Descubra como cadastrar produtos no sistema de nota fiscal eletrônica

Entender como cadastrar produtos no sistema de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de forma correta é interessante para as empresas, considerando que essa ação contribui para o controle eficiente do estoque e emissão adequada da NF-e, o que minimiza as possibilidades de ter algum dor de cabeça com o Fisco.

Isso ocorre pelo fato de que por meio desse cadastro é possível ter informações relevantes que serão utilizadas em várias transações do estabelecimento, garantindo a regularidade perante a lei que versa sobre as tributações e o crescimento saudável no negócio;

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para mostrar como essa tarefa deve ser executada. Acompanhe!

Quais são as vantagens de saber cadastrar produtos no sistema de Nota Fiscal Eletrônica?

Entre as principais vantagens estão:

• diminuição da ocorrência de erros relativos aos dados fiscais, o que influencia o cálculo dos impostos;
• aprimoramento da gestão de compras e vendas, já que essas informações produzem insights importantes para a tomada de decisão;
• gerenciamento de toda a circulação dos produtos;
• redução do pagamento de impostos desnecessários;
• agilidade no processo de vendas;
• emissão de relatórios detalhados;
• simplicidade na entrada de NF-e;
• rapidez na emissão do documento fiscal, entre outros.

O que ocorre se a empresa realizar o cadastro dos produtos de maneira errada?

O cadastro inadequado dos produtos pode gerar uma série de consequências para o estabelecimento, por exemplo:

• falta de controle apropriado do estoque;
• problemas gerenciais;
• tributação relacionado ao item errado;
• desconfiança por parte do Fisco;
• autuações fiscais e aplicações de multas e demais penalidades.

Como é possível cadastrar produtos no sistema de Nota Fiscal Eletrônica?

As informações a serem inseridas podem mudar de acordo com as necessidades de cada local. Separamos a seguir os principais dados.

Informações básicas

• nome do produto: local onde é apontado o nome do produto ou serviços a ser fornecido. Nesse caso, a descrição deve ser clara e objetiva;
• preço de custo: aponte a quantia que foi gasta com a aquisição do produto. Isso é fundamental para a determinação do preço de venda e influencia diretamente nos lucros;
• preço de venda: registre o preço de venda do produto. É preciso considerar o custo, de onde vêm os fundamentos principais para a estipulação da margem de lucro esperada;
• unidade: estabeleça qual é a unidade usada para a venda do item. Por exemplo, metro, unidade, caixa, quilo, entre outros;
• referência: se o software de gestão possibilitar, você pode indicar as referências do produto em questão, que pode ser o Código EAN, codificação padrão do estabelecimento e demais. É usada para facilitar a localização dos itens na hora da venda e entrada de notas de compra. É importante ter em mente que esse código precisa ser único;
• classificação: separe os produtos por grupos, setores, marca ou qualquer outro fator que o sistema de gerenciamento viabilize. Essa prática simplifica a pesquisa e localização de produtos, bem como a geração de relatórios precisos.

Informações sobre tributação

• Código Especificador da Substituição Tributária (CEST): desenvolvido para detectar os produtos em que incidem a Substituição Tributária (ST) e está ligado ao NCM. Também é um dado necessário para a emissão de NF-e nesses casos;
• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM): é um código que possui 8 dígitos e pode ser identificado na NF-e de compra da mercadoria. É um dado obrigatório para a emissão do documento fiscal, já que é com base no NCM que são apurados os tributos de acordo com a legislação;
• IPI: no caso de produtos industrializados, é preciso apontar os dados de IPI, que são CST, alíquota, diminuição de base de cálculo e enquadramento de IPI;
• ICMS: também é preciso fazer o cadastro dos dados que dizem respeito ao cálculo do ICMS, entre eles, CST/CSOSN, alíquota, redução da base de cálculo e Margem de Valor Agregado.
• PIS/Cofins: é importante que o cadastro de produtos registre as informações necessárias para o cálculo de PIS/Cofins nas notas de compra e vendas. Para que isso ocorra, informe no cadastro de produtos os seguintes dados: CST de entrada, CST de saída, alíquota de entrada e saída, código de crédito e natureza da receita.

Informações complementares

Algumas ferramentas de gestão permitem a realização do cadastro de produtos similares, ou seja, que são capazes de substituir o item principal em caso de ausência destes no estoque. Essa funcionalidade é muito útil em diversos tipos de empresas.

Além disso, em vários sistemas é encontrado um campo onde é possível colocar qualquer tipo de dado que se deseja e que entenda possuir relevância no momento de cadastrar o produto.

Quais são os principais erros que podem surgir ao cadastrar os produtos?

Assim como na execução de qualquer tarefa, erros podem acontecer ao realizar o cadastro dos produtos. No entanto, como podem gerar consequências para o estabelecimento, é importante estar atento para evitar sua ocorrência. Conheça alguns deles:

• deixar de identificar a modificação do item: quando a empresa realizar alterações na descrição do produto, ela precisa ser registrada. É necessário se atentar a isso, já que as mudanças não podem descaracterizar o produto;
• informar mercadorias com códigos diferentes e ou descrição idêntica ou códigos iguais para diferentes descrições;
• não informar o fator de conversão, quando preciso: caso o estabelecimento adquira produtos com estabelecida unidade de medida e venda com outra, deve cadastrar o fator de conversão para evitar problemas no estoque. Por exemplo, na NF-e do fornecedor, a mercadoria é registrada como “unidade”, no entanto, o estabelecimento venda o item como “caixa”. Essa ação deve ser cadastrada.

Dessa forma, é possível perceber que o cadastro de produtos corretos pode ser essencial para garantir informações seguras e precisas, que servirão como base para o sucesso das operações.

Agora que você entende um pouco mais sobre como cadastrar produtos no sistema de Nota Fiscal Eletrônica, o ideal é escolher a melhor solução e assegurar a eficiência de todo o processo. Para isso, é importante fazer uma pesquisa de mercado e entender a ferramenta que mais se adequa às características do negócio. A Oriontec disponibiliza um conjunto de produtos e serviços que possibilitam melhor gestão dos produtos, estoques e demais fatores determinantes para as decisões e, por esse motivo, pode ser a solução que a empresa precisa.

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