Gestão de Compras: 7 dicas para otimizar os processos e reduzir custos

Com o passar dos anos, as empresas perceberam a necessidade de evoluir em suas estratégias de negócios. E um dos processos que mais se desenvolveu foi a gestão de compras, pois notou-se que uma otimização nesta área proporcionaria estoques sempre cheios, melhor qualidade dos produtos e, consequentemente, mais faturamento.

Essa gestão está diretamente ligada à competitividade, devendo estar presente em processos logísticos e nas tomadas de decisões. E, também, pode contribuir para alcançar a tão sonhada redução de custos.

Contudo, atingir os resultados almejados não é uma tarefa tão simples. E, quanto maior for a empresa, mais trabalhosa é essa técnica e maiores são as áreas que cuidam das tarefas envolvidas e da quantidade de fornecedores.

Confira, neste post, 7 dicas de como otimizar os processos de compra de seu negócio e, ainda, reduzir custos!

1. Analise a gestão de compras, estabeleça metas e crie um plano de ação

Antes de pensar em otimização do gerenciamento de compras, você precisa analisar como está sendo conduzido o processo atual. Para tal, conte com resultados e indicadores atingidos que possam apontar dados como:

• quantidade de compras efetuadas;
• compilação de custos;
• prazos;
• qualidade dos produtos e serviços ofertados.

Ao diagnosticar os pontos mencionados, investigue o que pode ser aperfeiçoado e observe o que está funcionando de forma otimizada, estabelecendo metas possíveis para as etapas que estão causando dificuldades.

Em seguida, trace um plano de ação para alcançá-las, divida em pequenos passos a fim de acompanhar seus resultados de perto. Quanto mais você conhecer, mais assertivas serão suas decisões.

Verifique se, depois de todas as mudanças, tudo está como planejado. Lembre-se de que este processo não é estático, ele necessita de acompanhamento frequente.

2. Use o benchmarking

Essa metodologia visa melhorar a qualidade de processos de gestão mediante análises práticas e contínuas. No benchmarking, os resultados de sucesso de outras empresas são apanhados como exemplo e futuras melhorias são traçadas com base em tais empresas.

Ao ter conhecimento de atitudes bem-sucedidas de gestão, você pode se inspirar nelas para retomar o crescimento e a inovação do seu negócio.

3. Invista em SRM (Gestão de Relacionamento com Fornecedores)

O SRM é imprescindível para que seu negócio cumpra um bom gerenciamento de relações com os fornecedores de mercadorias, que você oferta aos clientes.

Para isso, procure:

• saber mais sobre os fornecedores;
• registrar dados das negociações e relacionamentos;
• incentivar maneiras que possam acelerar e garantir um melhor fluxo de informações, que estejam ligadas à cadeia de suprimentos.

Desta maneira, suas parcerias de mercado serão mais confiáveis e suas negociações serão mais sólidas.

Vale ressaltar que é bom ter, no mínimo, três fornecedores por produto. Isso lhe permite a chance de variar, quando necessário, e examinar os preços que estão cobrando no mercado.

Se sua equipe de vendas focar somente em um ou dois fornecedores, sua empresa ficará em uma posição desfavorável para negociar redução de preços por compras em massa, por exemplo.

Outra situação que dá desvantagens à empresa é quando a demanda de produtos não é prevista, uma vez que a pressa dos compradores pode fazer o fornecedor subir o preço da mercadoria.

Portanto, tenha um amplo registro de preços para evitar adquirir produtos por valores muito altos.

4. Faça gestão de cotações e gerencie os pagamentos

Não há lucro somente em vendas, mas também com a utilização correta do capital da empresa e com a busca de bons preços para a compra de produtos e serviços necessários para eventuais manutenções.

Procure as melhores ofertas por meio de cotações e compare as propostas sugeridas, buscando o melhor custo-benefício.

Após receber os produtos pedidos, é importante que você administre as datas dos pagamentos para continuar recebendo os melhores serviços. Mantenha um canal de diálogo aberto para informações sobre avisos de recebimento de quitações e faturas.

5. Utilize um software eficiente

Adote um programa ERP para ajudar sua empresa a estruturar processos, automatizar compras e gerar informações relevantes em tempo real, como cadastros, cotação, pedidos, pagamentos e recebimentos.

Este software deve oferecer uma plataforma totalmente integrada e flexível, para analisar e gerir os resultados dos procedimentos estratégicos, gerenciais e operacionais da área do ramo comercial. O objetivo é gerar recursos para serem usados no futuro, que garantem uma posição de destaque frente aos concorrentes.

6. Otimize a gestão de estoques

Não se esqueça que estoque parado é sinônimo de dinheiro parado e aumento de custos de armazenagem/conservação. É preciso anotar com muita precisão os produtos que estão e os que não estão presentes no estoque.

Selecione profissionais que possam arcar com essa responsabilidade. A própria equipe do almoxarifado pode fazer os inventários, com medições constantes, para auxiliar no processo de gestão. Dessa forma, você terá conhecimento da situação real e poderá estabelecer as melhores medidas de controle.

Evite ser imprudente como muitas empresas que negligenciam suas reposições de estoque! Estabeleça uma política de demandas para oferecer uma gestão de estoque bem-feita.

Para itens de maior rotatividade, empregue o modelo de reposição contínua, em que os pedidos são gerados no momento em que o estoque atinge o ponto de reposição. A grande vantagem disso é que o nível de estocagem fica mais baixo, reduzindo gastos com armazenagem.

Práticas como estas dão a oportunidade de reposição nos momentos certos, evitando possíveis atrasos e insuficiência de itens estocados.

7. Capacite seus funcionários

Para que as dicas que foram ditas acima sejam empregadas da maneira correta, os colaboradores precisam entender a lógica e o funcionamento da empresa. Seu time deve estar focado nos objetivos da empresa para que todos os processos sejam concluídos da melhor forma possível.

Invista em palestras, workshops e cursos que emitem certificados. Assim, sua equipe se sente valorizada e torna-se mais produtiva e eficiente em suas tarefas, gerando mais:

• comprometimento;
• sucesso e rapidez nas negociações;
• tempo para discutir melhorias.

Além de tudo isso, reduz também a taxa de turnover (desligamentos) e gastos com treinamentos de novos funcionários.

Com as 7 dicas explanadas ao longo deste artigo, esperamos que você possa fazer uma gestão de compras otimizada na sua empresa com reduções de custos significativas. Basta que você e sua equipe se comprometam e se atentem às novas políticas e métodos que estão surgindo no ramo.

O que achou do post de hoje? Agora que você já sabe como melhorar sua gestão de compras, que tal aproveitar o gancho desta leitura para saber como organizar a Gestão de Finanças de sua empresa?