Nota fiscal em contingência? Saiba como proceder!

A nota fiscal de contingência off-line se trata de uma prática adotada durante a emissão da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), nos casos em que ocorre falta de conexão entre a companhia e a Sefaz. Dessa forma, tais documentos são gerados e impressos independentemente de autorização prévia.

Apesar de menos burocrático, o processo acaba gerando muitas dúvidas entre as pessoas. Com o intuito de esclarecê-las, elaboramos este post abrangendo os principais pontos. Confira!

Quando utilizar a nota fiscal de contingência off-line?

Diversos motivos podem levar à necessidade de emitir a nota fiscal de contingência off-line, como problemas de rede na empresa ou instabilidade do site da Sefaz, entre outras causas que impossibilitam a transmissão e autorização da nota. Como consequência, são gerados atrasos e lentidão nos caixas da empresa, o que deixa os clientes insatisfeitos.

Além disso, existem ocasiões em que os web services da Sefaz estão totalmente indisponíveis. Ao tentar emitir a NFC-e, a página pode responder com uma mensagem de “serviço paralisado”. Nos casos citados, será necessário recorrer à nota fiscal de contingência off-line para continuar o processo e realizar a devida emissão do documento fiscal.

Como funciona a emissão da nota fiscal de contingência off-line?

É importante ter em mente que a nota não será emitida de forma imediata para a Sefaz. Por isso, o XML da NFC-e precisa ser salvo para que seja enviado quando o problema de comunicação for solucionado. Apenas depois disso a nota fiscal será devidamente autorizada.

O período permitido para o envio é de no máximo 24 horas após a emissão do XML. O passo a passo da geração da nota por contingência é parecido com o normal, mas traz algumas especificidades. Por exemplo: na emissão do XML, o campo <tpEmis>, que aponta a forma de emissão, precisa ser adicionado do valor 9 = emitido em contingência.

Além disso, alguns campos adicionais necessitam de preenchimento. O espaço <dhCont> precisa conter a data e hora de entrada da contingência, ao passo que o <xJust> deve ser preenchido com a causa para o uso da contingência off-line da NFC-e.

Já a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal do Consumidor, muito importante na emissão da NFC-e (já que se trata do cupom necessário para liberar o cliente), precisa ser impresso em duas cópias no caso da contingência em nota fiscal. Uma será entregue ao cliente e a outra deve ser mantida na empresa. Também é preciso que contenha a mensagem “emitido em contingência”.

No momento em que a conexão com a internet ou demais problemas forem resolvidos, é necessário enviar a nota fiscal eletrônica do consumidor para a devida autorização. Nos casos em que ela for rejeitada, deve-se corrigir as informações.

Tenha em mente que os dados do cabeçalho não podem ser modificados. Isso leva ao risco de problemas, tendo em vista que o cliente já não está mais presente com o cupom relativo à nota, que seria considerada inválida. Por este motivo, é muito importante realizar validações de esquema rígidas antes de encaminhar uma nota fiscal em contingência. Depois da autorização da NFC-e, basta arquivar o XML da nota fiscal em um local seguro.

Que cuidados devem ser tomados com esse tipo de emissão?

Não é necessária a autorização prévia do Fisco para fazer a emissão no modo em contingência. Contudo, é fundamental ver a possibilidade desse recurso como uma exceção, sendo que a regra é a emissão de NFC-e com a autorização em tempo real.

Isso se deve ao fato de que, caso o Fisco perceba que o estabelecimento usa de forma exagerada e sem justificativa esse mecanismo, é possível que solicite esclarecimentos e até limite a utilização desse modelo em seu negócio.

Além disso, é preciso investir na infraestrutura de sistemas usados na empresa. Não se esqueça de que, ao utilizar a nota fiscal em contingência, você assume o risco de perda dos dados do documento fiscal emitido dessa forma — até que eles constem na base de dados do Fisco. Uma ferramenta que ofereça tranquilidade aos processos, além de conexão segura e confiável, vai garantir que tudo transcorra da melhor forma.

Quais são os riscos em relação ao Fisco?

O Fisco já conseguiu identificar que parte dos contribuintes usa a contingência online de maneira desnecessária, já que em muitos casos não existe o apontamento de qualquer problema operacional ou técnico.

Pelo fato de a NFC-e emitida em contingência online necessitar ser enviada para autorização, há o risco de rejeição, provocando eventuais retrabalhos e problemas com o cliente, uma vez que a movimentação comercial já aconteceu. Além disso, o varejista fica sempre susceptível a sanções por perda de prazo.

As notas fiscais de contingência apenas estarão disponíveis para acesso público pelos consumidores via portal da Sefaz ou por meio da consulta com o QR Code, depois de terem sido retransmitidas ao Fisco. Por isso, existe o risco de denúncias ou reclamações de clientes que não encontrarem sua NFC-e na consulta feita depois da venda.

Como deve ser feito o armazenamento da nota fiscal de contingência?

Você deve, obrigatoriamente, guardar o arquivo das notas fiscais pelo período mínimo de cinco anos. Esse prazo considera que o Fisco, mesmo depois de receber a NFC-e para autorização, pode solicitá-la ao realizar uma fiscalização.

Então, armazenar os documentos fiscais pode ser essencial para auxiliar nas tomadas de decisões em seu estabelecimento. Isso porque o acesso aos dados ocorrerá de forma simplificada, já que eles estarão presentes no arquivo XML das notas fiscais. Também é possível evitar possíveis problemas caso haja a necessidade de esclarecer algumas informações perante o Fisco.

Conseguiu entender como funciona o uso da nota fiscal de contingência? Então, para garantir um uso adequado, é importante contar com o auxílio de ferramentas que realizem a interface desse procedimento off-line, já que alguns requisitos devem ser respeitados e o emissor precisa se adequar a todas as regras. Assim, será possível desfrutar de segurança, tranquilidade e confiança.

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