Como escolher o emissor de nota fiscal eletrônica ideal?

Desde 2007, a forma como as empresas devem cumprir suas obrigações perante o fisco tem passado por grandes mudanças. Assim, atualmente é possível realizar o envio de toda a documentação legalmente exigida pela Fazenda com mais praticidade por meio de um software emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) sem necessidade de uso do papel. 

Contudo, diante da complexidade desses dados e da alta mutação das legislações tributárias ao longo dos anos, a adoção de um programa modular integrado capaz de não somente emitir as NF-e com segurança, mas também automatizar os processos internos de gerenciamento atrelados a essas obrigações fiscais, tornou-se essencial.

Continue conosco neste post e entenda mais sobre o emissor de NF-e e quais fatores devem ser considerados antes de sua aquisição pelas empresas. 

O que é NF-e? Como funciona?

As notas fiscais são os principais meios de prova das companhias sobre a ocorrência das operações comerciais geradoras do recolhimento do ICMS e do ISS pertinentes à movimentação de mercadorias e à prestação de serviços, respectivamente.

No passado, esses documentos eram emitidos fisicamente em três vias — destinadas ao emitente, ao destinatário e ao governo. Com a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), as empresas estão autorizadas a realizar a transmissão das notas fiscais no formato eletrônico diretamente ao fisco. 

Para isso, o primeiro passo a ser dado é a implantação de um software gerencial capaz de emiti-las de acordo com todas as especificações legais, como código do fornecedor, natureza da operação e cálculo do imposto incidente.

Desse modo, os arquivos são posteriormente validados juridicamente por meio da assinatura digital do emissor para que, enfim, sejam enviados com segurança à Secretaria da Fazenda (Sefaz). Essa medida garante a autenticidade e a inviolabilidade de todos os dados digitais.

Quais as vantagens de um bom emissor de nota fiscal eletrônica nas companhias?

Além do fato de que os estados federativos não mais disponibilizam um software gratuito de emissão de NF-e para download, existem outros motivos para se adquirir um sistema pago. 

Muito além das funções primárias, um sistema privado também oferece recursos adicionais de apoio em uma gestão empresarial mais eficiente. Entenda seus principais benefícios na sequência.

Redução da sonegação de impostos

Muitas vezes, as sonegações fiscais decorrem de pequenos equívocos praticados durante a emissão e/ou controle das notas. Esquecimentos no registro, planilhas não salvas ou outros acontecimentos podem ensejar o pagamento de altas multas.

Nesse sentido, a adoção de um software de alta performance capaz de integrar automaticamente esses arquivos consegue neutralizar problemáticas do gênero nas empresas. Afinal, todo o trabalho manual e repetitivo é substituído por tarefas de rotina desempenhadas pela própria máquina com total segurança.

Gestão eficiente

Cadastro de fornecedores, registro de pagamentos e cancelamento de notas fiscais. Essas são atividades bastante comuns nas empresas e que, hoje em dia, podem ser automatizadas — o que, sem dúvida, auxilia os gestores no cumprimento das obrigações fiscais com mais eficiência e agilidade.

A depender da desenvolvedora contratada, o programa também inclui comandos modulares acessórios que viabilizam, por exemplo, a composição dos produtos, o registro dos históricos de pedidos de compra e venda, o monitoramento do limite de crédito concedido a cada cliente e a cotação de mercadorias.

Controle financeiro

Além disso, profissionais da área contábil das empresas são munidos com funcionalidades de apoio na fiscalização financeira das empresas. Assim, esse software conta com recursos de geração de documentos, como a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e as folhas de pagamento.

Desse modo, as obrigações de natureza fiscal, contábil, trabalhista e previdenciária conseguem ser armazenadas e integradas em uma mesma plataforma digital, viabilizando-se a atualização automática desses dados corporativos sem repetições ou trabalhos manuais.

Monitoramento dos estoques

Além de tudo isso, um bom software também pode auxiliar gestores e colaboradores no controle de entrada e saída de mercadorias dos estoques. Isso é feito por meio do cadastro de produtos e da integração das NF-e emitidas, importadas e/ou canceladas.

Assim, o fluxo dos estoques pode ser acompanhado de perto sem a contagem e a recontagem frequente dos depósitos, visto que o próprio sistema faz toda a análise quantitativa em poucos segundos dos dados integrados.

Como escolher um bom software fiscal?

Diante de tantas vantagens, a implantação de um emissor de NF-e nas empresas é nada menos que um investimento inadiável, na medida em que agiliza os processos internos, reduz os riscos de falhas humanas e impede a ocorrência de sonegação involuntária.

Contudo, antes de concluir a compra de um bom software gerencial, é preciso avaliar alguns pontos centrais para que esse recurso tecnológico possa de fato aprimorar os fluxos de trabalho e, em consequência, ampliar os resultados corporativos. Entenda:

Modularidade

A inclusão de sistemas de automação nos processos internos já é uma estratégia de sobrevivência das empresas em um mercado cada dia mais competitivo. Por isso, o ideal é que os gestores implantem tecnologias de otimização das tarefas em todos os setores possíveis. 

No entanto, como essa adequação demanda tempo e investimentos, é importante buscar softwares modulares, ou seja, que disponibilizem desde recursos básicos até pacotes completos de gestão. Dessa forma, é possível acompanhar as exigências do mercado digital sem provocar a descapitalização das finanças corporativas. 

Facilidade de uso

A eficiência de um software não está atrelada unicamente às funcionalidades em si, mas também ao nível de facilidade no seu uso pelos colaboradores. Por isso, um bom emissor de NF-e precisa oferecer comandos, preferencialmente, mais simples e intuitivos.

Para isso, a busca de desenvolvedoras que disponibilizem demonstrações grátis de seus softwares é uma maneira prática e bastante rápida de definir qual dos sistemas gerenciais ofertados no mercado melhor atenderá às necessidades de cada empresa.  

Suporte técnico

A existência de um suporte técnico adequado é outro fator que precisa ser considerado pelos gestores para que, quando necessário, problemáticas na usabilidade do programa possam ser solucionadas com profissionalismo, agilidade e respeito.

Por isso, não basta que o software esteja munido com todas as funcionalidades básicas para uma gestão eficiente. É igualmente relevante que a desenvolvedora contratada disponibilize um quadro de profissionais capacitados que possa ser acionado sem custos adicionais. 

Custo-benefício

Não há dúvida de que o preço também deve ser listado como um dos principais critérios para a aquisição de um bom software emissor de NF-e pelas empresas. No entanto, isso não quer dizer que um programa mais em conta atenderá satisfatoriamente às demandas de todas as companhias. 

Por esse motivo, orçamentos e funcionalidades precisam ser ponderados com parcimônia, a fim de que o sistema mais adequado seja escolhido e consiga otimizar a gestão de todos os setores, inclusive fiscal. 

Portanto, a adoção de um sistema capaz de emitir NF-e e integrá-las automaticamente nos controles financeiros das companhias já se apresenta como uma medida indispensável para a otimização dos fluxos de trabalho nas empresas.

Nesse sentido, o emissor de nota fiscal eletrônica da Oriontec (Thotau) pode ser exatamente o que você procura em termos de modularidade, eficiência, suporte técnico e agilidade. Se quiser saber mais, entre em contato conosco!