Entenda a importância do software de controle de estoque nas empresas

Quem acompanha o nosso blog já sabe da importância das tecnologias para o setor varejista. Com o uso de ferramentas e metodologias avançadas, é possível melhorar a prestação de serviço e fazer a empresa crescer. Desse modo, um empresário deve acompanhar as tendências do mercado e utilizar um software de gestão de estoque.

Alguns profissionais negligenciam essa questão e acabam tomando atitudes que atrapalham o desempenho do negócio. Além de gastar muito tempo na realização de processos manuais, isso faz com que seus clientes não tenham uma boa experiência de consumo com os produtos.

Dessa maneira, a gestão de estoque automatizada é um fator fundamental para o sucesso no varejo. Por isso, neste post, você vai aprender um pouco mais sobre o assunto. Explicaremos o conceito de software de estoque e citaremos suas principais vantagens. Tenha muita atenção na leitura e tire todas as suas dúvidas!

O que é o software de gestão de estoque?

O estoque é uma peça-chave no planejamento de um supermercado. Analisando-o, é possível determinar a quantidade de produtos a ser comprada e tomar decisões com base nas tendências de consumo do mercado.

Ao implementar um software de gestão de estoque na empresa, você ganha mais segurança, pois é necessário ser um usuário autorizado por meio de senha para ter acesso às informações gravadas, o que reduz as chances de manipulação de dados.

Por meio de sua automação, ele também confere uma maior praticidade. A maioria dos sistemas disponíveis no mercado é intuitiva e de fácil aprendizagem.

Como muitos desses softwares são disponibilizados na nuvem, oferecem ao cliente uma maior portabilidade, pois seus dados podem ser acessados a partir de qualquer computador, em qualquer lugar do mundo, bastando utilizar seu login e senha.

Um software de estoque permite realizar essas e inúmeras outras funções com rapidez e velocidade. Além disso, sua utilização possibilita a criação de um planejamento estratégico e o acompanhamento dos indicadores de desempenho da gestão.

Por exemplo, quando um determinado produto acaba no estoque, é preciso realizar um novo pedido. Se ocorrer uma demora ou algum outro problema, nessa situação, as mercadorias podem não chegar a tempo, fazendo com que os clientes busquem por seus concorrentes.

Então, as quantidades armazenadas no estoque devem ser mantidas em níveis razoáveis, para que o consumo não seja prejudicado.

Qualquer decisão errada pode colocar em risco a credibilidade da empresa. Com essa ferramenta, você tem autonomia para solucionar os gargalos operacionais e financeiros que atrapalham o trabalho de sua equipe. Outras de suas funções são:

• controle de operações bancárias;
• histórico de pedidos de compra e venda por clientes;
• emissão de notas fiscais eletrônicas;
• controle contábil e gerencial.

Quais são suas principais funcionalidades?

O software de controle de estoque traz diversas funcionalidades que auxiliam na gestão eficiente das mercadorias do supermercado. Todas elas devem funcionar de acordo com as legislações vigentes, o que garante a movimentação segura do estoque.

Veja, a seguir, algumas das principais funcionalidades de um software de estoque.

Cadastro de produtos e fornecedores

Para realizar um bom controle de estoque, é fundamental ter um cadastro de todos os produtos e fornecedores da empresa. O software permite incluir, alterar e apagar as informações quando necessário; assim, é possível contar com dados sempre atualizados.

Com ele, é possível registrar todos os dados importantes relativos aos produtos, como os fornecedores de cada um, os preços praticados, descontos, quantidades disponíveis no estoque, entre outras informações.

Controle de pedidos

Para que nenhum produto falte no estabelecimento, é preciso controlar a relação com os fornecedores e fazer o acompanhamento dos registros de compras.

O software de estoque permite acompanhar as datas de solicitação e entrega dos pedidos, o cumprimento de prazos e a qualidade do atendimento prestado pelos fornecedores.

Disponibilidade de produtos

É importante estabelecer metas de vendas para alavancar o crescimento do supermercado, mas, para que elas sejam atingidas, é preciso que as mercadorias estejam sempre disponíveis para os clientes.

Quando uma nota fiscal de entrada ou saída é processada, as quantidades dos produtos em estoque são atualizadas no software, o que permite controlar melhor o inventário.

