Entenda o que é e como funciona o xml da NF-e aqui!

A Nota Fiscal Eletrônica foi criada com a finalidade de tornar o processo de emissão mais ágil e menos burocrático, facilitando as transações comerciais, além de contribuir para uma fiscalização efetiva. Por este motivo, é importante saber o que é o arquivo XML da NF-e, documento que tem validade jurídica garantida por meio de assinatura digital.

Para esclarecer as suas dúvidas sobre o XML, preparamos este artigo com as principais questões. Acompanhe a seguir!

Qual é a relação entre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o XML?

A NF-e tem como objetivo documentar de forma eletrônica as operações comerciais entre pessoas jurídicas. Esse documento é um arquivo XML. A NF-e possibilita o envio e armazenamento online dos registros à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e gera mais segurança e efetividade na fiscalização feita pela Receita Federal.

O que é o arquivo XML?

Trata-se de uma versão digital da nota fiscal, utilizada para os registros dos dados referentes à NF-e, que é gerada quando acontece a venda de um produto ou execução de um serviço. Ele respeita os parâmetros nacionais de escrituração fiscal, no entanto, não acompanha a mercadoria negociada, sendo obrigatoriedade do fornecedor a sua disponibilização ao cliente para consulta e armazenamento.

Entre as informações que devem constar no XML da NF-e estão:

• nota fiscal eletrônica: série, modelo, data de emissão, número, valor total e registro de saída e entrada;
• emitente: nome, CNPJ, razão social, inscrição estadual, endereço e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS;
• destinatário: nome, CNPJ, razão social, inscrição estadual e endereço;
• mercadorias e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e preço;
• ICMS: custo dos produtos, base de cálculo, valor do seguro e frete, IPI, PIS, Cofins e substituição;
• referências sobre o transporte: informações do transportador, modalidade de frete, endereço CNPJ, dados sobre o veículo (RNTC e placa) e do volume transportado (peso bruto, líquido e quantidade);
• cobrança: forma de pagamento e endereço;
• informações complementares de interesse das partes envolvidas.

Por que o XML é importante?

O arquivo XML da NF-e é importante, pois, tem validade fiscal e contábil. Por ser gerado no momento da emissão da nota fiscal eletrônica, também tem a função de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço obtido, bem como permitir que o Governo possa analisar detalhes relativos às transações feitas.

Entender sua importância e aplicá-lo corretamente é primordial para manter a empresa em conformidade com o que a legislação estabelece e ter uma gestão de documentos fiscais mais eficientes.

Quais são as vantagens do XML da NF-e?

Entre os principais benefícios propiciados pelo XML estão:

• integração das informações;
• redução dos custos com papéis;
• agilização dos processos;
• possibilidade de redirecionamento dos recursos do negócio para melhorias nos processos de produção e serviços prestados;
• organização dos documentos fiscais, entre outros.

Como elaborar um arquivo XML?

Existem diversos programas disponíveis no mercado criados para esse fim, por exemplo, os emissores de nota fiscal que solicitam as informações para o usuário, como clientes, produtos, valores e outros, para formar um arquivo. Depois de salvar esses dados, os emissores assinam o arquivo XML com a ajuda do certificado digital.

Como é feita a consulta do arquivo XML da NF-e?

É possível fazer o download do arquivo XML da NF-e por meio da chave de acesso constante no DANFe, no qual veremos o seu conceito a seguir. As consultas são feitas no site das secretarias da fazenda do município onde as notas fiscais eletrônicas são emitidas.

Existe, também, outra possibilidade sem a necessidade de chave de acesso. Para isso, você deve contar com a ajuda de um sistema específico feito para consultar, baixar e armazenar os documentos fiscais emitidos com o CNPJ da sua empresa.

O que é o DANFe?

Como a NF-e só existe em formato digital, foi elaborado um formato de espelho padrão para acompanhar fisicamente os produtos ou serviços. É o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que tem o intuito de reproduzir as principais informações presentes no arquivo XML. Em regra, o DANFe é emitido em PDF e costuma ir junto ao XML por e-mail sempre que for recebida uma nota fiscal eletrônica.

A emissão do DANFe é obrigatória em alguns casos, por exemplo:

• quando houver o transporte de mercadorias;
• se o destinatário não for contribuinte autorizado para a emissão de NF-e (pessoa física).

Entre os dados presentes, constam: destinatário, relação dos itens e valor, contribuindo para uma fiscalização mais rápida e precisa.

Qual é a obrigatoriedade quanto ao arquivamento do arquivo XML?

De acordo com a lei vigente, é necessário armazenar a NF-e por no mínimo cinco anos. Essa obrigatoriedade serve tanto para a garantia ou troca de mercadorias e serviços quanto para ocorrências de uma fiscalização da Receita Federal. Mesmo que a SEFAZ esteja ciente de todas as notas emitidas, vale ressaltar que é obrigação das partes envolvidas na transação comercial guardá-las pelo tempo estabelecido.

É importante lembrar que não é preciso imprimir o arquivo XML da NF-e recebido pelo seu negócio, tendo em vista que todo esse processo digital tem a redução da quantidade de papel como um dos objetivos da sua criação.

Como fazer o armazenamento do arquivo XML?

O armazenamento em nuvem é uma excelente opção para manter os arquivos fiscais registrados, já que são mais seguros e as chances deles serem perdidos é muito menor. Se você salvar esses documentos somente nos computadores corporativos e, por algum motivo, forem perdidos, provavelmente não conseguirá recuperá-los. Nesse caso, terá que torcer para que não haja uma fiscalização da Receita Federal.

Agora que você já sabe a importância do arquivo XML da NF-e e sua função, é preciso ficar atento a todas as obrigações englobadas nesse processo. Ter uma boa solução tecnológica como parceira pode ajudar, já que muitas contam com as funcionalidades adequadas para a emissão dos documentos fiscais de forma correta, acompanhamento e download de todos aqueles emitidos com a utilização do CNPJ do seu negócio.

Gostou deste conteúdo? Então, aproveite e entenda também como o uso de um software auxilia o controle financeiro do negócio.