Por que contar com um certificado digital para emitir NF-e e NFC-e? Entenda!

Um problema vivido por muitos empreendedores é a questão da segurança de seu comércio eletrônico. Muitas vendas acabam sendo perdidas, uma vez que os usuários se sentem ainda muito inseguros em compartilhar informações sigilosas e optam por não comprar no meio digital. Uma solução para esse caso é o uso do certificado digital para NF-e e NFC-e.

A utilização de um certificado permite à empresa emitir notas fiscais com total segurança em transações livres de fraudes, além de reduzir a burocracia. Continue a leitura para saber mais sobre o assunto e como utilizá-la em seu negócio.

O que é certificado digital?

Criado com o intuito de preservar a segurança dos dados na internet, o certificado digital é um arquivo eletrônico que cumpre a função de uma identidade digital. Nele são armazenados dados pessoais do titular, tais como datas de renovação, número de série, nome, assinatura digital entre outras informações confidenciais.

Os dados nele armazenados são criptografados, de forma que a sua segurança seja preservada durante o tráfego na internet. Ele possui ainda validade jurídica e pode ser utilizado tanto por pessoas físicas quanto jurídicas.

Como funciona o certificado digital para NF-e e NFC-e?

Antes de qualquer coisa, vamos entender o que é NF-e e NFC-e. Ambas são documentos eletrônicos para a transferência segura de dados pela internet, porém há algumas diferenças entre os dois tipos.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é mais comumente emitida em transações entre pessoas jurídicas, pois envolve circulação de mercadorias. A sua emissão substitui a nota fiscal comum impressa em papel e pode ser utilizada em atividades como compra, venda, transferência ou devoluções.

Já a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento muito mais simples do que a NF-e e é utilizada no varejo. Normalmente é emitida nas operações realizadas entre a empresa e o consumidor final. Ela substitui os cupons fiscais e a nota fiscal de venda ao consumidor.

Para emitir o certificado digital, é necessário que os interessados recorram a uma autoridade certificadora (AC), ela funciona como um cartório digital e será a responsável pela transmissão das informações.

Existem quatro tipos de certificados digitais:

• certificado A1: esse modelo tem a sua funcionalidade por meio de um software e pode ser armazenado em qualquer computador ou smartphone;
• certificado A3: o seu funcionamento se dá por meio de um hardware, um token ou um smart card. Esse hardware pode ser instalado em qualquer computador, mas é necessário ter o dispositivo físico para utilizá-lo;
• certificado digital para pessoa física (e-CPF): trata-se de uma versão digital do CPF. Ele pode ser utilizado para assinatura de documentos digitais e comunicação com a Receita Federal;
• Certificado digital para empresas (e-CNPJ): é um documento CNPJ eletrônico ligado diretamente à Receita Federal.

O certificado digital para Nota Fiscal Eletrônica e Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica deve ser sempre do tipo A1 ou A3, com finalidades distintas. O certificado do tipo A1 facilita o uso em diversas máquinas, podendo ser acessado em qualquer local do mundo, além de ser de fácil instalação. Deve ser renovado a cada ano.

Já o certificado digital A3 depende da presença de um dispositivo em mãos, pode ser um token, cartão ou pen drive. Ele pode ser utilizado em apenas um computador de cada vez. Sua validade é de 1 a 3 anos, porém o custo anual é mais barato do que o custo do certificado A1.

Por que usar certificados digitais?

O uso de um certificado digital é obrigatório para todas as empresas que precisam emitir notas fiscais e para as que são registradas no Simples com mais de três funcionários contratados. Ele também é uma exigência da Receita Federal para as firmas que estiverem inscritas no Lucro Real e Lucro Presumido, pois suas declarações devem ser entregues por meio eletrônico.

No entanto, mesmo os negócios que não constarem como utilização obrigatória podem e devem utilizar o certificado digital, pois seu uso concede a eles diversas vantagens. Vamos conhecer as principais delas nos parágrafos a seguir.

Vantagens do certificado digital

Uma delas é a diminuição da burocracia. Com a eliminação do uso de papéis, acabam-se os gastos com impressão de documentos, além dos custos realizados com cartório para assinaturas e reconhecimento de firmas e armazenamento de arquivos. Todo o conteúdo é produzido e armazenado por meio eletrônico.

Com isso, facilita-se a questão da mobilidade entre os envolvidos, que não precisam mais se deslocar de onde estão para poder assinar documentos. Sua utilização pode ser feita no computador da empresa ou no pessoal, em casa, ou mesmo durante uma viagem, oferecendo mais conforto a quem o utiliza. A empresa também não necessita mais alocar um funcionário para frequentes idas ao cartório.

Assim, o trabalho em geral se torna mais prático e ágil, especialmente na emissão de notas fiscais e transações bancárias. Também é eliminado o risco de perda de papéis, seja por meio de desastres naturais, seja por erro humano. Basta ter um backup de toda a documentação para garantir a sua segurança.

O uso do certificado digital é mais sustentável do que a versão em papel, pois com a sua utilização é notada uma significativa redução do desmatamento e do uso de recursos naturais. Até o ano de 2018, o país já havia sido impactado pela economia de mais de 76 bilhões de folhas de papel, além da redução de água e energia elétrica que eram necessários para suprir a demanda.

Porém, a principal vantagem continua sendo a segurança. Com os dados criptografados, o caminho percorrido pelo documento é rastreado. As fraudes e ataques são dificultados e o arquivo não poderá ser editado por terceiros. O documento é amparado por lei, garantindo a sua total segurança.

Assim, vimos que a utilização de um certificado digital para NF-e e NFC-e é de suma importância, mesmo que a empresa não seja obrigada a utilizá-lo. Com ele, as transações tornam-se mais seguras, ataques são evitados e a burocracia é reduzida, facilitando e agilizando todo o processo e tornando o serviço mais confiável aos olhos do cliente.

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