Emissão de NFC-e: como otimizar a emissão no varejo?

A emissão de NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) já é uma realidade em quase todo o território brasileiro. Esse novo documento fiscal surgiu para substituir os antigos cupons e notas fiscais de venda ao consumidor. Porém, sabemos que mais um desafio surgiu com essa inovação do Governo Federal.

Afinal, como realizar a emissão e o gerenciamento desse tipo de documento fiscal? A resposta para isso é bem simples: com um bom software de gestão!

No artigo de hoje, explicaremos as principais vantagens de um software gestão para a emissão de NFC-e. Acompanhe!

Fornecimento de QR Code

O QR Code é um código de barras bidimensional que carrega um vasto número de informações. Ele pode ser facilmente escaneado por câmeras de celulares.

Os dados podem ser convertidos em textos, endereços de URL, números de telefone, localizações, contas de e-mail e em mais uma infinidade de opções.

Inicialmente, ele era utilizado apenas por determinados seguimentos da indústria. Contudo, atualmente, encontramos o QR Code em uma série de outros lugares, entre eles, nas Notas Fiscais ao Consumidor Eletrônicas.

Isso abre um leque de opções tanto para a pessoa que adquire um produto, que pode pesquisar os dados da NFC-e, tanto para a empresa, que pode utilizar o QR Code para realizar importações para dentro do sistema ou, simplesmente, realizar consultas.

Por isso, é importante que o sistema que emite esse documento fiscal seja capaz de gerar esse código.

Integração com outros sistemas

Outra função muito importante e que precisa estar presente em seu sistema é a possibilidade de integração com outros softwares, principalmente ERPs (sistemas integrados de gestão empresarial). Isso porque o emissor precisará se comunicar com outras ferramentas de gestão integrada para transmitir as informações geradas a partir dele.

Quando essa opção não está disponível, é muito comum que os colaboradores do setor fiscal da empresa tenham que dedicar horas do dia digitando esses dados manualmente dentro do sistema de gestão integrada que você utiliza.

O software que já possui integração com outros ERPs é capaz de realizar esse procedimento em poucos minutos, ou até segundos, dependendo do volume de movimento.

Assim, uma tarefa que demoraria dias para ser realizada pode ser concluída com sucesso em tempo recorde!

Além disso, a integração também evita possíveis erros, que são muito comuns em procedimentos de digitação. Ademais, esses trabalhos costumam ser cansativos e entediantes e ocupam grande parte do dia de um colaborador.

Utilização em dispositivos móveis

Ao notarmos a explosão da internet no mundo dos negócios, podemos perceber que essas mudanças ocorreram principalmente nos dispositivos mais utilizados, como computadores pessoais e notebooks.

Entretanto, estamos presenciando uma mudança que muitos jamais acreditariam, os modernos celulares já estão ocupando o lugar das máquinas maiores da informática. Portanto, não dá mais para utilizar um sistema que não permita o acesso via dispositivos móveis, como smartphones ou tablets.

O ser humano está cada vez mais em busca de atividades que simplifiquem o seu dia a dia. Assim, o acesso de sistema por via “mobile” tem se tornado um grande diferencial, capaz de influenciar a decisão de muitos empresários na hora de selecionar um emissor de NFC-e.

Imagine a seguinte situação: você está em uma reunião em outra cidade, a quilômetros de distância da sede da empresa. Suponhamos que surgiu um problema com um cliente que não recebeu o seu respectivo documento fiscal após a sua compra.

Com um emissor que permite o acesso às suas funções por meio de um celular, você pode, tranquilamente, emitir a NFC-e e enviar para o seu cliente por meio de um endereço de e-mail. Pronto: um grande transtorno acabou de ser superado sem dor de cabeça!

Facilidade no armazenamento

Aqui está outra função que precisa constar em seu sistema de emissão de NFC-e. Assim como a nota fiscal eletrônica (NF-e) e outros documentos fiscais digitais ou físicos, a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica também precisa ficar armazenada por certo período de tempo.

Ocorre que o que deve ser guardado não é apenas o documento auxiliar ou o comprovante de entrega, senão também o arquivo XML gerado e enviado à SEFAZ do seu estado. Esse é o documento mais importante e que precisa ser armazenado por, no mínimo, 5 anos.

Portanto, o emissor de NFC-e precisa ter a função de realizar o armazenamento e o backup periódico dos arquivos XML gerados. A falta desse tipo de documento pode acarretar multas pesadíssimas para a empresa. E os valores incidem sobre cada arquivo não encontrado!

Assim, dependendo da quantidade, a empresa pode gerar um problema muito sério causado por um simples descuido que poderia ter sido resolvido se ela soubesse escolher o sistema emissor ideal para o seu tipo de negócio.

Cálculo de tributos

Por fim, vamos destacar uma das funções mais importantes de um sistema emissor de NFC-e principalmente para empresas que atuam no varejo: a possibilidade de cálculo dos tributos. A legislação que regulamenta esse tipo de ação no Brasil é extremamente ampla e complexa.

Sendo assim, é de extrema importância que você possa contar com o apoio de uma ferramenta que utiliza os dados fiscais gerados pela própria plataforma para calcular os impostos devidos pela empresa em determinado período.

Assim, você pode alimentar os dados sobre as alíquotas, bases de cálculo, reduções, isenções e substituições uma única vez, atualizando-os sempre que essas informações mudarem. Assim, com poucos cliques, você terá em mãos todos os cálculos tributários do seu negócio.

Com essas informações, basta conferi-las com o seu contador ou assessoria tributária, gerar as guias e efetuar o pagamento na rede bancária. Além de economizar tempo realizando cálculos extensos e complexos, você evita que erros de apuração sejam cometidos, o que pode gerar problemas no futuro.

Utilizando um software com essas funções, a emissão de NFC-e jamais será um problema para o seu negócio! Assim, além de atender a todas as exigências da legislação, você terá um departamento fiscal mais organizado e integrado com todas as áreas da sua empresa.

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