O que é nota fiscal de entrada e como emiti-la? Aprenda agora!

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Emitir a nota fiscal de entrada corretamente é essencial para a boa gestão e administração de um negócio, tendo em vista a sua contribuição no controle das mercadorias constantes no estoque. Dessa forma, é muito importante que ela seja feita com muita atenção, uma vez que qualquer falha nesse processo pode gerar grandes transtornos e impactos no orçamento, prejudicando a administração da empresa.

Quer entender melhor o que é a nota fiscal de entrada, além de saber quando e como sua emissão deve ser feita? Então, continue a leitura!

O que é nota fiscal de entrada?

Trata-se de um documento que serve como comprovação fiscal da entrada de produtos no estoque da empresa. A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal de entrada se dá nos seguintes casos:

  • entrada de uma mercadoria importada, pelo fato da não validade de notas fiscais estrangeiras no Brasil;
  • compromisso da companhia compradora em retirar ou transportar o produto;
  • quando não houver imposição para que o vendedor emita notas fiscais;
  • retorno de industrialização quando se dá por um profissional autônomo ou avulso;
  • emissão de nota fiscal de saída quando ocorrer a devolução de mercadoria por parte do cliente;
  • entrada de produtos comprados por meio de leilões ou casos parecidos;
  • saída de mercadoria para algum evento em especial, retornando para a empresa.

Como acontece a entrada de mercadoria?

A entrada de um produto pode ocorrer de duas maneiras:

  • nota de saída emitida pelo fornecedor — acontece quando a organização que vendeu a mercadoria para a sua empresa, emite a NF-e. Ela disponibiliza o arquivo XML do documento para que você possa armazená-lo e dar entrada em seu sistema para fazer a entrada e o acompanhamento fiscal correto;
  • emissão de nota de entrada — sua empresa emite a nota fiscal para entrada de produto no estoque/ativos. Esse processo é realizado quando houver um dos cenários descritos acima.

Como é realizado o lançamento da nota fiscal de entrada?

Para emitir a nota fiscal de entrada, é usado um formulário apropriado para a instituição emissora do documento com a marcação no campo que identifica a entrada de mercadorias. Quando o documento regista a entrada de um produto adquirido de um não contribuinte do ICMS, as informações sobre alíquotas e apuração do imposto precisam ser deixadas em branco e o imposto será mensurado na saída ou revenda da mercadoria.

A nota fiscal precisa ser registrada em um software de gestão específico e, preferencialmente, com integração aos outros setores da empresa. O fornecedor emitente do documento precisa ser identificado, os produtos devem ser cadastrados, com a inserção de todos os dados, como códigos, unidade de medida, descrição, valor, quantidade etc.

Algumas empresas utilizam um mecanismo que faz a leitura dos 44 dígitos da chave de acesso da nota fiscal. Esse procedimento pode ser realizado com um equipamento de identificação de código de barras. 

Alguns sistemas fazem o download do arquivo XML diretamente do portal da nota fiscal eletrônica, simplificando o procedimento de registros de notas fiscais de entrada da sua organização, dispensando o lançamento manual de cada um dos itens que estruturam o documento. É importante dar atenção ao seu arquivamento, já que muitas empresas guardam somente o DANFE e esquecem que o principal documento a ser armazenando é o arquivo XML.

Além disso, todas as notas fiscais de entrada deverão, obrigatoriamente, ser lançadas no Livro de Registro de Entradas pela própria companhia contribuinte do ICMS, com o destaque do valor do imposto calculado em relação a cada compra, conforme o regulamento do ICMS em cada estado.

Quem deve emitir a nota fiscal de entrada?

Todas as instituições e pessoas jurídicas autônomas contribuintes do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) que recebem e transportam produtos e serviços de suas companhias devem, por lei, emitir a nota fiscal de entrada. Então, mais que um simples processo burocrático, essa é uma forma de manter o negócio dentro da legalidade, de modo a evitar transtornos.

Como adquirir o XML de uma nota fiscal recebida?

Para assegurar que todos os procedimentos que fazem parte da emissão da nota fiscal de entrada sejam realizados de maneira correta, é fundamental que exista uma rotina bem delineada dentro da empresa.

Uma vez definida a importância de obter o XML das notas fiscais de entrada para ter a guarda legal e regularização dos processos internos da organização, veja como conseguir a XML diretamente no Portal Nacional da Sefaz:

  • acesse o portal nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
  • selecione a opção consulta NF-e completa;
  • informe a chave de acesso da NF-e (44 posições que integram o identificador único da nota fiscal);
  • consulte o status da nota fiscal de entrada e com o certificado digital do destinatário e clique para baixar o XML da nota fiscal.

Por ser muito importante para o gerenciamento do negócio, é preciso baixar a nota fiscal eletrônica sempre que for emitida. Mas realizar esse processo todos os dias se torna muito cansativo.

Para as companhias que têm uma grande quantidade de notas, essa função se torna ainda mais difícil, pois além de adquirir o XML da nota fiscal de entrada, existem outras especificidades que englobam esse ato e documento.

Armazenar os arquivos XML é muito importante nos casos de fiscalização da Receita Federal, sem falar que essa tarefa contribui muito na busca e acesso de informações quando preciso, tornando mais ágil e eficaz o gerenciamento do negócio. Dessa forma, não há dúvida que é fundamental registrar adequadamente a nota fiscal de entrada e seus respectivos documentos fiscais, tanto em meio digital (XML) quanto físico (DANFE).

Agora que você já sabe o que é e a importância de emitir a nota fiscal de entrada, para evitar erros e tornar a rotina da empresa — que já precisa lidar com tantas tarefas — mais fácil, automatizar os processos pode ser uma excelente ideia. Isso porque será possível controlar melhor os estoques, reduzir custos, integrar as informações, calcular automaticamente os impostos e demais ações que fazem parte do gerenciamento do negócio.

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