtos que quase não saem e gera receita. Se você tiver lotes de mercadorias ocupando espaço e sem apelo de saída, faça uma queima de estoque. Afinal, produto parado só traz prejuízo.

5. Conte com um software para auxiliar o controle

Uma das principais funções de um bom software de gestão de estoque são as notificações caso algum produto esteja acabando. Além disso, esses sistemas organizam todas as informações, para que você acompanhe tudo de perto.

Na Oriontec, você encontra modelos de software que se adaptam às necessidades da sua empresa, com suporte de qualidade e uma equipe disposta a ajudar você a ter mais controle sobre seus produtos e fazer sua empresa a crescer.

Além de ter estoquistas de confiança, escolher um bom modelo de armazenagem, fazer queimas de estoques e investir em um software de gestão, existem outras táticas para você se diferenciar no setor. É importante saber negociar com fornecedores, definir controles periódicos e ter um controle rígido sobre suas mercadorias.

Mesmo antes de uma empresa começar suas vendas, a qualidade do controle de estoque pode fazer toda a diferença entre o lucro e o prejuízo. Por isso, leve a gestão das suas mercadorias a sério!

Neste artigo, você entendeu como funciona a gestão de um estoque, por que é importante investir nela, como evitar perdas e o que fazer para se diferenciar. Siga a nossas dicas e o seu supermercado terá uma gestão de estoque eficiente, reduzirá as perdas, cortará despesas desnecessárias e aumentará a lucratividade.

Gostou do conteúdo e deseja mais informações sobre softwares que ajudam a melhorar a gestão do estoque? Entre em contato com a Oriontec!