Qual a importância do relatório gerencial para a minha empresa?

Na vida pessoal, é até possível tomar decisões sem muita certeza. As consequências podem ser ruins, mas não se comparam àquelas que aparecem quando esse tipo de atitude ocorre na gestão de uma empresa, na qual tudo precisa ser embasado.

Para evitar isso, existe o relatório gerencial.

Esses documentos garantem que as escolhas sejam feitas a partir de dados e informações confiáveis sobre a condição da empresa.

Quando há um registro sério dos seus diversos aspectos, você pode visualizar se os custos de uma expansão, por exemplo, cabem dentro da perspectiva de orçamento dos próximos meses.

Neste artigo, você vai entender por que esses relatórios são a melhor opção para organizar os dados de uma empresa e ajudar os gestores a tomarem boas decisões.

Além disso, abordaremos os fatores que devem influenciar a confecção desses documentos.

O que é um relatório gerencial?

Você pode organizar em dados praticamente toda informação sobre seu negócio. Por isso, uma ferramenta como o relatório gerencial traz mais profissionalismo à sua empresa, porque ele estrutura e dá um caráter útil para todos os números.

Afinal, não adianta ter registros, mas não saber como tomar decisões a partir deles.

Hoje, tudo pode ser transformado em dados. No caso de lojas de varejo, por exemplo, já existem tecnologias que informam até os números do fluxo de pessoas.

É importante estabelecer processos rigorosos para a inclusão de dados no relatório, já que essas informações são estratégicas. Para dar segurança aos gestores, elas precisam ser:

• atualizadas;
• confiáveis;
• verificáveis;
• objetivas;
• relevantes.

O ticket médio dos seus clientes, o fluxo de caixa diário e a diferença entre despesas e receita mensal são alguns exemplos de tipos de relatórios gerenciais. Dependendo da sua área de atuação, mais relatórios são possíveis.

Em pequenos negócios, no entanto, um documento único reunindo todos os aspectos financeiros pode ser suficiente.

Um exemplo interessante de relatório para o varejo são aqueles que informam sobre as vendas por funcionário.

Assim, com softwares próprios para geração desses relatórios, que permitem a automação, é possível saber o desempenho de cada vendedor em tempo real.

Veja outros exemplos de tipos de relatórios gerenciais:

• relatório de margem bruta;
• relatório de gestão de estoque;
• ranking de vendas;
• vendas por cliente;
• contas a pagar.

Por que ele é importante para organizar dados de uma empresa?

Os principais benefícios de um relatório gerencial aparecem quando ele é estruturado em um sistema automatizado. Assim, você consegue alternar com facilidade os relatórios pertinentes, associando informações e poupando tempo.

Com um relatório gerencial você pode comprovar — com dados —  algumas hipóteses sobre o desempenho da sua empresa, evitar falhas e demonstrar trajetórias.

Se você precisar de um financiamento bancário, é certo que o gerente deve pedir um demonstrativo de resultados. Em um relatório gerencial confiável, esses dados são fáceis de serem gerados.

Em pequenos e médios negócios, ainda é comum encontrarmos as planilhas como principal forma de controle financeiro.

No entanto, elas têm ficado para trás com o desenvolvimento de sistemas de relatórios financeiros focados em providenciar dados para a tomada de decisões.

Quando sua empresa consegue tomar boas decisões, ela sai de uma posição reativa e passa a ser mais proativa. Em outras palavras, você ganha visão de futuro.

Como elaborar relatórios gerenciais?

Relatórios gerenciais têm informações sobre os períodos passados e podem fazer projeções para o futuro. Para que eles sejam relevantes, é preciso levar alguns pontos em consideração. Veja quais são.

Destinatários

Quem vai ter acesso a esse documento determina diretamente o nível de detalhamento que o relatório precisa ter.

Por isso, é preciso encontrar o tamanho de informações adequado a cada tipo de colaborador que tem acesso ao documento.

A equipe de vendedores, por exemplo, pode ser informada sobre alguns resultados do desempenho, mas detalhes estratégicos não são necessários.

Já, em grandes empresas, um CEO precisará de uma documentação formal e abrangente, com capítulos, índices, páginas numeradas e gráficos.

Objetivo

É importante ter clareza do que você quer de um relatório gerencial. Isso é o que vai determinar quais informações devem estar nele.

Um objetivo básico é controlar um aspecto da empresa e conhecer os detalhes de suas movimentações.

Você pode ter diversos relatórios, como vimos acima, e cada relatório ter diversos objetivos, que podem, até, se repetir. Outros exemplos de objetivos são: viabilidade para contratação de novos funcionários, compras de equipamentos e encontrar formas de reduzir gastos.

Contexto

Quando os relatórios são feitos para a superação de problemas, é importante identificá-los bem. Isso é o contexto. Descreva como eles foram encontrados, como afetam a empresa, quais funcionários estão envolvidos e as consequências.

Conteúdo

Os objetivos do relatório, os destinatários e o contexto vão influenciar os tipos de dados que devem constar em cada documento. Além disso, cada espécie de relatório registra um aspecto do seu negócio.

No documento, foque no essencial e não se esqueça de informar dados para servir de parâmetro, como prazos e metas.

Imagine que você coloca a seguinte informação: as vendas do produto A já alcançaram o patamar de 70% da meta, mas você não sabe se isso é bom ou ruim porque não compreende em qual mês o patamar de 100% deve ser alcançado.

Forma

A forma dos relatórios estão ligadas aos seus destinatários. Eles precisam comunicar bem ao público-alvo o que ele precisa saber.

Independentemente disso, gráficos e ilustrações são sempre bem-vindos. Com eles, conseguimos visualizar os dados. Em tabelas, a leitura também acontece de forma muito mais rápida.

Uma dica para inserir as informações é colocar os principais dados no começo dos capítulos.

Além das páginas, o próprio relatório deve ser numerado, para que ele seja encontrado com facilidade em seu sistema de arquivos.

A vantagem de utilizar sistemas automatizados é que eles facilitam não só a inserção dos dados, mas também a geração dos relatórios impressos. Na Oriontec existem diversos tipos de programas, com formatos para todo tamanho de negócios.

Agora você já sabe por que um relatório gerencial é necessário para organizar os dados do seu negócio com qualidade.

Eles garantem que você tome melhores decisões, visualize as informações com rapidez e conheça a sua empresa de verdade!

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