As 5 melhores práticas para o controle financeiro no varejo

Muitas empresas não conseguem sobreviver por um longo período no Brasil, e grande parte desse fracasso se deve ao fato de não terem aplicado um controle financeiro adequado. São contas que se misturam com as do proprietário, falta de planejamento orçamentário, compras malfeitas, falta de recursos para reinvestir no próprio negócio, pagamentos atrasados e muitos outros problemas.

Entre todos os departamentos da empresa, o financeiro é o essencial, afinal de contas, sem dinheiro não dá para manter a firma funcionando e progredir, tornando a gestão dos recursos uma tarefa crucial. Um processo de controle financeiro melhor e mais efetivo é vital para saúde do negócio, seja ele de porte pequeno, médio ou grande.

Mesmo que a sua empresa esteja financeiramente organizada, sempre pode melhorar e, para te ajudar com essa missão, preparamos um post especial. Nele você vai descobrir os principais desafios para o setor, a importância do controle financeiro profissional e, claro, como fazer. Acompanhe!

Quais são os desafios do varejo para os próximos anos?

Em primeiro lugar, podemos dizer que a recuperação total da crise será o desafio mais importante. Muitos gestores não mudaram a postura diante da situação e seguem sofrendo duras consequências. É preciso uma mudança radical de atitude, concentrando ações de análise, identificação de desperdícios e cortes de custos e despesas — isso só se faz com um bom controle financeiro.

Outra questão importante é que há uma forte tendência para a adoção de tecnologias como aliada dos negócios. Softwares de gestão que permitem automatizar tarefas e otimizar as operações e a virtualização de equipamentos com a ajuda da nuvem são as principais.

Mesmo sendo tecnologias de baixo custo e que possuem uma ótima relação custo-benefício, as empresas que não tiverem um bom controle financeiro dificilmente conseguirão aproveitar oportunidades, perdendo força competitiva no mercado.

Por que é importante melhorar o controle financeiro da empresa?

O controle financeiro desempenha um papel fundamental na gestão diária do negócio, pois está diretamente ligado ao planejamento estratégico — item essencial para a longevidade e o crescimento da empresa. Assim, podemos dizer que ele é o pilar de sustentação mais importante para um negócio bem-sucedido.

Um bom controle financeiro ajudará a empresa a fazer uma alocação mais efetiva dos recursos, a cumprir compromissos pontualmente com as partes interessadas, ganhar vantagem competitiva e alcançar estabilidade econômica no médio e longo prazo. Ele deve se tornar parte dos processos-chave dentro do negócio e não pode ser abandonado em nenhum momento.

Como melhorar o controle financeiro da empresa?

Melhorar o controle envolve planejar, analisar, organizar, controlar e monitorar os recursos financeiros para ajudar a empresa atingir seus objetivos. Claro que falar é mais fácil do que implementá-lo na prática, pois é complexo, multidepartamental e, muitas vezes, requer mudanças drásticas nos processos.

Mas não se preocupe: as dicas que separamos vão ajudar seu negócio a obter um melhor controle dos recursos financeiros de forma simples e sem grandes esforços. Confira!

1. Passe a registrar todas as movimentações financeiras

É importante realizar e manter os registros financeiros precisamente, pois eles servem como fonte de informações para auxiliar os gestores na tomada de decisões. No entanto, essa é uma atitude que deve virar hábito, pois, de nada adianta ter as informações pela metade ou desatualizadas.

Se as contas não forem atualizadas, não conseguirá acompanhar os recebimentos e pagamentos que estão atrasados, por exemplo, perdendo dinheiro e pagando juros. Então, para tornar o trabalho mais fácil, crie uma planilha, bloco de anotações, use um aplicativo de bolso ou use outro artifício que facilite o processo, mantendo as anotações sempre próximas de você para ter fácil acessibilidade.

2. Planeje ações com base no histórico de registros

Aproveite os registros que fará das movimentações financeiras e considere as informações relacionadas à demanda. Assim, poderá identificar períodos sazonais e planejar compras adequadas em cada período, eliminando desperdícios. Compras mal planejadas geram mercadoria encalhada, o que significa dinheiro parado.

Planeje compras com antecedência para garantir tempo para realizar mais cotações, negociar melhores descontos e prazos de pagamento mais estendidos. Se tiver uma reserva de caixa disponível, prefira pagar à vista — mas só se o fornecedor oferecer um desconto realmente satisfatório.

Além disso, use o histórico de registros para realizar a projeção de receitas e despesas, bem como para definir metas de vendas para o negócio.

3. Estabeleça um plano de redução de custos

Se fizer uma análise profunda do negócio, possivelmente identificará vários pontos falhos que geram custos desnecessários. Ao detectá-los, planeje e implemente um plano de economia que envolva todos os setores da empresa, tendo os gestores departamentais como líderes garantidores da execução do plano.

Essa ação deve ajudar a inibir os desperdícios de recursos mais importantes, como energia elétrica e volume de matéria-prima utilizada na produção. Como resultado, a margem de lucro deve aumentar, tornando o negócio mais rentável e interessante aos olhos dos sócios, investidores e acionistas.

4. Conheça os custos operacionais do negócio

Mesmo as empresas mais lucrativas do mundo podem enfrentar dificuldades para controlar o fluxo de caixa uma vez ou outra, principalmente se não houver dinheiro suficiente disponível para cobrir os custos do dia a dia, como os pagamentos de aluguel e salários.

Para isso não acontecer no seu negócio, você deve ser um conhecedor profundo dos custos que sustentam as operações do negócio. Geralmente, estes valores são necessários e responsáveis por manter o negócio funcionando. Então, dedique-se a aprender mais sobre eles para programar pagamentos com base na projeção de entradas de receitas.

5. Invista em um software de gestão específico

Talvez você ainda não conheça, mas existe um software de gestão completo e específico para empresas do varejo. Com ele você não precisa mais se esforçar tanto para exercer suas funções, uma vez que as operações gerenciais se tornam automatizadas. A integração com os meios de pagamento gera registros automáticos e entrega relatórios com informações precisas, possibilitando uma tomada de decisões mais ágil e certeira.

O fato é que a empresa se moderniza e você economiza mais tempo para se dedicar à parte estratégica do negócio, tendo uma ferramenta tecnológica como aliada.

Entre todas as dicas que apresentamos aqui, o software de gestão é o mais importante. Por meio dele, todas as outras indicações podem ser colocadas em prática com maior facilidade e, por isso, deve ser o primeiro passo que deve se dar para melhorar o controle financeiro da empresa.

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