Perdas de estoque? Confira como fazer um controle eficiente

Controlar a perda de estoque é extremamente importante para evitar o desperdício em diversos níveis. No nível das vendas no varejo, ter em estoque os produtos com maior rotatividade garante a reposição e a continuidade das atividades comerciais.

Já no nível da armazenagem, o foco deve ser antecipar-se às perdas, por meio de mecanismos de controle que equilibram a quantidade estocada com o giro de mercadorias previsto. Nesse aspecto, a automação tem papel decisivo.

Também é preciso considerar o vínculo entre estoque e setor de compras. Estoques mal gerenciados sinalizam compras em excesso ou insuficientes. Em qualquer um dos casos, o prejuízo para o varejista é certo.

Para saber como controlar estoques e otimizar seus resultados nas vendas, prossiga na leitura. No final, você deverá ter uma visão mais ampla sobre estocagem de produtos.

Utilize softwares de gestão

Assim como em outros tempos não era possível trabalhar no varejo sem equipamentos como uma etiquetadora (ainda em uso, mas eletrônica), hoje um software de gestão é indispensável.

A Internet das Coisas (IoT, Internet of Things) chegou ao varejo, portanto, não é exagero dizer que a migração para o ambiente digital é obrigatória para todo varejista. As funções de um software voltado para o controle de estoque podem variar, mas no geral elas se concentram no controle visual de entrada e saída de mercadorias.

Para apoiar esse controle, o dashboard do programa deve contar com o histórico de compras realizadas vinculado ao setor de compras por meio de sistemas informatizados. Também é fundamental oferecer acesso às datas em que determinada mercadoria foi reposta, emissão de NF-e, entre outras funcionalidades.

Equilibre o volume de compras para reposição

Um estoque bem gerenciado é aquele em que as mercadorias nas gôndolas e prateleiras são repostas na hora certa e em quantidades adequadas. Assim como o conceito de Lean Manufacturing trata de produzir conforme a demanda do público, o gerenciamento do estoque pode e deve ser pautado pela lei da oferta e demanda.

Significa que, quando são estocadas mercadorias em excesso, corre-se o risco de perdas por ultrapassar o prazo de validade ou por obsolescência.

Nesse quesito, o setor de compras da empresa varejista é decisivo para manter os níveis de mercadorias dentro dos padrões ideais. A propósito, chegar a esses padrões deve ser objeto de avaliações permanentes e sistemáticas.

Para isso, devem ser realizadas auditorias internas, acompanhadas de procedimentos, visando implementar a melhoria contínua e, inclusive, contemplando a integração à cadeia de suprimentos.

Dê atenção especial às mercadorias perecíveis

Embora a tecnologia seja um braço indispensável para manter os estoques em patamares ótimos, junto ao aparato digital existem teorias e conceitos que precisam ser seguidos. Um deles é o princípio Primeiro a Vencer, Primeiro a Sair (PVPS).

Os galpões em que os produtos são armazenados, via de regra, são espaços muito amplos, em que os produtos com maior rotatividade precisam estar posicionados nas prateleiras mais acessíveis.

Entre esses produtos, os perecíveis devem ser tratados como prioridade. Para a efetiva reposição nos pontos de venda, é muito importante, ao fazer a conferência entre NF-e e mercadoria recebida, checar o prazo de validade.

Portanto, é importante saber mais sobre PVPS, conceito que à primeira vista se parece com o PEPS, mas não é a mesma coisa.

Cuide da relação com fornecedores

Já que estamos falando de produtos perecíveis, nos estabelecimentos varejistas em que a rotatividade deles é alta, um aspecto fundamental precisa ser observado: a relação com os fornecedores.

Afinal, se a qualidade em bens de consumo duráveis é decisiva para retenção de clientes, quando se trata de perecíveis essa é uma exigência ainda maior.

O primeiro passo para garantir produtos perecíveis de qualidade é tratar com fornecedores que atendam aos mais altos padrões de produção, transporte e armazenamento.

Até porque, a partir do momento em que a mercadoria entra em seu estoque, o problema passa a ser seu. Portanto, buscar por fornecedores com boa reputação e zelar pelo bom relacionamento com eles é um ponto crucial para garantir estoques bem abastecidos e clientes mais satisfeitos.

Aprenda a identificar os focos de perdas

No geral, a automação dos processos ligados ao estoque e reposição de mercadorias dá conta de informar sobre possíveis fontes de perdas em estoque.

Entretanto, por mais que a tecnologia ajude, existe sempre a possibilidade do imprevisível. Por exemplo, as perdas por furtos são uma ameaça real à integridade dos estoques e, normalmente, não podem ser computadas, uma vez que na maioria dos casos é fruto da ação ocasional.

Uma das formas de identificar possíveis focos de perdas ocultas é a realização periódica de inventários de estoque. Procure determinar uma rotina e siga religiosamente o cronograma estipulado. Assim, eventuais perdas por furtos serão mitigadas antes de tomarem proporções maiores.

Esse controle por inventário pode e deve ser feito também em pequenos estabelecimentos comerciais.

Faça o confronto entre notas e pedidos de compra

Um momento decisivo na hora de repor mercadorias em estoque é o da confrontação entre o pedido feito e a NF-e recebida do fornecedor. Trata-se da conferência entre as informações contidas na nota fiscal, que em versão eletrônica é enviada em formato XML.

Esse procedimento visa garantir a conformidade entre o que foi comprado e o que está sendo enviado. Para isso, antes de despachar a mercadoria, o setor de compras confere as informações na nota. Quantidade, prazo de validade e outras informações deverão bater com o que foi pedido.

Caso haja algum erro, haverá tempo para fazer nova solicitação, impedindo um lamentável envio de mercadoria errada ou em quantidades abaixo do solicitado.

Na chegada da mercadoria, os responsáveis pela conferência com aparelhos coletores deverão ter informações integradas com sistema ERP. O procedimento consiste em passar o leitor de código de barras, que confere automaticamente as informações do produto com o que consta no documento fiscal.

Como podemos perceber, a perda de estoque pode ser minimizada pela automação e adoção de práticas, conceitos e processos que têm como objetivo o aperfeiçoamento do controle. Melhorar continuamente requer proatividade em manter políticas de gestão de qualidade para garantir o giro de mercadorias e a reposição eficaz dos estoques no varejo.

Sua empresa varejista está em busca de soluções para melhorar sua performance comercial? Faça contato agora mesmo, será um prazer conversar e tirar suas dúvidas sobre como melhorar a gestão de seus estoques!