Por que o inventário ajuda na redução de perdas e controle de estoque?

Manter um inventário em ordem ainda é considerado um grande problema em muitas empresas. Geralmente, isso acontece por falta de empenho, metodologias e tecnologias certas. Como resultado, a desorganização impera, levando a perdas que poderiam ser evitadas. Nesse caso, adotar um software para controle de estoque é o primeiro passo para resolver esse contratempo.

Quando se aplica esforço na prevenção de perdas, estratégias para um controle de estoque mais eficiente devem ser implementadas, ajudando a empresa a identificar riscos, falhas nos processos e também oportunidades de melhorias que levarão à redução de custos.

Gostou da ideia? Então, descubra a partir de agora como o inventário ajuda na redução de perdas e controle de estoque!

Quais problemas são evitados quando é feito um inventário?

Para você entender a importância que um inventário tem para o negócio, listamos alguns dos principais problemas que ele ajuda a resolver. São eles:

Reduz perdas relacionadas à validade

Quando você cria um inventário para o estoque, todas as mercadorias passam a ser organizadas e monitoradas de perto. Esse processo facilita a identificação e localização dos produtos com data de validade próxima, permitindo a tomada de ações para evitar perdas, como o reposicionamento à frente dos produtos que têm validade mais longa e a realização de uma promoção para zerar o estoque.

Inibe roubos e pequenos furtos

Outro problema frequente entre as empresas é a perda de mercadorias por roubos. Mas isso deve mudar com a realização de um inventário, uma vez que, o controle deve ficar mais intenso no estoque. Toda vez que a conferência for realizada e não houver conformidade entre os registros contábeis e o físico, pode ser um indício de desvios e furtos, o que resultará em ações para inibir comportamentos suspeitos.

Diminui o desperdício

Além dos pequenos furtos, a obsolescência e uso indevido de mercadorias é muito comum em empresas que não investem na criação e manutenção de um inventário. Muitos produtos podem ser abertos e consumidos no estoque, ou simplesmente ficarem esquecidos, por não terem mais uma demanda suficiente para vendê-los. Tudo isso representa grandes desperdícios para o negócio.

Com um inventário, todos os produtos são quantificados e, além de ajudar a inibir comportamentos inadequados, deve ser uma ferramenta crucial para o planejamento de compras. Sabendo exatamente o que e quanto há no estoque, as encomendas passam a ser realizadas na medida certa e no tempo exato, reduzindo compras além do necessário.

Como fazer um bom inventário de estoque?

Não tem segredo. O processo é simples, mas vai exigir dedicação e estratégias. As dicas abaixo devem servir como um guia. Elas incluem procedimentos e tecnologias que vão ajudar a tornar o seu inventário eficiente e mais fácil de ser feito. Confira!

Comece listando todos os itens presentes no estoque

Essa é primeira e mais importante etapa, pois, sem uma listagem, não há como saber o que há no estoque para controlar. Pode ser um pouco trabalhoso no início, mas as facilidades que a lista proporcionará nas próximas etapas compensará todo o esforço. É recomendável que se faça, pelo menos, duas contagens. A primeira para fins de registro e a segunda com a finalidade de conferência.

Caso não haja conformidade entre as duas contagens, uma terceira será necessária para descobrir quais quantidades são reais. Esse trabalho é importante para garantir que a quantidade física seja sempre igual à registrada no sistema ERP (Enterprise Resource Planning) da empresa.

Atribua especificações aos produtos listados

Para facilitar processos posteriores, separe os produtos por categoria, fazendo uma listagem em forma de linhas e colunas. Cada coluna pode conter uma linha de produtos, como higiene, limpeza, alimentação, gelados etc. Nas linhas, cada produto pode ser especificado com nomes e detalhes sobre marca, peso, cor, data de validade, preços de custo, preço de venda, além de mencionar se ele é destinado ao consumo da empresa ou para venda.

Depois que essa separação for feita, crie códigos para cada mercadoria. Isso é importante, principalmente, quando tiver que identificar sua localização no estoque e a quantidade disponível. Para isso, você pode usar letras e números sequenciais ou adotar um software gerador de códigos de barra, o que agilizará muito o trabalho.

Reorganize as mercadorias no estoque

A organização das mercadorias de acordo com a lista é fundamental para reduzir o trabalho e economizar tempo na movimentação do estoque. Então, crie corredores com estantes, prateleiras nas paredes, caixas, armários e gavetas para armazenar produtos de vários tipos, tamanhos e quantidades.

Quando finalizar essa tarefa, crie endereços, nomeando ou numerando ruas e localizações dentro do estoque. Em cada endereço, você deve posicionar um tipo de produto e ter tudo isso registrado no computador para facilitar a localização em um clique.

Registre todas as movimentações

Fazer o inventário e não manter uma rotina de registros fidedignos desfará todo o trabalho realizado até aqui, voltando ao estágio inicial de necessidades e problemas. O ideal é que, após a criação do inventário, toda movimentação de entrada e saída de mercadorias passe a ser devidamente registrada. A atualização frequente será fundamental para manter a eficácia do controle.

