Como o uso de um software auxilia o controle financeiro do negócio?

Como o uso de um software auxilia o controle financeiro do negócio?

Fazer a gestão financeira da empresa de forma correta é uma tarefa que exige muito conhecimento e tempo livre da equipe e gestores. Por isso, o uso de ferramentas tecnológicas como um software para controle financeiro torna-se indispensável para realizar essa tarefa com mais segurança e rapidez.

Um software é capaz de facilitar o controle financeiro por meio de diversas funcionalidades que automatizam os processos da área. Além disso, diminuem a ocorrência de erros e simplificam o cumprimento das obrigações fiscais do negócio perante a Receita Federal.

Preparamos este post para que você entenda melhor como um software pode ajudar no controle financeiro do negócio e quais são seus principais benefícios. Acompanhe!

Como é feito o controle financeiro?

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É muito importante que o controle financeiro de uma loja seja feito de forma adequada, pois isso é determinante para seu sucesso e permanência no mercado. Muitas empresas terminam por causa de uma má gestão financeira, pois não conseguem manter sua lucratividade e a viabilidade econômica do negócio.

O controle financeiro envolve diversos processos para uma boa gestão do fluxo de caixa, incluindo o controle de contas a pagar e a receber, movimentações financeiras periódicas, emissão de notas fiscais, planejamento de investimentos etc. Por isso, é preciso buscar formas de tornar esse controle o mais simples possível, já que é uma atividade que não permite erros.

Alguns lojistas ainda fazem o controle financeiro do negócio por meio de cadernetas ou planilhas eletrônicas. Porém, é importante ter em mente que essa prática já está ultrapassada, pois pode trazer diversos problemas para o negócio, como informações imprecisas e lentidão.

Para resolver isso, é preciso se adaptar à transformação digital no varejo, e o uso de um software especializado para o controle financeiro da loja é altamente indicado.

Como funciona um software para controle financeiro?

Um software para controle financeiro automatiza os diversos processos do controle financeiro da loja e permite que todos eles sejam gerenciados de forma integrada em uma só plataforma. Isso poupa tempo e trabalho dos colaboradores da empresa, o que aumenta sua produtividade e torna o negócio muito mais eficiente.

Por meio de um software, é possível fazer não só o controle financeiro propriamente dito, mas também a gestão de diversos outros processos da loja. Dessa forma, todos eles são integrados, facilitando o gerenciamento do negócio como um todo.

Além disso, as diversas funcionalidades de um software para controle financeiro trazem vantagens para a loja, como:

  • melhor planejamento do estoque da loja, o que evita perdas com produtos parados;

  • gestão mais eficiente das compras de mercadorias ao analisar a previsão de demandas;

  • a geração de relatórios financeiros que auxiliam na tomada de decisões;

  • controle sobre pagamento de salários e comissões;

  • emissão de notas fiscais eletrônicas;

  • maior controle sobre as vendas, com o cadastro de produtos, clientes e pedidos de compras etc.

Quais são seus benefícios?

Além do benefício de controlar melhor as despesas e lucros do negócio, um software de automação comercial traz diversos outros benefícios, como uma maior segurança para o negócio e a integração de sistemas. Veja, a seguir, quais são os principais.

Automação de processos

A realização de tarefas manuais repetitivas toma muito tempo da equipe e torna o trabalho menos produtivo. Além disso, diversas falhas humanas podem resultar dessa prática, como erros de digitação nos valores do fluxo de caixa.

Por meio da automação de processos, a utilização de um software diminui consideravelmente o número de tarefas realizadas manualmente e, consequentemente, os erros cometidos. Além disso, as atividades são concluídas em menos tempo, o que permite que os colaboradores foquem assuntos mais importantes e estratégicos.

Maior segurança

A diminuição de erros que um software proporciona traz mais segurança para o negócio. Isso porque as rotinas financeiras da empresa devem ser executadas com cuidado, já que dados incorretos podem resultar em problemas fiscais e multas.

O software facilita o cumprimento das exigências cada vez maiores da Receita Federal, inclusive no que diz respeito à emissão e gerenciamento de notas fiscais eletrônicas. Assim, o negócio fica sempre dentro da legalidade e longe de transtornos financeiros e perda de reputação.

Melhor acessibilidade de dados

O software reúne todas as informações importantes para o gerenciamento da loja em um só lugar, o que torna os dados mais acessíveis e fáceis de organizar. Isso evita a dispersão de informações gerada pelas inúmeras planilhas eletrônicas salvas no computador ou os cadernos de anotações.

Além disso, ele oferece diversas funcionalidades que permitem ter ainda mais organização, como visualização da movimentação do caixa por período, reajuste automático de preços após o fim de promoções da loja etc.

Integração dos sistemas

Um software de automação comercial permite integrar diversos processos da loja, como gerenciamento de estoque, controle de contas a pagar e a receber, gestão de notas fiscais etc., o que torna o controle financeiro mais prático. Muitos softwares também permitem importar e exportar dados para outros sistemas de gestão.

Além disso, alguns softwares de automação comercial fazem a integração com equipamentos da loja, como balanças, coletores de dados, leitores de códigos de barras e terminais de consulta de preços de produtos.

Maior conhecimento sobre o negócio

Muitos gestores de negócios acreditam que o controle financeiro da loja envolve somente a gestão do fluxo de caixa, o que faz com que eles deixem de lado questões importantes como a análise de indicadores financeiros e o planejamento de investimentos, pois essa é apenas uma parte do processo.

Um software especializado fornece relatórios precisos e avançados, os quais podem ser utilizados pelo administrador para tomar decisões estratégicas sobre o negócio. Os relatórios ajudam nesse processo, já que facilitam a visualização dos dados ao apresentá-los de forma sintetizada e intuitiva.

Um dos benefícios disso é a possibilidade de se fazer melhores investimentos e planejar ações de marketing mais eficientes, por exemplo. Além disso, é possível oferecer melhores promoções aos clientes e preços mais competitivos.

Como você viu, investir em um software para controle financeiro é uma medida que pode ajudar a manter a saúde financeira do negócio. Além disso, ele aumenta a produtividade das equipes e torna a administração da loja mais eficiente, o que impacta de forma positiva sua lucratividade e a satisfação dos clientes.

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