Saiba como descobrir se a empresa está em dia com o imposto de renda

O Brasil é prolífico em normas e leis complexas. O imposto de renda não foge a essa regra. Realizar a análise da legislação fiscal do país, com certeza, é uma tarefa intricada. Existem centenas de documentos fiscais, tributos e obrigações acessórias.

De acordo com o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), o país edita, diariamente, 700 normas. Apenas no setor tributário, já foram editadas mais de 350 mil normas desde a promulgação da Constituição de 1988.

Neste post, reunimos meios de você conferir se uma empresa está em dia com o imposto de renda. Acompanhe!

Emita certidões negativas

É importante verificar semestralmente se a sua empresa está em dia com suas obrigações tributárias. O consumidor, interessado na compra de um produto ou contratação de um serviço, também tem direito de verificar a situação da empresa.

Uma das formas mais práticas para garantir que uma empresa esteja em dia com o imposto de renda e suas obrigações tributárias, em geral, é checar o seu status junto a determinados órgãos.

Ao encontrar a situação em dia, é possível, então, emitir Certidões Negativas de Débito, que têm validade legal e certificam que, naquela data, a empresa não tinha dívidas ou pendências, seja com encargos municipais, estaduais ou federais. As certidões também atestam que a situação da empresa juridicamente está regular.

A emissão periódica dessas certidões facilita o trabalho do contador da empresa e a auditoria do negócio. As certidões também são úteis para pleitear financiamentos ou para a inscrição em processos de licitação.

Consulte o status da empresa

Mas onde realizar a emissão dessas certidões negativas de débito? Alguns sites são essenciais para esse processo. Eles dividem-se entre as esferas municipal, estadual e federal.

As principais Certidões Negativas de Débito são:

Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União — para atestar que o cidadão está em condição regular com relação à Secretaria da Receita Federal e à dívida ativa da União, é possível emitir esta certidão.

Ela certifica que não há débitos ou pendências cadastrais no nome de determinada pessoa e que não houve omissão na entrega da declaração do Imposto de Renda. Essa certidão pode ser emitida no site da Receita Federal.

Certidão Negativa de Débito (CND)/Certidão Positiva de Débito com Efeitos de Negativa (CPD-EN), que pode ser emitida no site da Previdência Social.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas — para consultar a regularidade do empregador, é possível acessar a área de serviços ao cidadão da Caixa Econômica Federal. Lá, são fornecidas informações sobre pagamento de FGTS e CRF para os fins previstos em lei.

Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União — esta certidão sinaliza que a pessoa jurídica não faz parte do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.

O cadastro, organizado pelo Tribunal Superior do Trabalho, reúne informações dos 24 Tribunais Regionais do Trabalho do país. Lá, estão todos os devedores inadimplentes em processo de execução trabalhista definitiva.

Caso a consulta a essas certidões revele a existência de débitos ou irregularidades, consulte um advogado e um contador.

Esses profissionais devem atuar em conjunto para identificar o problema e realizar a regularização da situação da empresa.

É importante evitar que as dívidas acumulem-se, pois esse cenário pode gerar processos judiciais dispendiosos e um grande impacto negativo no equilíbrio econômico-financeiro da empresa.

Realize os pagamentos em dia

Para evitar problemas com o imposto de renda, a melhor estratégia é realizar o pagamento dos tributos em dia.

É importante verificar, com o contador ou com a área contábil da empresa, se a companhia está enquadrada no regime tributário mais adequado, considerando:

• localização;
• perfil;
• estrutura de capital;
• ramo de atuação;
• lucratividade;
• modelo de contratação de funcionários;
• possibilidade de utilizar isenções e incentivos fiscais.

Tendo em vista essas informações, é necessário manter um calendário das tributações que se aplicam à empresa, saber quais os valores devidos, quando foi realizado o pagamento, quem foi o responsável e assim por diante.

Dessa forma, criam-se processos para a rotina contábil da empresa.

Automatize o sistema

Diante do complexo cenário fiscal brasileiro, até mesmo profissionais capacitados e com conhecimento na área podem beneficiar-se de sistemas automatizados para gerenciar as obrigações tributárias da empresa e facilitar o pagamento do imposto de renda.

Para isso, existem os softwares de gerenciamento,que têm o objetivo de possibilitar que as empresas definam as melhores estratégias de gestão e atuem em função dessa estratégia, de forma organizada e controlada.

Esses sistemas poderão:

• analisar o histórico de transações da empresa;
• fornecer um panorama em tempo real das transações financeiras do negócio;
• classificar as despesas operacionais;
• analisar a margem de lucro;
• calcular estimativas de faturamento;
• prover uma plataforma de análise estatística dos dados.

A automatização do sistema permite calcular as alíquotas que recairão sobre as transações. Dessa forma, os gestores não precisam realizar os cálculos manualmente.

A utilização dessa ferramenta permite que a empresa tenha uma noção muito mais objetiva e analítica dos seus deveres e gastos tributários.

Dessa forma, fica mais fácil avaliar como esses tributos incidem sobre as despesas de cada departamento. Com isso, a empresa pode aprimorar sua gestão e minimizar os custos do negócio.

Organize as notas fiscais eletrônicas

Uma das questões que podem ser abordadas com a automação do gerenciamento é a organização das notas fiscais eletrônicas.

Documento que atesta a venda de produtos e prestação de serviços, a nota fiscal eletrônica (NF-e) valida a operação com uma assinatura digital.

Portanto, cada operação comercial gerará uma NF-e que, por sua vez, deve ser armazenada em formato XML. Tanto a empresa quanto o consumidor devem guardar esse registro por cinco anos — portanto, o software de gestão pode facilitar o arquivamento do documento. 

Agora que você sabe emitir Certidões Negativas de Débito e conhece softwares para gerir o setor tributário da empresa, trace a melhor estratégia para o seu negócio para a realização da gestão fiscal e do pagamento dos tributos com responsabilidade, sem correr nenhum risco com o imposto de renda.

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