Planejamento logístico: por que é o primeiro passo ao empreender no varejo?

O planejamento logístico no varejo envolve a análise antecipada de diversas atividades de empreendedorismo, como a aquisição de materiais, transporte de cargas, controle de estoques e emissão das notas fiscais. Se bem elaborado, esse processo garante a gestão eficiente na área de compras, desde a sua origem até o ponto de consumo pelo cliente final.

Assim, uma das formas de aprimorar essa dinâmica logística dentro das empresas é por meio da conjugação de recursos tecnológicos dedicados, capazes de alavancar a lucratividade dos negócios e, consequentemente, acelerar o crescimento das organizações.

Dessa forma, empreendedores que atuam no mercado varejista podem colher bons resultados por meio do uso de softwares gerenciais estratégicos, à medida em que reduzem os gastos, aprimoram os métodos de gestão e expandem as possibilidades de lucro.

Então, continue a leitura e entenda a importância de um bom planejamento logístico no varejo, quais as etapas mais importantes desse processo e a relevância das notas fiscais nos resultados empresariais.

A relevância do planejamento logístico

A logística retrata uma das áreas mais importantes das empresas de diversos segmentos, cujo papel se estende desde as atividades de abastecimento até o planejamento estratégico. Sua influência começa na cadeia de suprimentos, com o delineamento dos valores de estoque mínimo para cada item e programação da frequência de abastecimento.

Além disso, ela tem impacto no processo de entrega e acondicionamento dos produtos no armazém. Por fim, ainda contribui para o atendimento ao cliente, que encontra ampla variedade de artigos à disposição.

Adotar um planejamento para essa área, portanto, representa um grande passo para a administração de um negócio, com potencial para colocar o empreendimento em pleno funcionamento operacional.

Principais etapas do planejamento logístico no varejo

Há uma série de variáveis que precisam ser consideradas previamente pelos gestores para que os gastos corporativos consigam ser minimizados e, ao mesmo tempo, a qualidade e a saída dos produtos no varejo aumentem.

Assim, confira, na sequência, alguns dos principais pontos determinantes para se garantir um planejamento logístico no mercado varejista mais eficiente. Acompanhe!

Alterne o modal de transporte

No Brasil, o modal utilizado pela maioria das companhias é o rodoviário. Isso significa que a maior parte do transporte de materiais é feita por meio de estradas e rodovias até o cliente. Ainda assim, é importante conhecer os demais modais para determinar qual deles é o mais vantajoso para cada etapa de trajeto.

O modal ferroviário, por exemplo, é muito utilizado no setor de mineração para o deslocamento de insumos volumosos e que percorrem longas distâncias de trem. Já o modal hidroviário tem duas vertentes:

• a fluvial, que realiza o deslocamento de barco em rios e é comum para o acesso em regiões remotas;
• a marítima, que se destaca por sua aplicação nas atividades de importação e exportação de produtos em navios (ideal para o envio de contêineres em longos percursos).

O modal aéreo, por sua agilidade no processo de entrega, é ideal para a condução de cargas de baixo peso e em caráter de urgência — mas os seus custos podem ser elevados.

Enfim, cada tipo de negócio requer uma análise de recursos e necessidades para selecionar o tipo modal ideal, conforme cada contexto empresarial.

Escolha a empresa transportadora

Para empreendedores que não possuem frota própria, é preciso encontrar um parceiro para cuidar do deslocamento das cargas.

Estabelecimentos varejistas, como supermercados, dependem da agilidade dos serviços de transportes para garantir o suprimento dos estoques, o que requer a contratação de uma transportadora apta a atender às necessidades do negócio.

Por isso, a avaliação da empresa mais adequada deve incluir o preço dos fretes e a capacidade de atendimento para mensurar os seus impactos no custo final dos produtos adquiridos.

É fundamental contratar um prestador de serviço consolidado capaz de lidar com o volume de entregas em tempo hábil, garantir a integridade da carga em todas as etapas do trajeto e assegurar o monitoramento de cada veículo.

Planeje as rotas de entrega

A importância da roteirização da coleta de pedidos nos fornecedores e da entrega dos pedidos aos clientes é de vital importância para obter custos reduzidos em toda a operação.

Nesse sentido, o planejamento da rota visa otimizar a entrega, buscando o itinerário mais econômico em termos de tempo, consumo de combustível e pedágios, e o aproveitamento do espaço nos veículos é ideal para minimizar os custos, devendo ser empregado em sua capacidade máxima permitida pelos parâmetros de segurança.

Selecione fornecedores apropriados

Os fornecedores devem ser considerados como parceiros na operação de uma empresa, devido ao seu papel na execução da cadeia de suprimentos.

Afinal, trata-se de uma relação de confiança e interdependência, na qual o fornecedor depende do cliente para manter os seus negócios ao mesmo tempo em que a qualidade dos produtos incrementa o volume de vendas ao consumidor final.

Mas o processo de cotação e compras vai além da aquisição de itens para revenda. É importante garantir a pontualidade na entrega, oferecer preços justos e apresentar flexibilidade para lidar com os obstáculos que o mercado impõe.

A busca por essas características pode até tornar o processo de escolha mais lento, mas a recompensa é maior em longo prazo.

Organize o espaço físico e estocagem

O controle do estoque é uma das atividades que mais consome tempo e recursos para se gerenciar corretamente. Por essa razão, é crucial encontrar formas de aperfeiçoar o processo, tornando-o mais ágil e acessível financeiramente.

