Como ter uma gestão unificada de filiais?

Qual é o empresário que não sonha com a perfeita sincronia entre a matriz e suas sucursais? Concorda? A integração de filiais é como futebol ou balé. Basta um único componente em desalinho, para o conjunto ficar comprometido.

Não é fácil manter todos sintonizados, mas também não é impossível. Com tecnologia e disciplina, uma rede, ainda que pequena, entrará nos trilhos com os vagões alinhados e a todo vapor. Ficou interessado? Então leia, neste post, dicas incríveis de como obter um comando articulado. Confira!

Padronize os processos físicos

Se você sonha com a integração de filiais, então saiba que vai precisar de bons softwares. Não se preocupe, pois falaremos mais sobre isso neste texto. Antes, será necessário o bom e velho POP (Processo Operacional Padrão). 

Isso porque, o cotidiano da vida real, para ser levado e gerido por meio do mundo virtual, terá de estar uniformizado primeiro. Em outras palavras: o jeito cortês que um atendente trata o cliente deve ser o mesmo em todas as unidades. A regra valeria ainda que seu grupo estivesse espalhado do Oiapoque ao Chuí. 

Todos os setores vão demandar mudanças até estarem no mesmo patamar. Da limpeza à disposição dos itens, do layout na fachada até a placa de identificação do banheiro. 

Você pode desenhar o POP em dois passos. Primeiro, faça uma lista de todos os cargos e, para cada um deles, crie um modelo de procedimentos. Segundo, coloque todas as funções e seus respectivos padrões de atividades em um manual. Basicamente, isto será o POP.

É normal encontrar obstáculos no caminho, mas aproveite a oportunidade para exterminá-los. Suponha que um consumidor costume ir à central com certa frequência. Um belo dia, ele está viajando em outro estado e se depara com uma filial. O cliente fica satisfeito. Afinal de contas, seus compradores sabem que seus produtos são de qualidade. Ele faz a compra, no entanto, descobre que não passam os cartões de crédito nem os de débito.

É frustrante. Não é? Por isso, se a sede trabalha com a Transferência Eletrônica de Fundos (TEF), toda rede tem de oferecer igual conforto. 

Reúna toda a gestão em uma única interface

Para tirar a integração de filiais do papel, é fundamental um aplicativo especializado em gerenciamento. Há diversos no mercado, com diferentes atrações. Você vai precisar de um. É fato. E mais: essa plataforma vai ser o coração da sua empresa. Ela bombeará informações do centro para os extremos, unindo o grupo numa teia de vasos capilares conectados.

Dessa forma, o fluxo de entendimento entre os entes será contínuo, ágil e eficaz. Mas não é apenas isso. A importância da tecnologia é tamanha, que seus concorrentes, com apps especializados, são capazes de emitir relatórios e gráficos sobre desempenho de funcionários, sobre perdas e sobre riscos. 

Os apps também possuem chats que permitem o diálogo instantâneo entre os profissionais. Não vai mais haver perda de tempo no WhatsApp, por exemplo. 

Outra vantagem é que dá para fazer murais eletrônicos, iguais aos da vida real. Imagine escolher o empregado do mês e homenageá-lo em cadeia? Pense em divulgar os aniversários globalmente. Por que não? Isso é possível, simples e fácil.

Os aplicativos ajudam também a evitar erros na gestão do estoque. Qual empreendedor nunca sofreu com isso? O controle torna-se minucioso, o que contribui para prevenção de fraudes, perdas por prazos vencidos e compras inadequadas. Esses sistemas apoiam até as promoções, identificando um conjunto de produtos com validade próxima de expirar.

Invista na comunicação

Tendo feito isso tudo, será inevitável alimentar esse coração, ou seja, investir pesado na comunicação. Esse investimento precisa ser tanto no diálogo entre os trabalhadores, como na manutenção da plataforma, que deve ser atualizada permanentemente. Com dados sempre frescos, será possível aproveitar ao máximo o poder da informática sofisticada, nos procedimentos de rotina.

Essa automação de processos traz recompensas incríveis, mas parte de uma base que vem do dia a dia, dos colaboradores, dos gestores e até do proprietário. Se o aplicativo tiver bom conteúdo, isso é, se ele for bem-abastecido, seus problemas com furtos, erros, desvios financeiros e de estoques, entre outros, serão drasticamente reduzidos.

Além da questão administrativa, a boa interlocução é importante para repassar a todos, de forma clara e concisa, quais são os objetivos, metas, missão, valores e a filosofia da organização. Esses elementos formam a cultura organizacional que, por sua vez, demanda pertinência com o mercado e consistência interna.

A troca de informações, opiniões e experiências é imprescindível na tarefa de construir a cultura organizacional, que é praticamente a alma ou a identidade de uma marca. A comunicação, aliada à tecnologia de ponta, vai fazer de sua companhia um avião supersônico. Faça videoconferências, fóruns de discussão e colha sugestões e reclamações. Não tem como dar errado.

Tenha visão macro e micro

A unificação das filiais requer que os negócios sejam geridos da forma macro e micro. Ou seja: um monitoramento global e outros, paralelos, sobre as unidades. Descubra quais lojas têm mais movimento, conheça as que estão crescendo e quais têm potencial de evolução. Cada uma conta com suas peculiaridades.

Ao fazer a análise mais minuciosa, você identificará problemas e eliminará gargalos. Como resultado, a perspectiva global tende a melhorar também. Depois das duas avaliações, estabeleça uma relação entre elas. O que cada parte consegue fazer para melhorar o todo? E o todo? Como pode contribuir para aprimorar as partes? 

As respostas para essas perguntas são infinitas e você terá de procurá-las constantemente. O lado bom é que será como um lubrificante no motor da engrenagem. Tudo vai ficar alinhadinho. Assim, não só a empreendedor ganha, mas os clientes também. É por isso que os melhores empreendimentos têm aderido tanto, nos últimos tempos, aos recursos de sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning).

Viu como a integração de filiais é um sonho realizável? Com modernidade, disposição, organização e sensibilidade no trato humano, é simples pôr em prática aquela vontade de deixar a casa em ordem. Será o famoso preto no branco. O funcionamento estará nivelado em sintonia e sinergia impecáveis. 

Gostou? Quer saber mais sobre gerenciamento, softwares, hardwares e consultorias? Então entre em contato com a gente e fique por dentro de muito mais!