Gestão de notas fiscais: saiba como fazê-la com mais eficiência

Na administração de uma empresa, uma tarefa que consome tempo e energia é a gestão de notas fiscais. A atividade é burocrática, requer atenção e muita organização, afinal, as notas são documentos de extrema importância.

Contudo, exatamente por ser um trabalho desgastante e maçante, muitas vezes os gestores ficam em dúvida de como realizá-lo de forma adequada e facilitar a rotina da empresa.

Diante disso, separamos algumas dicas que poderão auxiliá-lo e que tornarão o procedimento mais eficiente e mais rápido:

1. Estabeleça uma rotina de processos

Reúna os seus funcionários responsáveis e combine com eles uma sequência de ações que serão adotadas em casos de emissão ou recebimento de notas fiscais. Defina quais registros serão feitos, como as notas serão arquivadas, quais os trâmites imprescindíveis para a conferência da autenticidade das notas, com qual frequência será realizada esta conferência etc.

Essa medida, apesar de simples, é essencial para tornar o procedimento harmônico e reduzir o risco de erros. Além disso, se todos estiverem cientes das obrigações e de como executá-las, ficará mais fácil trabalhar em equipe.

2. Sempre confira a autenticidade das notas fiscais

Ao receber as notas fiscais, é essencial acessar o site da Fazenda e conferir a autenticidade de cada uma delas. A tarefa não toma muito tempo e evita problemas de cunho financeiro e tributário.

Para executá-la, clique na aba “Serviços” e acesse a opção “Consultar NF-e completa”. Depois, informe a Chave de Acesso da nota fiscal, que está anotada no DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e possui 44 dígitos. Feito isso, as informações estarão disponíveis na tela do computador e você poderá conferi-las com calma.

3. Mantenha as notas fiscais organizadas

Pense em uma maneira prática para arquivar as notas fiscais. Uma opção que pode ser interessante é criar um arquivo físico para as notas de entrada e um arquivo eletrônico para as de saída, porque assim você reduz o espaço destinado aos documentos impressos e ainda facilita o trabalho de busca.

É claro que a tarefa de separar e organizar documentos não é das mais prazerosas, contudo, o que é preciso tem mente é que devido à importância das notas fiscais, é essencial que os gestores e funcionários consigam localizá-las sem dificuldades.

Além disso, com um arquivo em ordem, o trabalho rotineiro será mais rápido e mais eficiente, o que possibilitará a destinação do tempo para atividades mais produtivas e mais prazerosas.

4. Utilize um software de gestão de notas fiscais

A vantagem de utilizar um software para a gestão de notas fiscais é que por meio deles você terá maior agilidade no momento de lançar os dados, de conferir as notas fiscais e de acompanhar os prazos de pagamento de cada uma delas.

Outro aspecto importante a se considerar é que alguns softwares de gestão possibilitam de um controle mais eficiente e seguro das transações realizadas. Alguns sistemas, por exemplo, incluem um módulo chamado MD-e (Manifestação do Destinatário Eletrônico), que faz o download automático do arquivo na versão XML e evita a emissão de notas fiscais sem o consentimento do proprietário do CNPJ.

É comum que os gestores fiquem inseguros no momento de realizar a contratação, contudo, a insegurança vai embora assim que eles percebem os benefícios trazidos por esses softwares, principalmente no que se refere à redução do tempo gasto em cada tarefa.

Pense, por exemplo, que não será necessário separar periodicamente os documentos para enviar ao contador. Da mesma forma, os dados registrados uma vez ficam salvos e podem ser reutilizados em todas as operações seguintes.

5. Fique sempre atento aos prazos de pagamento das notas ficais

Pagar em dia é essencial para evitar dores de cabeça e juros. Por isso, organize as notas fiscais por data de vencimento e crie um procedimento de verificação para evitar atrasos. Uma possibilidade é agrupar as notas por vencimento semanal e no início de cada semana já realizar todos os pagamentos necessários.

Contudo, independentemente da maneira que você escolher, lembre-se de que ela tem que se eficiente, afinal, o descumprimento das obrigações não contribuirá em nada para a boa imagem do seu negócio.

6. Mantenha um bom relacionamento com os seus clientes e fornecedores

Por mais qualificada e eficiente que seja a sua equipe, é certo que ela pode vir a cometer alguns erros. Exatamente por isso é essencial manter um relacionamento saudável e atencioso com os seus clientes e fornecedores.

Acredite: com gentileza e uma boa conversa você terá a possibilidade de solucionar os problemas que vierem a surgir sem ter que recorrer aos trâmites burocráticos e ao pagamento de taxas extras.

Além disso, um bom relacionamento pode trazer benefícios indiretos como a indicação de novos clientes ou as críticas positivas sobre o seu negócio para terceiros ou pela internet.

7. Fique atento à postura dos seus clientes

Uma questão interessante a ser observada é a postura dos clientes. Alguns sempre pagam em dia, outros costumam atrasar. Observar essa questão facilita na hora de gerenciar as notas, de controlar o fluxo do caixa da empresa e de organizar as finanças.

8. Sempre converse com o seu contador

É essencial informar o contador de todas as estratégias adotadas para a gestão eficiente das notas fiscais. Como responsável pelas contas da sua empresa, ele precisa estar atualizado de tudo.

Além disso, com um diálogo constante, vocês poderão agregar conhecimentos e trocar experiências que tornarão o serviço diferenciado e qualificado.

Com todas essas dicas, certamente o trabalho ficará mais fácil e claro, mais agradável de ser realizado. São medidas simples que terão um grande impacto na rotina empresarial.

Isso sem contar que com tudo organizado e automatizado, os seus funcionários terão mais satisfação na hora de realizar as tarefas, o que é essencial para o bom relacionamento e para a criação de um ambiente de trabalho saudável e agradável.

Entenda que a gestão de notas fiscais não pode ser vista unicamente como uma atividade burocrática e desgastante. É preciso pensá-la como uma atividade essencial para o seu controle sobre o crescimento e desenvolvimento do seu negócio.

Para começar a implantar as mudanças, acesse o site da Orientec e descubra ótimas maneiras de automatizar as notas fiscais.