O emissor gratuito de NF-e chegou ao fim, e agora?

Em 2017, os aplicativos para emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) gratuitos da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de São Paulo e do Maranhão foram desativados. As empresas que utilizavam esses métodos precisam, portanto, buscar novas alternativas para emissão de nota eletrônica. 

Emitir notas fiscais é uma tarefa essencial para as empresas, portanto alterações relacionadas a essa atividade devem ser acompanhadas de perto pelos empresários. É importante manter-se atualizado sobre o tema para evitar problemas com a Receita Federal e para uma gestão fiscal eficiente do negócio como um todo.

Neste post vamos abordar os motivos que levaram ao fim do emissor gratuito de NF-e e as opções que os empresários que utilizavam o sistema têm agora. Confira: 

Qual a importância da emissão da NF-e?

A nota fiscal serve para comprovar a realização de transações envolvendo produtos e mercadorias ou a prestação de serviços. A NF-e é a nota fiscal em formato eletrônico, que é definida pela Receita Federal como um documento unicamente digital para documentar, para fins fiscais, operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. 

Para que tenha validade jurídica, a NF-e deve ser emitida com o uso da assinatura digital do remetente e a autorização de uso fornecida pelo Fisco. 

Por que o sistema foi cancelado?

O fim do emissor gratuito de NF-e aconteceu devido a uma série de fatores, entre eles a baixa usabilidade dos sistemas e o fato de que houve uma grande debandada das empresas, que passaram a utilizar sistemas similares ao invés do fornecido pelas Secretarias da Fazenda tanto de São Paulo quanto do Maranhão, que eram as duas que forneciam as alternativas gratuitas. 

No caso do aplicativo fornecido pela unidade do Maranhão, por exemplo, muitos usuários reclamavam de problemas para emissão das notas, instabilidade dos servidores que atendiam ao sistema e dificuldade de download do software. 

Já em São Paulo, empresários relatavam problemas com algumas versões do software e havia uma baixa taxa de adesão dos empresários ao aplicativo: segundo dados da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, a grande maioria das empresas utilizava soluções próprias para gerar notas fiscais eletrônicas. De acordo com estatísticas do órgão, as NF-e geradas via emissores próprios somavam 92,2% do total.

Esses dados refletem o fato de que, cada vez mais, as empresas decidem utilizar sistemas e plataformas de gestão online para simplificar a operação do negócio. Esses programas podem ser integrados a softwares internos e facilitar as tarefas administrativas, contribuindo para a agilidade e compliance do negócio. Isso se aplica também à emissão e administração de notas fiscais.

Diante dessa constatação, é natural que o governo opte pela extinção de sistemas que representam um custo de manutenção para o Estado e que têm problemas de usabilidade. Por esses motivos, ambos sistemas foram descontinuados a partir do segundo semestre de 2017.

Cabe lembrar que o fim dos sistemas impacta não apenas a emissão de nota fiscal eletrônica, mas também quem utilizava os sistemas para emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Como escolher um sistema para emissão de NF-e? 

O fim do emissor gratuito de NF-e é uma oportunidade para as empresas avaliarem sua gestão de documentos fiscais e considerarem a utilização de softwares especializados para otimização desses processos. Assim, a empresa poderá se tornar mais ágil e competitiva não apenas para emissão e gestão de notas, mas também ao liberar a equipe dessas atividades, que podem consumir muitas horas de trabalho. 

Além de automatizar processos burocráticos, softwares de gestão contribuem para que as empresas tenham um maior controle do negócio. Ao visualizar de maneira simplificada pedidos de compra, venda e o estoque, por exemplo, o negócio ganha agilidade na sua gestão. 

Portanto, para escolher um sistema de NF-e é preciso considerar a demanda da sua empresa como um todo, os sistemas disponíveis no momento e as vantagens que diferentes softwares podem trazer para o negócio e a equipe. 

Quais os benefícios de automatizar a gestão?

Entre os benefícios que a empresa poderá colher com a automatização da gestão de notas fiscais, por exemplo, podemos listar: 

• menos estresse para a equipe, já que os sistemas gratuitos eram sujeitos a falhas;
• economia de tempo, pois a emissão nos softwares da Fazenda era lenta e burocrática; 
• melhoria de processos, pois com as alterações provocadas pela automatização a empresa e os funcionários terão uma oportunidade estratégica de avaliar e reestruturar os fluxos de trabalho.

Além disso, a empresa também ganhará: 

Mais rapidez

Ao adotar um sistema de gestão eficiente, a empresa ganhará agilidade. Isso porque o software pode oferecer uma integração detalhada entre todos os setores da empresa em interfaces simplificadas.

A gestão fiscal, como um todo, também ganha velocidade porque não é mais necessário realizar a digitação de cada documento: é possível importar esses arquivos por meio do software de gestão. Dessa forma, a rotina administrativa da empresa é simplificada.

Menor custo

Com o tempo que se economiza para a equipe, o software de gestão pode ser uma boa estratégia para poupar com recursos humanos. Além disso, existem opções voltadas para pequenas e médias empresas, com preços acessíveis.