Como ganhar eficiência no seu pedido de compra? Descubra aqui!

Toda empresa tem como atividade a solicitação de bens e serviços necessários para o funcionamento das operações e, em razão de sua importância, é imprescindível que seja uma tarefa realizada da forma mais eficaz possível. Isso porque, com um pedido de compra adequado, é possível assegurar os melhores preços e condições de pagamentos, reduzir custos, garantir os suprimentos necessários para o negócio manter as atividades, entre outros.

Apesar de alguns gestores não darem a devida importância a essa função, ela pode ser vista como uma ferramenta estratégica poderosa para garantir a produtividade, evitar erros e promover um crescimento saudável da instituição.

Pensando nisso, elaboramos este post para mostrar como fazer um pedido de compra eficiente. Confira!

Entenda o valor estratégico do pedido de compra

As compras possuem um papel relevante quanto às vendas na composição do lucro. Por esse motivo, é necessário que o gerenciamento de pedido de compra seja desenvolvido de maneira estratégica, a fim de que o negócio atinja os resultados esperados.

Diante disso, toda compra deve ser muito bem elaborada, para que a utilização dos recursos financeiros disponíveis seja realizada da melhor forma possível.

Defina metas e objetivos

Antes de começar a fazer a compra, é preciso definir as metas e objetivos a serem alcançados. Por isso, junte os dados sobre as demandas dos setores, o demonstrativo de gasto de certo período, entre outras informações. Dessa forma, é possível estabelecer propósitos mais condizentes com a situação real da instituição.

Tenha controle rigoroso dos itens

Com o intuito de evitar gastos desnecessários, o departamento de compras precisa realizar um bom acompanhamento dos itens em estoque, analisando também os materiais essenciais para a produção.

Além disso, é recomendada a implementação de um sistema de automação de processos de compras, que gera mais agilidade e segurança aos processos. Dessa forma, consegue-se ter uma visão mais clara do estoque, vendas realizadas e o tempo de reabastecimentos das mercadorias, evitando despesas com a obtenção de produtos sem necessidade.

Mantenha-se informado

Outra dica importante é sempre informar-se em relação aos movimentos do mercado, por exemplo, novos produtos, comportamento dos clientes, demandas do setor, feedback de consumidores etc. Isso porque a informação é um fator primordial no auxílio à tomada de decisões.

Contudo, tenha em mente que é preciso averiguar esses dados com a tecnologia apropriada, já que decidir de forma especulativa, com base em opiniões subjetivas, pode não dar o mesmo resultado de quando a decisão é realizada por meio do cruzamento e análise de dados claros e precisos.

Crie uma boa gestão de fornecedores

Para que o pedido de compra seja gerenciado da melhor forma, também é preciso ter um bom relacionamento com os fornecedores. A companhia precisa de uma base boa e devidamente cadastrada, já que estes podem proporcionar vantagens competitivas e negociações atrativas.

Faça orçamentos

Realizar uma boa cotação é uma tarefa desafiadora em alguns casos, já que requer muita pesquisa pelos melhores preços, condições e uma boa negociação. Contudo, essa é uma etapa essencial para que a empresa possa minimizar os custos.

É importante lembrar que no processo de cotação, o preço não deve ser o único aspecto a ser avaliado. Tentar economizar no pedido de compra sem considerar a qualidade do material o da entrega pode gerar muitos prejuízos ao negócio, como a falta de produto provocada por atrasos na entrega, provocando a suspensão da linha de produção.

Treine a equipe de compras

É fundamental investir na formação da equipe de compras, já que assim os responsáveis estarão sempre atualizados sobre os itens mais inovadores, bem como seus benefícios competitivos e as melhores práticas comerciais.

Invista no alinhamento do setor de compras e estoque

Um estoque parado significa custos de armazenamento e possibilidades de perda de produtos, seja por erros decorrentes do período ocioso, seja pelo vencimento do prazo de validade.

Porém, a falta de materiais também diminui os lucros ou até mesmo provoca mais prejuízos para a companhia. Por esse motivo, os setores de compras e estoque devem trabalhar juntos, para conseguir realizar a oferta máxima de mercadorias com o estoque mais reduzido possível, sem prejudicar as atividades.

Nesse caso, é importante analisar os históricos de compras e vendas, além de fazer uma previsão de demanda eficaz, identificando o estoque de segurança. Assim, a organização disponibiliza um bom atendimento e não precisa elevar a quantidade de armazenamento.

Analise as vendas da organização

Ter um controle apropriado das vendas feitas e manter as informações atualizadas é necessário para aumentar a eficiência do pedido de compra. Assim, é possível detectar quais são os produtos com maior giro, os itens oferecidos e entender quais mercadorias são vendidas em um tempo determinado.

Com base nesses dados, o comprador consegue avaliar outros pontos, como o valor médio pago por material e por fornecedor, montante das compras mensais e o fornecedor mais vantajoso para casa produto. Também possibilitam realizar uma boa previsão de vendas, que deve ter como base o lucro bruto, projetando o volume de materiais necessários.

Elabore uma programação de compras

Após a elaboração do planejamento, crie uma programação de compras que vai ajudar a não perder prazos importantes, além de favorecer a organização da rotina de trabalho. Essa programação também é interessante para os fornecedores, que, ao não serem requisitados de surpresa, não deixarão a companhia na mão.

Quais as vantagens de otimizar o departamento de compras?

Para aumentar a eficiência do setor, uma das melhores estratégias é automatizar as tarefas. Por meio da implementação de ferramentas tecnológicas, todo o processo se torna mais simples e otimizado. Entre as principais vantagens estão:

• controle mais preciso sobre as aquisições;
• concentração da equipe em outras funções importantes para o desenvolvimento da empresa;
• facilitação dos processos relacionados aos fornecedores;
• criação de pedido de compra e vinculação entre nota fiscal e pedido;
• aumento da produtividade;
• redução de erros;
• controle das condições de pagamento;
• elaboração de cálculo do custo dos produtos etc.

Ou seja, por meio dos recursos adequados você aprimora continuamente a gestão de compras, garantindo que está recebendo o produto de acordo com o requisitado, tanto em quantidade quando em valor, assegurando que a empresa não tenha prejuízos.

Agora que você já sabe como aumentar a eficiência do pedido de compra, aproveite para fazer uma pesquisa e encontrar o sistema mais adequado para o seu negócio, afinal, ele proporciona a confiabilidade e segurança necessárias nos momentos de tomar decisões. Além disso, monitore os resultados para ter a certeza de que as práticas implementadas estão produzindo o retorno esperado, garantindo o bom funcionamento das operações.

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