Por que auditoria em PME é importante?
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Falta de planejamento, de capacitação e de gestão são as principais razões que tem feito empresas brasileiras fecharem as portas, de acordo com o Sebrae. Apesar de ser uma prática comum quando se trata de investigações em grandes empresas, a auditoria em PME também é possível. Com ela, você pode identificar problemas nesses três pontos do seu negócio.
Mesmo que você tenha um bom fluxo de clientes e uma receita consolidada, não dá para ignorar aqueles furos no controle contábil da empresa. Para identificar fraudes, gastos desnecessários e encontrar formas para seu negócio crescer com mais segurança, é preciso fazer uma revisão detalhada de processos financeiros.
Neste artigo, você vai conhecer mais sobre o funcionamento de uma auditoria, por que elas são necessárias na gestão de uma PME e quais benefícios podem trazer.
O que é uma auditoria?
O termo auditoria vem do verbo em inglês “to audit”, que significa examinar e inspecionar. Geralmente, esses serviços são executados quando há a necessidade de melhorar processos, prevenir erros e fraudes e conferir a credibilidade do setor contábil.
Apesar de existirem auditorias especializadas, como as que verificam o cumprimento da legislação ambiental e o nível de segurança de informação, vamos no ater aos tipos de auditoria que envolvem o setor contábil, financeiro e fiscal.
Na maioria das vezes, uma auditoria segue o seguinte roteiro:
- mapeamento dos processos;
- identificação de riscos;
- classificação de controles internos;
- testes de controles internos;
- análise de resultados.
A primeira coisa a se fazer é conhecer suas rotinas e criar uma árvore de processos. Depois de tê-los mapeados, identifica-se os riscos no fluxo de cada um. Para isso, a equipe de auditores pode conversar com os gestores responsáveis ou analisar o processo diretamente.
Quando os riscos são identificados, chega a hora de mapear como eles podem ser evitados com controles internos. Quais procedimentos já existem com a função de evitar erros? Alguns exemplos são relatórios, contratos, planilhas, assinaturas, aprovações, carimbos e baixas.
Para identificar se há necessidade de ajustes ou criação de novos controles internos, é importante testá-los. Assim, a equipe de auditores descobre quais efetivamente funcionam, com a coleta de evidências.
Em geral, a auditoria também pode ser dividida entre interna e externa:
Auditoria Interna
Nesse tipo de procedimento, a empresa estabelece um funcionário — ou equipe de funcionários — para trabalharem como auditores. Apesar de ser comum dizer que esse tipo de auditoria não funciona bem, porque os funcionários não são independentes, ela é indicada para alguns casos.
Quando o foco é identificar problemas no cumprimento de regimentos, normas e políticas internas das empresas, elas são bastante eficientes. Mas, precisam de autonomia, e seus responsáveis devem ter capacitação.
Auditoria Externa
Apesar de serem ideais para empresas grandes, com capital aberto e investidores, uma auditoria externa também pode ser utilizada em PMEs. Elas são realizadas por empresas especializadas e costumam focar na análise contábil, com o objetivo de validar os dados financeiros.
Por que é importante realizá-la em pequenas e médias empresas?
Implantar uma auditoria em pequenos negócios traz resultados mais rápidos do que em grandes empresas porque os sistemas e processos são menos complexos. Assim, é possível fazer diagnósticos e encontrar a causa de problemas rapidamente.
Quando ela investiga a contabilidade da empresa, faz uma conferência dos dados registrados pela contabilidade, verificando a veracidade deles. Além de checar essa compatibilidade, a auditoria também verifica se o registro das movimentações que interferem no patrimônio da empresa cumpre as boas práticas.
É importante executar esse serviço porque ele garante melhor entendimento da situação da empresa e traz o conhecimento técnico dos auditores contratados para dentro dela. Além disso, eles não têm apenas capacitação, mas também experiência.
Como abordamos no tópico acima, uma auditoria mapeia os processos da empresa, identifica riscos, classifica e testa os controles internos. Essa análise faz com que você compreenda como funciona sua empresa e melhore sua gestão de finanças.
Quando você contrata auditores para revisar seu negócio, recebe recomendações e um laudo de profissionais qualificados. Afinal, ela não é só diagnóstico. Precisa ser propositiva e apontar os caminhos para a melhoria da empresa.
No caso das organizações de grande porte, com receita anual superior a R$ 300 milhões, a contratação de uma auditoria independente é obrigatória, como o indica o parágrafo 3 da lei 11.638.
Quais são os principais benefícios de realizar auditoria em PME?
Maior confiança
Quem precisa atrair investidores ou conseguir um simples crédito bancário, deve ter uma empresa com bom controle financeira. Depois de seguir as orientações de uma auditoria, é possível alcançar isso.
Mais detalhes para tomada de decisão
No fim das contas, uma auditoria precisa ter um caráter útil. A identificação dos riscos e dos ajustes a serem feitos nos controles internos geram informações relevantes. E é assim que toda decisão deve ser tomada, com base em dados.
Ao analisar o relatório final, você vai compreender se deve trocar funcionários, investir em qualificação, contratar algum software próprio para o varejo etc. Essa é, inclusive, uma tática que ajuda reduzir muitos problemas operacionais, já que esses programas automatizam processos e permite que a equipe foque no estratégico.
A hora de contratar uma auditoria é aquela em que você sente necessidade de dar racionalidade e profissionalismo à sua empresa. Uma dica importante é: não contrate uma auditoria apenas para apagar incêndios, quando a situação já está em crise.
Aproveite para avaliar minuciosamente sua empresa, enquanto você tem tempo para fazer ajustes, sem grandes sacrifícios. Para ajudar o serviço dos auditores, é importante você se preparar antes de recebê-los.
Veja algumas dicas do que fazer antes de começar a auditoria:
- selecione as áreas que deverão ser avaliadas;
- formalize seus processos;
- escolha um funcionário (ou um grupo) para acompanhar e esclarecer dúvidas dos auditores;
- escolha entre a auditoria interna e externa;
- defina um cronograma das equipes que serão avaliadas e entrevistadas para que as visitas das auditorias se encaixem na rotina da empresa.
Neste artigo, você conheceu um pouco mais sobre como funciona uma auditoria, quais procedimentos ela costuma utilizar, e por que é importante ter auditoria em PME. Elas dão confiança a investidores, garantem dados para a tomada de decisões e, em pequenos negócios, alcançam resultados de forma rápida e prática.
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