Inventário de estoque: 5 dicas para fazer corretamente

O inventário de estoque está diretamente ligado à gestão da empresa. Compras, vendas, precificações e outras estratégias dependem de informações sobre quais e quantos produtos estão disponíveis no armazém.

O problema é que, por ser uma tarefa trabalhosa e que gasta tempo, muitos gestores preferem ir adiando ela até quando puderem. Mas, acredite, isso é um erro.

Para ajudar você a ter menos trabalho, preparamos um post com dicas sobre como fazer o inventário de forma mais fácil, rápida e com maior eficiência.

Ainda tem problemas para fazer um bom inventário de estoque na sua empresa? Então, confira essas táticas!

O que é inventário de estoque?

Muita gente confunde inventário com gestão de estoque e, apesar de se correlacionarem e dependerem diretamente um do outro, são coisas distintas.

O inventário é a contagem minuciosa que é feita, seguida de conferências, para serem determinadas quais mercadorias estão armazenadas. Isso inclui suas especificidades como quantidade de cada marca, modelos, preços de compra etc.

O objetivo do inventário é checar se a quantidade física no estoque confere com a registrada na planilha ou sistema de gestão.

Por que é importante fazer o inventário de estoque?

Ter um inventário sempre atualizado ajuda a agregar maior eficiência a diversos processos operacionais e estratégicos da empresa. Além disso, existem outros benefícios que a empresa pode obter. Conheças os principais:

Evita problemas com a Receita Federal

A falta de um inventário bem feito pode ocasionar divergências entre a quantidade física (real) no estoque e a contábil declarada ao fisco, o que pode gerar sanções penais, obrigando a empresa a pagar multas com valores elevados por presumir sonegação de impostos.

Além de prejudicar financeiramente o negócio, ele pode entrar no radar da Receita Federal, passando a ser sempre investigada de perto pelos fiscais. Fazer um inventário de estoque corretamente, por outro lado, evita esse tipo de problema e deixa a empresa livre dos riscos penais.

Otimiza o atendimento ao cliente

Imagine vender produtos que não tenha em estoque? Pior, imagine vender e prometer uma entrega rápida para suprir uma emergência do cliente e só depois descobrir que não poderá cumprir a promessa? Dificilmente conseguirá dar essa notícia sem causar constrangimentos.

O inventário bem feito significa controlar melhor o estoque e impedir que o atendimento ao cliente seja afetado negativamente. Torna o processo de vendas mais simplificado e aumenta a credibilidade com o público consumidor.

Auxilia o processo de compras

Muitas compras desnecessárias podem ser evitadas quando um inventário de estoque é feito adequadamente. A contagem periódica informa ao setor de compras exatamente quais produtos não precisam ser encomendados e quais precisam em quantidades exatas e na data certa.

Assim fica mais fácil identificar períodos de alta e baixa demanda, auxiliando na projeção de compras e vendas para cada período do ano.

Ajuda a reduzir perdas

Um inventário bem feito permite que o gestor do estoque identifique rapidamente os possíveis desvios e desperdícios de produtos, analisando as inconformidades das quantidades físicas com as registradas nas planilhas ou sistema de gestão.

Se confirmar tais suspeitas, uma estratégia pode ser trabalhada para inibir as ações. O resultado será a redução de custos com desperdícios, furtos, extravios e obsolescência.

Como fazer o inventário de estoque corretamente?

Para ter as vantagens e benefícios que promete, um inventário de estoque precisa ser bem-planejado e feito com periodicidade. Veja agora mais algumas dicas fundamentais para fazer uma contagem rápida e eficiente do estoque:

1. Organize melhor os espaços internos

Organizar as mercadorias em espaços próprios é fundamental para elevar a eficiência e otimizar o trabalho. Você pode instalar prateleiras nas paredes, estantes formando corredores, armários e gaveteiros para cada tipo de produto. Essa tática ajudará a economizar bastante tempo com a localização, contagem e conferência dos itens.

Quando tiver a relação completa, lembre-se de enviar uma cópia ao departamento de compras para deixar os profissionais informados sobre a real situação e planejar compras com maior antecedência e exatidão.

2. Separe os produtos por categoria

Defina categorias para separar as mercadorias por tipo. Alimentos, bebidas, higiene e limpeza são alguns exemplos que pode seguir. Feito isso, especifique os produtos mais detalhadamente, adicionando a marca, o peso, a medida e, principalmente, se é destinado para a venda ou uso e consumo da própria empresa.

Por fim, registre sempre os preços de compra e venda para ter ciência e melhor controle sobre as margens de lucro adicionadas.

3. Crie códigos para as mercadorias

Depois de organizar espaços mais adequados e separar as mercadorias por tipo, é hora de utilizar códigos de identificação. Isso deve ajudar muito no momento de localizar os produtos no estoque, agilizando o processo de vendas, de compra e, principalmente, o de contagem e conferência das quantidades armazenadas.

Para ter menos trabalho, pode utilizar os códigos emitidos pelos fabricantes, mas, se puder, crie combinações padronizadas para a sua própria segurança. Isso ajuda a reduzir riscos de golpes com relação às trocas de mercadorias que não foram compradas no seu estabelecimento.

4. Faça um balanço mensal

O balanço é uma das tarefas mais árduas na hora de formar um inventário e, devido ao trabalho e tempo que toma, muitas empresas deixam para fazê-lo apenas uma vez por ano, geralmente em dezembro ou janeiro. Mas, acredite, isso é um grande erro.

O correto é fazer um balanço mensal, pois, quanto menos tempo tiver entre um e outro, menor é a quantidade de diferenças encontradas, facilitando a identificação das divergências e os ajustes necessários. Faça também duas contagens. A primeira para fins de registro e a segunda para conferir se a primeira contagem foi realizada corretamente.

Se colocar em práticas as dicas que demos acima, terá menos trabalho e economizará tempo no processo. A prática leva à perfeição e logo estará fazendo o trabalho com maior rapidez e qualidade.

5. Utilize um software

Um software adequado pode ajudar a gerar códigos automáticos e padronizados para cada produto, considerando sua categoria. Também pode indicar o melhor posicionamento de estocagem, se for programado antecipadamente, ajudando a acelerar o processo de armazenamento e localização posterior.

E tem mais. A contagem e conferência dos produtos em estoque pode ser feita de forma automatizada, gerando relatórios com informações mais precisas sem a necessidade de fazer inúmeras conferências, agilizando o balanço.

Como pode ver, o inventário de estoque é extremamente importante para a gestão da empresa. Ele ajuda a manter a negócio seguro contra golpes, fraudes, furtos, extravios, desperdícios e multas por divergências na declaração de bens, além de melhorar o planejamento de compras.

Então, não perca mais tempo dinheiro, use essas táticas para neutralizar os riscos e ameaças e tornar o negócio mais competitivo.

Gostou das nossas dicas? Aproveite para descobrir também a importância do software de controle de estoque nas empresas!