Automação comercial: saiba como fazer e quais os seus benefícios

Muitas empresas estão investindo em automação comercial, buscando integrar informações, diminuir erros no lançamento de dados e facilitar o planejamento fiscal. Esse tipo de recurso pode ser empregado em qualquer negócio, independentemente do seu tamanho. 

No entanto, ainda é comum que algumas atividades rotineiras sejam realizadas manualmente, com o uso de cadernetas para a gestão financeira ou de documentos manuais para a gestão do estoque. Mas já é possível automatizar esses e outros processos.

É importante deixar claro que o mercado está cada vez mais competitivo, e uma das formas de as empresas se destacarem nele é pela qualidade atrelada aos processos internos. Além disso, o aumento de eficiência também é uma vantagem considerável, pois evita que se perca muito tempo com a organização das informações do seu estabelecimento. 

Ficou interessado pelo assunto? Então, continue a leitura deste artigo e saiba como fazer e quais são os benefícios da automação comercial. Não perca!

O que é automação comercial?

Primeiramente, é preciso deixar claro que a automação comercial não é simplesmente substituir os cadernos utilizados para anotações por planilhas de Excel ou softwares específicos. Podemos resumir a automação comercial como a aplicação de ferramentas e métodos que tenham como objetivo agilizar processos manuais.

Em outras palavras, esse conceito pode ser aplicado para automatizar e favorecer simples ações do dia a dia. Para facilitar o entendimento, considere que você anote todas as suas vendas em um caderno ou em uma planilha, de forma manual. Após investir nesse tipo de processo, todos os registros serão realizados automaticamente. 

Atividades como o controle de estoque, a gestão financeira e o controle de vendas serão automatizadas, evitando que o empreendedor perca tempo com tarefas burocráticas e, assim, possa focar nos resultados do seu negócio. 

Outro ponto que merece destaque é a redução de erros. A automação adquirida pelo uso de um software fará com que sejam evitados erros no lançamento de dados referentes ao controle de estoque e ao gerenciamento das atividades, por exemplo. 

Quais processos comerciais podem ser automatizados?

Como já destacado, a automação comercial pode interferir em inúmeros processos comerciais, como o planejamento fiscal, o controle de estoque, a gestão financeira, o controle de vendas e tantos outros. Sendo assim, é interessante destacar quais processos podem, e devem, ser automatizados. 

A emissão de Notas Fiscais, por exemplo, deve passar por uma automatização. Assim, em toda venda realizada será gerada, automaticamente, uma nota fiscal, evitando perder tempo com esse tipo de tarefa. 

A automação comercial também pode ser empregada na análise de crédito, agilizando o processo e o cadastro, fornecendo informações mais precisas sobre a concessão. Pode-se dizer que a automação é uma grande aliada da sua empresa na definição da política de crédito, fazendo com que ela se encaixe nas necessidades do cliente.

O aspecto financeiro também merece destaque, pois, ao ser automatizado, tem facilitado o gerenciamento das contas a pagar e a receber. Além disso, a realização de transferências e a definição do lucro/prejuízo em determinado período também serão otimizados.

Dessa maneira, a empresa terá maior segurança nas informações financeiras, reduzindo desperdícios e diminuindo o índice de retrabalhos, refletindo diretamente nos custos da organização. 

Quais as vantagens da automação comercial para a empresa?

O emprego da automação comercial gerará inúmeros benefícios para a sua empresa. Além de mostrar para os seus clientes que você está modernizando a sua atuação e provendo soluções para melhorar o atendimento, é possível destacar outros pontos. Veja mais:

Reduza os erros

A possibilidade de realizar tarefas de maneira automática é responsável por uma grande redução nos erros. É importante deixar claro que os profissionais estão sujeitos a cometerem equívocos, principalmente quando estão sob o estresse do dia a dia e a costumeira correria. 

A identificação desses erros gerará retrabalho, o que afeta diretamente a produtividade dos colaboradores e o cumprimento dos prazos determinados pela empresa. Além de evitar gastos extras, é possível reduzir o prejuízo e melhorar a qualidade nos serviços prestados. Pense nisso!

Aumente a produtividade

A automação comercial pode aumentar a produtividade dos colaboradores de uma empresa de diversas maneiras, pois torna possível garantir a agilidade na realização de algumas tarefas, principalmente aquelas mais rotineiras.

Imagine aquelas atividades realizadas diariamente, como o lançamento das vendas em uma planilha, o cálculo do faturamento diário e a reposição do estoque. Todas essas tarefas poderão ser automatizadas, permitindo que os profissionais concentrem sua atenção em outros aspectos.

Reduza as despesas

A redução de despesas também é uma vantagem que merece destaque, principalmente se levarmos em consideração as baixas margens de lucro e a competitividade exacerbada do mercado.

Saiba que é possível, ainda, quantificar todas as saídas de produtos do estoque, controlando-o e garantindo que sempre tenham quantidades mínimas dos itens de melhor venda. 

Outra vantagem se dá em relação à classificação de despesas, que permite a identificação do custo e, consequentemente, a eliminação de itens supérfluos. Vale a pena investir nessa prática, não é mesmo?

Melhore a tomada de decisão

Por fim, mas não menos importante, a automação comercial também pode ser fundamental para melhorar o processo de tomada de decisão. É válido dizer que o empreendedor sempre terá os números da operação em mãos, sabendo quando o negócio está dando lucros e quando os prejuízos poderão aparecer. 

Dessa forma, será mais fácil definir o momento certo para lançar promoções, investir em determinados produtos, modificar a tabela de preços, entre outras ações. Uma ideia interessante é buscar renegociar prazos com alguns dos fornecedores, identificando melhores condições de pagamento, beneficiando a gestão financeira. 

Como implementar a automação comercial na empresa?

O primeiro passo para implementar a automação comercial na sua empresa se dá pelo conhecimento dos benefícios que o seu negócio terá. É preciso entender que é possível melhorar a operação de sua loja com o uso de recursos tecnológicos. 

Além de entender, é fundamental tomar a decisão de implantar um bom software em seu negócio. Obviamente, não se deve avaliar apenas o custo de implantação, mas todo o processo para colocá-lo em funcionamento, como o treinamento dos colaboradores.

O próximo passo é escolher uma das opções disponíveis no mercado. O ideal é buscar por empresas que sejam capazes de desenvolver uma solução completa, oferecendo toda a linha de hardware e software para o seu negócio, além de prestar consultoria sobre o assunto. Certamente, contar com esse tipo de parceria será fundamental para a implementação da automação comercial.

E aí, gostou do nosso artigo? O que achou das informações que destacamos sobre a automação comercial? Ficou com alguma dúvida? Então, entre em contato conosco que teremos prazer em atendê-lo!