Como escolher um software emissor de NFC-e? Veja aqui!

A Nota Fiscal eletrônica é uma parte que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), com a finalidade de simplificar a fiscalização por parte do Fisco. Para se adequar às novas exigências, contar com o auxílio de um software emissor de NFC-e é importante.

Por meio dele, é possível tornar o processo mais rápido e simples, além de desfrutar de outros benefícios que contribuem para administrar melhor a rotina, focar outras atividades do negócio e aprimorar os processos de venda, já que tudo é feito de maneira automatizada.

Quer saber como escolher o software adequado para a sua empresa? Leia este post e descubra!

Quais são os pontos de atenção que devem ser analisados no software emissor de NFC-e?

A seguir, vamos mostrar as principais características que o emissor precisa ter para estar adequado às novas exigências.

Certificados digitais

O certificado digital é um mecanismo que identifica e valida o registro de Pessoas Jurídicas e Pessoas Físicas no ambiente eletrônico. Entre os modelos que podem ser usados, estão o A1 ou o A3, sendo que o mais indicado para a emissão do NFC-e é o A1. Ele é gerado e armazenado na máquina, dispensando o uso de tokens ou cartões.

Nesse caso, você precisa verificar se o software emissor de NFC-e está preparado para funcionar na emissão de NF-e e NFC-e, além de verificar a validade do Certificado Digital, já que, sem ele, é impossível realizar vendas ou enviar dados autênticos e seguros.

Identificação do cliente e cadastro do produto

Duas questões que precisam de muita atenção são a identificação do consumidor na hora da venda e o cadastro do produto. Falhas nos cadastros podem provocar a rejeição da NFC-e, que deverá ser corrigida para solucionar o problema. Assim, dependendo do número de pessoas que estejam no estabelecimento no momento do transtorno, o fluxo de atendimento poderá ser impactado de forma relevante.

Arquivamento de informações

Conforme a lei tributária, o armazenamento da NFC-e precisa ser, obrigatoriamente, realizado por, no mínimo, 05 anos, tendo em vista que os órgãos responsáveis podem solicitá-la em caso de fiscalização. Um sistema eficiente pode ser um grande aliado para assegurar a integridade e a acessibilidade desses dados, evitando, assim, problemas futuros relacionados a essa obrigação.

Atendimento à legislação

Estar adequado às normas e legislações vigentes relativas ao novo modelo de emissão de notas fiscais pode evitar eventuais problemas na hora de efetivar a venda, como a sua rejeição. Por esse motivo, é preciso estar atento às datas de obrigatoriedade da emissão da nota fiscal, aos cadastros corretos, à estrutura e às operações.

Além disso, é evitada a necessidade da geração de notas de contingência, considerando que seu uso inadequado pode levar à aplicação de multas e outras sanções.

Como escolher um software emissor de NFC-e adequado para a empresa?

Alguns fatores devem ser observados para fazer a escolha ideal para as necessidades da empresa. Veja quais são!

Módulos oferecidos

Fique atento ao negociar a contratação de uma ferramenta que não englobe a cobrança de suporte e atualizações. Como ficará seu negócio caso as normas de validação sejam alteradas e o seu sistema precise ser atualizado? Será uma dor de cabeça! Por isso, escolha um recurso que tenha uma estrutura direcionada para o desenvolvimento da empresa.

Conectividade

Existem alguns softwares que funcionam somente no computador da companhia. Porém, isso não é um benefício. Atualmente, a internet assegura que praticamente todas as tarefas sejam executadas nas dependências físicas da empresa e solucionadas de qualquer lugar. Então, opte por um emissor que viabilize o uso totalmente online, permitindo que sejam emitidas notas fiscais de qualquer lugar.

Preço

Existem fornecedores que disponibilizam sistemas gratuitos para a emissão de NFC-e. Contudo, com o passar do tempo, começaram a aparecer necessidades de investimento para realizar diversas atividades. Também existem alguns com preços muito baixos, com baixa qualidade no serviço, e alguns com preços elevados, inviabilizando a compra.

Nesse caso, avalie o custo-benefício e contrate uma ferramenta com preço justo e que englobe a instalação, a utilização, o suporte e as atualizações. Preço não é tudo!

Funções fundamentais

Um software emissor de NFC-e precisa executar, no mínimo, as seguintes tarefas: assinatura, transmissão, cancelamento, ajuste e carta de correção eletrônica, além das demais que já estão inseridas no mecanismo.

Certifique-se de que o sistema já está pronto para quando optar por investir, mesmo que esse não seja o momento. Também existe a possibilidade de implementar o sistema aos poucos, conforme as exigências do seu negócio.

Backup de dados e segurança

Ocorrências, como perda de arquivos devido ao furto de computadores, ataque de hackers e vírus e queima do aparelho, devem ser consideradas. Alguns emissores de NFC-e fazem a cópia de segurança dos dados, o que simplifica no momento de acessá-los de outra máquina, caso aconteça algo desse tipo.

É importante que o mecanismo também tenha dispositivos de segurança, como criptografia, senha e login, entre outros, permitindo o acesso apenas de pessoas autorizadas.

Suporte pós-venda e atualizações

Mesmo que você nunca precise, a empresa fornecedora do software deve oferecer todo o suporte e as estruturas necessárias para atender aos clientes da melhor forma possível. Além disso, após instalado, todo sistema de emissão de documentos fiscais precisa de atualizações periódicas, tendo em vista que, todo ano, são liberadas alterações na lei, e a ferramenta precisa acompanhar essas modificações.

Por todos esses motivos, opte por uma empresa fornecedora que possa atender você adequadamente e manter o software dentro das exigências fiscais. Esses serviços já devem ser negociados no ato da compra, fazendo com que a contratação seja segura e estável e que a única renegociação que possa existir seja a aplicação de novas funcionalidades.

Agora que você já sabe como escolher o melhor software emissor de NFC-e para o seu negócio, não espere mais para seguir as dicas apresentadas e ter uma ferramenta regular perante as normas, atualizada e com diversas funcionalidades que vão propiciar uma série de benefícios. Todo esse cuidado também vai evitar a interrupção de processos, a falta de atendimento e de suportes necessários e prejuízos por falta de adequação às novas exigências.

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