Cuidado! Fique atento para escolher um ERP seguro para o seu negócio

Uma das formas de facilitar a emissão de NFes é usando um ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão empresarial). Neste post, você vai conhecer melhor a relação entre ERP e fraude fiscal.

Nos últimos anos, o Brasil passou a adotar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Aplicada a várias fases do processo de vendas — de acordo com o porte, região e ramo de atividade da empresa —, a NFe substitui a nota fiscal de papel e oferece vários benefícios.

Para o governo, ela melhora o controle no cruzamento de informações e, com isso, aumenta o índice de redução de fraudes. Já para as empresas, as vantagens incluem mais facilidade na emissão do documento e melhor controle sobre os lançamentos fiscais.

Empresas que ainda usam a nota fiscal tradicional podem se beneficiar do uso da versão eletrônica: vale se informar se já está disponível para seu ramo de negócio. Com elas, os processos são otimizados e trazem benefícios para a organização. Entre eles, destacam-se:

• a redução de uso de papel e menor impacto ambiental;
• a fiscalização facilitada em paradas de caminhões nas estradas e, consequente, redução no tempo de entrega de mercadorias;
• o menor custo de armazenamento de documentos;
• o controle de documentos fiscais facilitado.

Saiba mais sobre a importância de escolher um ERP seguro para a sua empresa!

A gestão integrada e sua relação com a segurança

Já há algum tempo, os ERPs têm sido adotados pelas empresas que buscam melhorar a administração geral do negócio. Ferramentas bastante poderosas, eles permitem gerenciar todos os aspectos da corporação — entre eles, a emissão das NFes.

Uma das formas de lançar corretamente as NFes é usando um ERP com módulo financeiro. Ele tem todos os produtos cadastrados com os devidos códigos e é configurado de acordo com o regime tributário da companhia. 

Quando uma nota fiscal é lançada, os impostos são calculados automaticamente pelo sistema, que já inclui a descrição correta dos produtos. Assim, evitam-se os dois erros mais comuns na emissão das NFes: o cálculo incorreto de impostos e a descrição errada de produtos.

A relação entre ERP e fraude fiscal

Quando se opta por uma solução dessas, porém, é fundamental verificar a qualidade do software e a idoneidade dos desenvolvedores. Isso porque é possível que a empresa esteja cometendo um delito sem sequer saber disso.

Recentemente, em março, uma operação da Polícia Civil, em conjunto com a Secretaria da Fazenda de Santa Catarina e a Receita Federal, foi montada para investigar atividades fraudulentas ligadas a ferramentas instaladas em um sistema ERP especializado na sonegação de impostos. Por 18 meses, foi investigada uma empresa que desenvolve esse tipo de software.

Um dos módulos da solução controlava vendas com ou sem a emissão de NFes e em quantidades ou valores inferiores aos faturados. Assim, as empresas-clientes eram beneficiadas pelo esquema: ao não emitir NFes — e não pagar os respectivos tributos — concorriam de forma desleal com quem cumpre as obrigações tributárias.

Estimativas da investigação indicam que a sonegação fiscal proporcionada pelo uso do software pode chegar a R$ 1 bilhão — com base na comparação da movimentação financeira com o faturamento declarado pelas empresas investigadas.

Chamada de F7, a operação recebeu esse nome porque o software foi desenvolvido com aparência de regularidade, para que apenas quem tivesse conhecimento da fraude pudesse acessar os registros paralelos. Os controles de vendas sem a emissão de documento fiscal eram acessados pela tecla F7.

As considerações na hora da escolha

Um dos pontos mais importantes na hora de escolher um ERP para a sua empresa é optar por um fornecedor que tenha:

• infraestrutura;
• experiência de mercado;
• ética;
• qualidade no suporte técnico aos usuários.

Com isso, será possível selecionar o sistema com melhor custo-benefício no longo prazo.

É fundamental, ainda, dar preferência a empresas que tenham boa estabilidade financeira. Isso está diretamente ligado ao potencial de crescimento, desenvolvimento e melhoria contínua do sistema. Ao tomar esses cuidados na escolha, existe a garantia de poder usar o sistema por mais tempo e até de obter o melhor retorno do capital investido.

Vale lembrar que a evolução tecnológica é muito rápida e obriga os sistemas a serem constantemente melhorados e adaptados às novidades. Quando se escolhe uma empresa sólida, são maiores as chances de que o investimento na aquisição e na implantação do ERP não se perca rapidamente por obsolescência.

Os erros mais comuns na gestão fiscal

Mesmo com o uso de um ERP idôneo, ainda é comum encontrar NFes com erros de lançamento que podem causar prejuízos à organização. Confira algumas dicas para evitar os principais erros:

Impostos pagos a menos

É um dos erros mais comuns na emissão de notas fiscais — eletrônicas ou em papel. Quando feito a menos, pode caracterizar fraude (a empresa tentando pagar menos impostos do que deveria). Se houver auditoria por um órgão fiscalizador, será necessário pagar os valores atrasados e ainda há riscos de multa de até 150% do valor devido.

Impostos pagos a mais

Apesar de ser um erro menos comum, também é possível de ocorrer. Dificilmente será caracterizado como fraude, mas a empresa provavelmente terá muita dificuldade em reaver o valor pago a mais, pois o processo é extremamente burocrático.

Classificação errada de produto ou serviço

Quando é registrada na Secretaria da Fazenda, a empresa informa dados importantes, como seu objeto social. Com base nele, o governo sabe quais produtos ou serviços serão comercializados.

Se a empresa emitir uma NFe para um produto ou serviço que não corresponde ao seu objeto social, essa ação pode caracterizar fraude, pois a empresa pode usar uma taxa de tributação menor.

Outro erro comum é a classificação equivocada em relação ao código ou à descrição do produto ou serviço. Esse erro pode fazer com que a entrega seja rejeitada por um cliente, o que significa retrabalho e atraso.

Formas de minimizar os erros

Os erros em NFes podem trazer prejuízos para as empresas. Para evitá-los, é fundamental ter a ajuda de um bom contador. Esse profissional pode auxiliar no cálculo correto de impostos e na descrição de produtos e serviços. Ele certamente auxiliará a obter essas informações e a criar os processos corretos para evitar falhas.

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