Com a ajuda do software, fica mais fácil acompanhar a disponibilidade dos produtos e manter sempre um estoque mínimo de todos eles. Para isso, ele se baseia no giro diário do produto — quantidade média vendida em um período — e é capaz de estimar a quantidade de dias que o estoque disponível é capaz de cobrir mantendo o mesmo ritmo de vendas.

Além disso, o software é capaz de destacar por cores o nível de cada produto em estoque, o que facilita a visualização das informações. Assim, é possível saber, de forma rápida e intuitiva, quais itens estão em falta, em excesso, necessitam de reposição, estão separados para troca ou encontram-se em promoção.

Compras e vendas

Com o software de controle de estoque, é possível registrar as entradas e saídas de mercadorias de forma simples e prática. Desse modo, você pode saber quais são os itens mais buscados no estabelecimento, fazer uma estimativa mais eficiente das vendas e planejar melhor a aquisição de novos produtos.

Dessa forma, é possível calcular a frequência adequada de reposição de cada um dos produtos na loja e estipular as melhores datas para fazer os pedidos de compra aos fornecedores, otimizando os investimentos no estoque e evitando desperdícios de mercadorias.

Análise de perdas

O software permite registrar as perdas de produtos ocorridas no estabelecimento de forma organizada. É possível filtrá-las de acordo com o fabricante ou fornecedor dos produtos, por exemplo, e saber quantas unidades foram perdidas.

Assim, o supermercado pode usar os dados para planejar formas de evitar que o problema se repita e saber o valor que cada uma das perdas representa para o faturamento do negócio.

Quais os benefícios de contar com o software de estoque?

Agora, chegou o momento de descobrir os benefícios que o software de controle de estoque proporciona para uma gestão. Veja-os abaixo.

Automatização de processos

O tempo dita muitas regras nos relacionamentos empresariais. Em alguns casos, a automação de processos é uma ótima solução para quem deseja gastar o menor período de tempo possível.

Ela cria um sistema interligado, que monitora tudo o que acontece no supermercado. Quando uma negociação é realizada, o inventário é atualizado e você pode acompanhar o ritmo das vendas. Em outras palavras, uma única ação ativa vários procedimentos da hierarquia empresarial, como o cálculo de impostos, a emissão de notas fiscais e a baixa da mercadoria.

Redução de erros

Não é difícil ocorrerem erros no controle de estoque realizado manualmente — basta que um funcionário se esqueça de dar baixa em um produto ou que o financeiro digite um número errado. Pode ser uma pequena diferença, que passa despercebida aos nossos olhos, mas que, no final, causa um enorme problema ao gestor.

Com o uso do software, a margem de ocorrência de erros diminui consideravelmente. Os relatórios são gerados automaticamente e identificam discordâncias nas informações armazenadas, tornando todo o processo muito mais seguro e confiável.

Monitorar a integração entre fornecedor e empresa

O software de gestão de estoque é capaz de informar ao gestor sobre os produtos em falta e que precisam de reposição. Por meio dos relatórios emitidos, a empresa tem total controle sobre os pedidos feitos ao fornecedor, o prazo de entrega e se ocorreu alguma falta na totalidade dos itens pedidos e recebidos.

Com a análise desses dados, a empresa pode verificar quais são os seus melhores fornecedores e quais entregam com mais urgência e traçar mais adequadamente o seu plano de negócios.

Integração entre as equipes

Um supermercado não é composto apenas pelo setor de estoque. Existem outras áreas que também são necessárias para a obtenção de resultados positivos, como o setor jurídico e o financeiro. Desse modo, todos devem trabalhar em conjunto e com informações atualizadas e confiáveis.

O software de controle de estoque realiza todas as ações que você deseja e atualiza as informações no banco de dados. Assim, todas as áreas são integradas e podem acessá-lo de maneira rápida e eficiente.

Previsão e controle de vendas

O mercado consumidor pode surpreender um empresário muito experiente e capacitado. O que hoje é considerado um suprassumo por todos pode se tornar obsoleto em um curto intervalo de tempo. Por isso, é necessário estar preparado para propor soluções rápidas e que tragam bom retorno financeiro.

