Qual a importância da conciliação bancária para o varejo?

Trabalhar no setor de varejo exige muita maestria para lidar com recursos financeiros. Afinal, espera-se que haja muito dinheiro circulando nas lojas ao longo do dia. E para garantir que o seu orçamento seja bem preciso, é importante fazer a conciliação bancária do seu negócio regularmente.

De forma geral, não se trata bem de uma conciliação, mas sim de uma comparação entre os dados anotados pelo seu setor financeiro e o extrato bancário da sua empresa. Quando há discordância entre os dois, é sinal de que ao menos um deles está incorreto. Esse processo é vital em qualquer negócio, pois permite um controle mais preciso dos seus recursos.

E para mostrar como você não deve deixar esse procedimento de lado, vamos explicar os principais motivos para fazê-lo e como você pode começar.

Por que a conciliação bancária é tão importante no varejo?

Apesar de ser uma medida obrigatória para qualquer empresa, a conciliação bancária é ainda mais importante para o setor de varejo. Entre os motivos, estes três a seguir se destacam. Acompanhe!

1. Evita problemas com datas

No comércio, não é incomum ver os clientes pagando por seus produtos com cartões de crédito, boletos, entre outros métodos que costumam atrasar um pouco o seu recebimento financeiro. Isso sem falar nas opções de parcelamento, que a maioria das lojas oferece. Como resultado, o fato de um produto ter saído da prateleira não significa que o retorno financeiro foi obtido.

A consequência disso é que, em alguns momentos, o registro feito em caixa ou no financeiro contará com recursos a mais em relação à sua conta. Fazendo a conciliação, você pode apurar melhor se a transferência foi feita com sucesso, além de identificar pagamentos atrasados com mais facilidade.

2. Proporciona uma análise mais precisa do seu sucesso financeiro

Saber se sua taxa de lucratividade está de acordo com o esperado, ou não, é muito importante se você pretende manter uma loja aberta. E, infelizmente, desvios no seu registro financeiro prejudicam bastante sua percepção. Você pode passar por um grande prejuízo sem mesmo notar.

Uma das tarefas da conciliação bancária é evitar que esses índices passem despercebidos. Ao comparar os dois registros, é mais fácil notar se uma parcela foi realmente paga, se está atrasada ou se o pedido foi cancelado e não deveria haver lançamento algum no seu financeiro.

3. Possibilita um orçamento mais sólido para elaborar planos

Junto com a precisão dos números vem também a maior certeza para as suas estimativas. Um negócio não se expande naturalmente da mesma forma que um organismo.

É necessário que alguém, nesse caso você, crie metas e planos para alcançar os objetivos. Porém, é quase impossível fazer isso corretamente sem um orçamento preciso.

Se houver mais recursos disponíveis do que imagina, pode ser que você perca muitas oportunidades por acreditar que não possui os fundos necessários. Se, por outro lado, o seu valor em caixa for menor do que o esperado, você pode se comprometer com um investimento impossível de ser sustentado e sofrer um prejuízo enorme.

Em ambos os casos, a conciliação teria evitado a maior parte do problema.

Como fazer a conciliação bancária?

Agora que você entende os motivos, vamos a um pequeno passo a passo de como fazer uma conciliação eficiente!

1. Acompanhe o fluxo de caixa

Tomar nota de cada centavo que entra ou sai do seu negócio já deve ser parte de sua rotina. Mas se não for, é melhor começar imediatamente.

Saber como anda o seu fluxo de caixa é o primeiro passo para garantir qualquer chance de conciliação. Afinal, é necessário que haja algum registro financeiro na sua empresa para ser comparado ao do banco.

A forma mais eficiente de fazer isso é com verificações diárias no seu fluxo de caixa. Não é o suficiente acompanhar tudo por uma semana e suspender o processo por um mês. É verdade que alguns negócios possuem menor frequência, mas o setor de varejo é muito volátil para se dar ao luxo de checar as contas uma vez por semana.

2. Faça o confronto entre os dados bancários e do setor financeiro

A conciliação bancária, ironicamente, começa com o que é chamado de “confronto” entre os dois registros. Em termos mais diretos, aqui é feita a comparação entre os informes do setor financeiro e do banco.

Trata-se do momento de encontrar as divergências entre os dois e tomar nota de quais são as causas mais prováveis. Lembre-se de registrar tudo primeiro e só depois tomar uma atitude.

3. Corrija quaisquer divergências encontradas

Depois de fazer todas as anotações necessárias, identificar a raiz do problema e ver que outros pontos podem estar relacionados, é o momento de tomar uma atitude.

Existe uma longa lista de possíveis erros, como saldos conflitantes, cobranças indevidas, depósitos sem registros, entre outros. Deixar que passem sem observação pode gerar suspeitas como desvio de verba e caixa 2.

Ao identificar as causas, é hora de buscar as soluções. Depósitos não previstos, por exemplo, podem ser erros de pagamento, parcelas adiantadas, entre outras possibilidades. Uma vez confirmado, o caso pode ser encerrado.

Cobranças não previstas, por outro lado, podem ser exatamente isso. Geralmente, solicitar uma devolução pode resolver a questão.

4. Arquive os documentos importantes

Ao encerrar o processo de conciliação bancária, você ainda tem uma última tarefa: arquivar os documentos. Mesmo que os dados fiquem armazenados na nuvem pelo seu software de gestão, ainda é importante guardar as notas fiscais emitidas, recibos, contratos, entre outros documentos que serviram à conciliação até o momento.

O principal motivo para isso é que, apesar de todo o esforço em manter o acompanhamento 100% preciso, sempre há uma chance de que ocorra algum erro humano, ou que um detalhe escape naquele momento. Se isso vier a criar alguma complicação futura, é importante ter todos os registros para se defender.

Agora que você entende a importância e como fazer a conciliação bancária, é hora de refinar os processos do seu varejo. Quer ter acesso a outras novidades? Então, curta nossa página no Facebook e veja nossos conteúdos em primeira mão!