Escrituração contábil fiscal: migração de ECF para NFCe

Você sabia que a Nota Fiscal agora pode ser enviada por SMS? E que esse novo processo de digitalização economiza papel e torna mais fácil o controle de notas fiscais pela loja? Essas e outras alterações na escrituração contábil fiscal estão ocorrendo, pois o sistema está migrando de ECF para NFCe.

Se você ainda tem alguma dúvida sobre essa transformação, sobre quais os aparatos estão sendo simplificados e quais são as principais diferenças, continue a leitura e descubra que o processo é mais simples do que parece!

O que é a NFC?

A NFC, isto é, Near Field Communication, é um aparato tecnológico que permite a transferência de dados entre dispositivos, sendo dispensável o uso de fios ou cabos. Essa é uma inovação que vem trazer mais velocidade e otimização para as operações realizadas nas lojas de varejo.

Essa adaptação tem origem no padrão de identificação por radiofrequência, um sistema de identificação automática por sinais de rádio. No entanto, ao ser usada para fins comerciais, com o objetivo de ser mais segura, limitou a distância para 10 centímetros de distância.

O NFC também permite o compartilhamento de fotos de músicas entre os aparelhos celulares. Ou seja, sua função pode auxiliar o varejista a obter outros arquivos por meio do sistema.

Com essa tecnologia não será mais necessário ter conexão com o WhatsApp ou outros aplicativos de comunicação para fazer transferências. Basta aproximar os aparelhos e selecionar o arquivo que você deseja compartilhar.

O que muda entre NFCe e ECF?

O NFCe visa facilitar muitos processos de pagamentos, transferências e identificação. Com isso, será possível fazer transações rápidas e, na maioria das vezes, sem a necessidade de máquinas de leituras. Veja os principais aspectos que vão passar por modificações!

Emissão de Nota Fiscal

O antigo Emissor de Nota Fiscal não pedia nenhuma conexão com a internet, pois a transmissão de informações ocorria por meio do SEFAZ. Ele era fundamental para as empresas, pois comprovava as transações comerciais.

Já a NFCe é um documento digital que veio para facilitar, automatizar e modernizar esse processo. Ela é emitida com a validação por parte do Fisco e elimina a necessidade de impressoras fiscais. Isso porque a comunicação com o SEFAZ acontece em tempo real.

Outro aspecto seguro é que o documento liberado tem um código QR e isso facilita o acesso aos detalhes das notas pelos usuários.

Quais são as obrigatoriedades?

No início de 2020 já espera-se que todos os estados do Brasil já tenham se adaptado ao novo modelo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Para emitir a NFCe é preciso ter:

• inscrição estadual em situação regular;
• ter um certificado digital;
• software que emita as notas;
• computador conectado à internet;
• Código de Segurança do Contribuinte;
• certificação digital.

Após o lançamento das notas, o cancelamento pode ser feito. No entanto, o prazo pode variar de 30 minutos até 48 horas. Além disso, é preciso lembrar que as regras da NFCe têm algumas diferenças de um estado para outro. Assim, é importante conferir quais normas funcionam para a sua localidade.

Em Minas Gerais, por exemplo, a maioria dos prazos referentes a essa determinação já ocorreram. Eles são determinados pela Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais. Os contribuintes começaram a se inscrever voluntariamente a partir do dia primeiro de março de 2019. A partir de então, gradativamente, os setores de lojas e supermercados foram se adaptando.

O último prazo estabelecido ocorre no dia primeiro de fevereiro de 2020, em que os contribuintes com renda bruta anual inferior ou igual a 4,5 milhões devem entrar para as novas regras. No entanto, o indicado é que essas modificações sejam feitas o quanto antes, para evitar problemas de adaptação e burocracias.

É importante também ficar atento ao prazo de cessação. Quando o ECF deixar de ser utilizado, vai ser preciso providenciar a intervenção técnica e finalizar o uso do antigo equipamento. De acordo com o decreto, a cessação é responsabilidade do varejista. Entretanto, depois do prazo de sazonalidade, o Estado cancelará automaticamente a autorização do uso do ECF.

Como a tecnologia pode simplificar a escrituração contábil fiscal?

A transformação digital traz diversas vantagens para o varejista. A adaptação pode ser lenta para alguns donos de negócio e as modificações, intensas. Mas após o período para adquirir costume com as novas exigências, será possível perceber como os processos serão simplificados. Confira abaixo as vantagens!

Economia e otimização

A economia está relacionada aos processos financeiros e à otimização de tempo. Em primeiro lugar, com a NFCe não serão necessárias impressoras fiscais e, por isso, haverá economia tanto em papel quanto com tinta, para algumas empresas. E, segundo, o sistema funcionará 24 horas e pode ser aberto a qualquer momento.

Mais acessibilidade para o consumidor

Para o consumidor também há vantagens. Ele não precisa ficar restrito apenas ao documento físico. Pelo QR Code é possível acessar a nota em qualquer lugar — basta ter acesso à internet. Portanto, assim que todos os postos comerciais estiverem adequados à NFCe, os clientes notarão a diferença e perceberão como o processo está sendo agilizado.

Simplifica o trabalho do contador

Com a NFCe o contador terá o seu trabalho mais centralizado, sem a necessidade de imprimir tantos documentos ou vias, como Redução Z, Lacres, Revalidação, comunicação de ocorrências. O trabalho poderá ter foco mais estratégico, com o grupo voltado para questões referentes ao andamento do negócio.

Diminui os erros de lançamentos

Não haverá mais problemas com os erros de lançamentos, pois será disponibilizado para o sistema um arquivo .XML utilizado para a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas. Assim, a contabilidade receberá todos os dados eletrônicos, e as responsabilidades sobre as declarações serão agilizadas.

A escrituração contábil fiscal passa por processos transformadores, mas é dessa maneira que o empreendedor varejista terá suas informações mais seguras e organizadas. Além disso, ele encontrará uma forma de ter uma melhor gestão de controle de sua empresa, reduzindo o trabalho operacional e tendo tempo para aumentar a produtividade e os lucros.

Quer saber mais detalhes sobre o assunto e receber um bom suporte? Então, entre em contato conosco, pois estamos disponíveis para auxiliá-lo!