Essa ferramenta tecnológica compila todas as informações do estoque e cria relatórios instantaneamente. A análise desses dados permite a identificação de mercadorias em falta ou em excesso e possibilita a visualização do fluxo de vendas.

Como consequência disso, um gestor tem mais segurança para estimar pedidos aos fornecedores sem que o fluxo de caixa seja comprometido, com redução dos riscos.

Diminuição de despesas

A redução de custos é o desejo da maioria dos empresários, não é mesmo? Tendo em vista que o software de controle de estoque faz com que a empresa realize seus procedimentos no mundo digital, há redução no consumo de papéis e de tintas de impressoras. Todas as informações são geradas e armazenadas eletronicamente, o que aumenta o valor por hora de trabalho dos colaboradores.

Além do mais, há possibilidade de redução do quadro de funcionários, já que todas as funções são realizadas com mais rapidez e automaticamente, permitindo a formação de um time de trabalho mais enxuto e eficiente.

Módulos adequados ao segmento

É importante optar por um software que esteja de acordo com o seu segmento de mercado. Muitos disponibilizam a opção modular, na qual o gestor decide quais módulos contratar, adaptando-os à realidade da sua empresa. Com essa opção, você recebe um serviço personalizado e aumenta a eficiência de sua gestão.

Melhoria na precisão dos inventários

Em um supermercado, o fluxo de mercadorias deve ser analisado com muita atenção. Esse software faz um controle rigoroso de toda a movimentação do inventário. Com informações em tempo real, o risco de erros, falhas ou imprevistos é reduzido drasticamente.

Além do mais, o sistema pode alertá-lo quando a data de validade de um lote de produtos estiver vencendo, facilitando a criação de promoções.

Escopo para decisões estratégicas

A utilização de um software fornece um equilíbrio entre o fluxo de consumo e seu estoque e auxilia o gestor em sua tomada de decisão. A partir da automação do processo, dos relatórios emitidos e da integração que ele oferece entre os diversos setores, é possível ao profissional ter uma visão globalizada de sua empresa.

Com esses dados, o empreendedor toma conhecimento dos pontos fortes e das fraquezas de seu estabelecimento. Assim, descobre qual setor ou fornecedor não está correspondendo adequadamente e tem conhecimento das informações necessárias para corrigir as falhas.

Respeito às legislações

Todo supermercado deve respeitar as leis e regulamentações que existem no setor varejista. O cálculo de impostos precisa ser feito de maneira correta. Por automatizar esses processos, o software de controle de estoque evita o pagamento de multas, que atrapalham o orçamento financeiro.

Como escolher o software de estoque adequado?

O mercado consumidor nunca foi tão competitivo quanto hoje em dia. A disputa por novos clientes exige muito empenho e dedicação de um dono de supermercado. Além de oferecer produtos de qualidade, ele deve tomar decisões eficientes e que coloquem a sua gestão à frente de seus concorrentes.

Isso só é possível com o uso de ferramentas avançadas e que fornecem informações atualizadas e concretas. O software de gestão de estoque aumenta a produtividade do negócio, reduz erros e falhas e permite a criação de um ambiente sustentável e moderno.

Lembre-se, também, de que o software fornece relatórios e recursos avançados para gestão comercial, administrativa, bancária e financeira.

Então, antes de tomar qualquer atitude, faça uma pesquisa e encontre uma solução eficiente e que possa ser adaptada às necessidades e aos objetivos do seu empreendimento. Um fator que deve ser levado em consideração é que as funcionalidades devem ser pertinentes às necessidades do supermercado.

Certifique-se de que os módulos disponíveis cumprem com o que seu estabelecimento necessita. Analise bem o que é oferecido no sistema de controle de estoque. Ele deve ser capaz de gerenciar o processo de compra e venda, emitir relatórios precisos, ser intuitivo e seguro. E o mais importante: deve caber dentro do seu orçamento.

Analisando minuciosamente todos os fatores envolvidos, é possível adquirir o software de estoque ideal para o seu supermercado, algo que, conforme vimos, é primordial para melhorar a gestão do seu empreendimento.

Você quer saber na prática como um software de gestão pode ajudar a controlar melhor o estoque de seu supermercado? Faça já uma demonstração gratuita de nosso software e descubra todos os benefícios!