Entenda o que é certificado digital e para que ele serve!

Com o desenvolvimento tecnológico, algumas ferramentas foram criadas com a finalidade de simplificar as atividades do dia a dia e tornar os processos mais seguros. Por isso, é importante que você saiba o que é certificado digital.

Trata-se de um conceito que tem se tornado cada vez mais comum no ambiente empresarial, principalmente nos negócios que estão em fase de expansão e lidam com um grande volume de documentos sigilosos e que precisam estar protegidos de ataques cibernéticos e demais riscos.

Pelo fato de oferecermos esse tipo de solução tanto para pessoa jurídica quanto pessoa física, elaboramos este post para que você entenda o que é um certificado digital, para que serve, suas vantagens e demais pontos relevantes. Confira!

O que é certificado digital?

É um arquivo digital que funciona como uma espécie de assinatura digital. Possui validade jurídica e assegura proteção às operações digitais e demais atividades via internet. Com isso, tanto as pessoas físicas como jurídicas podem se identificar e assinar eletronicamente de qualquer local do mundo com mais rapidez e segurança.

O certificado digital representa o que há de mais inovador quando falamos de proteção de dados e informações transmitidos pela web, tendo em vista que sua tecnologia foi desenvolvida especialmente para propiciar garantia e identificação das pessoas envolvidas.

Qual é a função dessa ferramenta?

O certificado digital foi criado com o objetivo de evitar que os responsáveis percam tempo fazendo presencialmente muitas coisas que poderiam ser realizadas on-line de forma prática. Várias atividades podem ser substituídas por movimentações via internet com garantia da autenticidade e com a proteção dos dados trocados.

Quais são as principais tarefas?

Entre as principais tarefas estão:

• execução de transações bancárias;
• assinatura e envio de documentos por meio digital;
• login em plataformas virtuais com segurança;
• desburocratização de processos, considerando que dispensa o reconhecimento de firma;
• otimização do tempo, já que os serviços serão feitos via internet;
• garantia da validade jurídica dos arquivos eletrônicos, entre outros.

Quem precisa ter um certificado digital?

Todas as pessoas físicas ou jurídicas que pretendem executar certas atividades on-line de forma segura e autenticada. Esse recurso não é uma opção para todos, mas uma exigência. Por exemplo, companhias que emitem nota fiscal eletrônica, enquadradas no regime tributário de Lucro Real ou Lucro Presumido, devem utilizar o certificado digital.

Quais são os tipos de certificado digital existentes?

Duas modalidades de certificados digitais são concedidas pela ICP-Brasil: certificados tipo A (A1, A2, A3 e A4), utilizados para fins de identificação e autenticação, e certificado tipo S (S1, S2,S3 e S4), que são destinados a atividades sigilosas. Eles se diferenciam pela maneira como é realizada a geração e tamanho das chaves, pela validade e tipo de armazenamento.

O A1 corresponde a um arquivo digital que é instalado no computador ou no emissor de notas fiscais eletrônicas e tem validade de 1 ano. Já o A3 se trata de um dispositivo físico ou token, parecido com um pen drive, e possui a validade de 1 ou 3 anos.

Além disso, existe o modelo de cartão, semelhante ao cartão de memória, que deve ser inserido em um dispositivo para conectar à máquina. Por isso, será preciso de uma leitora de certificado digital para utilizá-lo. Os três tipos mais comuns são:

• e-CPF: é um certificado digital usado para pessoas físicas. Apesar de o empresário poder usá-lo para assinar digitalmente documentos como representante legal da organização, ele não serve para fazer emissão de notas fiscais eletrônicas;
• e-CNPJ: é o certificado adequado para as companhias, pois possibilita a autenticação da empresa em diversos processos;
• NF-e: mesmo que o e-CNPJ seja útil para emitir notas fiscais eletrônicas, esse certificado digital é exclusivo para essa finalidade. Portanto, mais adequado, considerando que se um colaborador for responsável por essa atividade, não ocorrerá o risco de usar o certificado digital de forma indevida para outras funções.

Quais são as principais vantagens?

O certificado digital gera uma série de vantagens para os membros envolvidos no processo. Conheça algumas delas:

• aumento da credibilidade;
• otimização do tempo;
• redução da burocracia;
• segurança dos dados e informações;
• eliminação do risco de fraudes, entre outros.

Além disso, os certificados digitais possuem integração com sistemas de gestão implementados pelas empresas, simplificando a emissão de documentos fiscais e os envios para os órgãos fiscalizadores.

Um grande benefício do uso de sistemas próprios são os registros das informações, que ficam arquivados na ferramenta e podem ser utilizados em novas solicitações, gerando uma maior agilidade ao emitir notas fiscais e reduzindo eventuais erros, o que resulta em aumento de produtividade.

Como é possível adquirir um certificado digital?

Após conhecer o que é certificado digital, é necessário que você entenda como funciona o processo da obtenção de um. Eles devem ser emitidos por entidades autorizadas. Por isso, primeiramente, é preciso procurar por uma autoridade certificadora (AC) ou uma autoridade de registro (AR) para adquirir um item.

A autoridade certificadora tem o objetivo de associar uma identidade a uma chave e incluir esses dados em um certificado digital, mas, para isso, o solicitante deve fornecer documentos comprobatórios de identificação.

A AR tem uma responsabilidade intermediária, a qual pode solicitar certificados digitais às ACs, mas não tem o poder de emitir esse documento de forma direta. Cada país tem sua infraestrutura de chaves públicas (ICP), isto é, um grupo de técnicas, políticas e procedimentos definidos para que a certificação digital tenha respaldo legal e forneça vantagens reais aos adquirentes.

O Brasil definiu como parceira a ICP-Brasil para essa finalidade, instituição que tem autonomia para gerar as chaves da autoridade certificadora. Além disso, para normatizar as atividades exercidas pela autoridade e de registro, foi estabelecido o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI)

Saber o que é certificado digital é fundamental para os empreendedores, já que se trata de uma tendência cada vez mais usada dentro do mercado e que pode trazer muitos benefícios. No caso de alguma dúvida, você pode contar com o auxílio de um contador, o qual pode esclarecer questões diretamente ligadas à regularização do seu negócio.

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