Tenha o apoio de um especialista

Se você não tem um profissional qualificado para fazer um inventário bem-feito e não pode ou não se sente seguro para fazer um sozinho, conte com a ajuda de profissionais terceirizados. Além de não ter obrigações trabalhistas, podem conseguir resultados impressionantes devido à troca de know-how. O apoio de um parceiro especializado pode ser o diferencial que vai aumentar a qualidade dos serviços da empresa como um todo.

Use a tecnologia como aliada

Além dos métodos discutidos até aqui, a utilização da tecnologia em forma de softwares é imprescindível para o sucesso da estratégia. Mas não é qualquer sistema que oferece a solução ideal. O segredo é adotar softwares específicos para o controle de estoque, pois eles terão recursos e ferramentas próprias para a função.

Quais são os benefícios de um software para controle de estoque?

Integração da cadeia logística

Ter um panorama amplo e completo da logística é essencial para a prevenção de perdas. Afinal, muitos produtos podem se danificar durante o transporte entre os fornecedores e as unidades de seu negócio. Essas perdas podem não ser percebidas imediatamente, durante as entregas, de modo que processos organizados de gestão de cadeia de suprimentos se tornam importantíssimos para acompanhá-las.

Os melhores softwares nessa área têm ferramentas capazes de fornecer uma visão integrada de toda a rede logística da sua empresa, abrangendo tarefas, como:

• cadastro de fornecedores;
• lista de compra de insumos;
• controle de produção;
• controle de embalagens;
• controle de armazenamento e de estoque;
• monitoramento da distribuição final para o cliente etc.

Com isso, qualquer mudança nas planilhas dessas funcionalidades, instantaneamente, vai modificar o banco de dados do software, atualizando as demais. Assim, não é necessário que haja um funcionário transcrevendo os resultados. Então, a gestão poderá monitorar indicadores, como o tempo médio de estoque, com muito mais precisão e avaliar as medidas necessárias para aproximá-lo do ideal.

Processos otimizados

Sem a ajuda de um software, toda a integração entre as ferramentas deverá ser feita por um funcionário e isso tem vários impactos negativos:

• maior custo: enquanto um software, geralmente, tem um custo que não ultrapassa 200 reais ao mês. Um funcionário dedicado terá que receber, pelo menos, um salário mínimo, além dos tributos trabalhistas, INSS e benefícios;
• mais erros: infelizmente, o ser humano está sujeito à fadiga e à falta de atenção, de modo que, em tarefas repetitivas, como a transcrição de dados de planilhas, os erros são muito mais frequentes e eles podem prejudicar bastante a sua companhia;
• lentidão: justamente por serem pessoas com capacidade física limitada, há um limiar de produtividade que os funcionários não conseguem ultrapassar. Uma solução automatizada, entretanto, pode trabalhar 24 horas por dia, sete dias por semana, sem perder sua eficiência. Além disso, uma máquina consegue fazer em alguns segundos aquilo que um colaborador demoraria dias para concluir.

Com isso, em vez de gastar recursos humanos preciosos com tarefas banais, você pode deixar o software cuidando delas enquanto reserva aos funcionários tarefas mais importantes, como preparo das entregas, criação de estratégias de vendas etc.

Redução de custos

O software, portanto, é capaz de entregar tarefas sem erros ou falhas, além de ter uma produtividade inalcançável. Isso reflete certamente em processos mais simples e em menores gastos com perdas. Consequentemente, esses são outros dois pontos positivos essenciais nas práticas de gestão modernas.

Além disso, há tecnologias novas que estão chegando para revolucionar a gestão logística. Ou seja, se você não investir em tecnologia agora, em algum momento, a conjuntura do mercado o obrigará a fim de manter a competitividade. Por exemplo, a Internet das Coisas (IoT) está cada vez mais presente. Com ela, vários sensores são instalados nos caminhões de transporte, prateleiras, freezers e tantos outros objetos, para monitoras as condições de armazenamento do produto.

Esses dados vão alimentar os softwares, que ajudarão seu pessoal a tomar decisões para evitar as perdas. Por exemplo, com etiquetas eletrônicas e sensores, há programas que são capazes de fazer o controle de estoque em tempo real, à medida que os produtos entram e saem das prateleiras.

Por exemplo: com o software certo, você pode gerar códigos automaticamente e imprimir etiquetas autocolantes. Também, não precisará mais fazer registros em diversos campos diferentes para atualizar o inventário. Apenas um campo de registro será necessário para a atualização geral, já que as informações são integradas e compartilhadas entre os departamentos envolvidos, como compras e vendas.

Fazer um inventário representa muito mais que apenas conferir a quantidade de mercadorias armazenadas. Um software para controle de estoque ajuda a otimizar a gestão do depósito, planejar compras de acordo com a demanda, identificar desperdícios, economizar recursos financeiros, acelerar o processo de vendas, facilitar o trabalho da contabilidade etc. Então, siga as nossas dicas e agregue melhorias que atingirão todos os setores da empresa.

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