A atividade que leva os produtos até a prateleira para o cliente passa por diversas etapas que demandam controle e acompanhamento constante. Assim, é preciso planejar a organização do espaço físico para facilitar o processo de carga e descarga de veículos, permitir a circulação de empilhadeiras para alocar cada carga em seu local e separar os produtos em ordem para consumo.

O espaço do armazém deve estar arranjado para manter todo tipo de mercadoria em perfeitas condições, contando com controle de temperatura e disposição de produtos químicos, por exemplo.

Planeje a reposição de produtos

O planejamento de reposição de mercadorias exige um equilíbrio delicado entre os parceiros e fornecedores para manter estoques sempre equipados. Isso porque, quando o cliente não encontra um produto desejado em uma loja, sua alternativa é recorrer à concorrência.

Esse fenômeno é chamado de ruptura de estoque, e precisa ser evitado, pois provoca grande insatisfação ao consumidor. Uma das formas de contornar esse fator é acompanhar os níveis de estoque de maneira minuciosa e programar a colocação de pedidos para o fornecedor.

No entanto, mesmo com esse tipo de planejamento, imprevistos podem ocorrer, como atrasos na entrega ou indisponibilidade de mercadorias. A alternativa, então, é aumentar a quantidade de pedidos considerando o risco de escassez.

Desenhe o fluxo de vendas

Essa é a atividade realizada pelo time de vendas para delinear o procedimento para estabelecer negócios com clientes, incluindo a pesquisa de tendências e estudo dos hábitos dos consumidores para prever efetivamente a demanda.

Ela se torna uma vantagem competitiva quando emprega técnicas para antecipar as necessidades dos clientes, e foca na entrada de receita de acordo com os materiais comercializados.

O planejamento de vendas assume função estratégica na gestão de empresas, em especial no mercado de varejo. Como consequência, suas funções se misturam com o controle de armazenagem para desenvolver promoções e ofertas com o intuito de promover o giro de estoque.

Portanto, é importante levar em consideração o estoque atual, inclusive as cargas que estão em trânsito, para evitar inconsistências no sistema.

Adote sistemas de gerenciamento

O investimento em tecnologia oferece mais oportunidades de negócios a custos significativamente menores, e torna toda a gestão mais ágil e preparada para lidar com imprevistos.

Atualmente, existem no mercado soluções tecnológicas que gerenciam todas as etapas do processo logístico, desde o planejamento de compras até o controle financeiro. Assim, mesmos as empresas de menor porte podem investir em sistemas simplificados, por preços e condições competitivas.

Sistemas de gestão integrada oferecem a possibilidade de consultar pedidos de compra e venda, medir os níveis de estoque e planejar os intervalos de reposição de mercadorias. Essa ferramenta pode ser integrada ao operador de transportes para permitir o rastreamento da carga em tempo real.

O impacto das notas fiscais no transporte e controle das mercadorias

A emissão das notas fiscais é uma das diversas obrigatoriedades legais impostas às empresas de todos os segmentos. A exigência se justifica pelo fato de que tais documentos constituem-se como elemento comprobatório perante o Fisco no que se refere a todas as transações comerciais tributáveis.

Entre diversos fatores, os meios de controle e armazenamento desses registros empregados nas empresas também estão diretamente atrelados aos lucros auferidos. Afinal, a emissão incorreta ou a não retenção das notas fiscais dentro do prazo de cinco anos pelos contribuintes pode incorrê-las no pagamento de multas fiscais de até 5% sobre o valor das transações irregulares.

A fim de se reduzir as burocracias enfrentadas pelos emissores, atualmente, as notas fiscais eletrônicas(NF-e) já são uma realidade desde a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). A partir disso, todos esses dados passaram a ser padronizados em um único formado digital: o XML.

Vale ressaltar que, pela natureza eletrônica desses arquivos, o fornecedor jamais deve repassá-los fisicamente ao destinatário no momento de entrega das mercadorias, à medida em que são enviados diretamente à Receita Federal via SPED e disponibilizados para download às empresas destinatárias.

Junto à isso, os fornecedores também estão, em regra, incumbidos no repasse do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Mas diferentemente das notas fiscais, esse arquivo tem como objetivo a comprovação perante o Fisco da regularidade do serviço de envio das mercadorias, e não das transações de compra e venda em si.

Assim, esses documentos são utilizados pelas companhias varejistas destinatárias para o cumprimento das obrigações acessórias fiscais e também no controle dos fluxos de mercadoria e dos estoques. Afinal, qualquer tipo de movimentação de produtos, como venda, compra e devolução pelo cliente, enseja a emissão de notas fiscais de entrada ou de saída, conforme o caso.

Todavia, à medida que as companhias crescem, o número de NF-e emitidas e importadas torna-se um ponto crítico para a gestão empresarial. Por esse motivo, a adoção de um software gerencial integrado com funcionalidades de emissão e armazenamento automático desses arquivos consegue otimizar todo o processo logístico dos negócios com segurança.

As contribuições de um software integrado no planejamento logístico

Com a infraestrutura adequada para colocar o planejamento logístico em funcionamento, as empresas são capazes de alcançar melhores resultados de desempenho produtivo. Por isso, a presença de um software de gestão de ponta, com funções de controle de NF-e, gastos e contas a pagar, por exemplo, pode fazer toda a diferença.

Esse investimento agrega valor às marcas, aumentando a credibilidade perante o mercado como companhias que prezam por processos aprimorados e que praticam a excelência em seus negócios. Em consequência, tal medida reflete positivamente na posição de mercado dessas empresas, no número de clientes fidelizados e, em última instância, nos faturamentos finais.

Portanto, a contratação dos fornecedores e transportadores mais adequados é uma medida estratégica a ser tomada pelos gestores ainda na fase inicial de planejamento logístico. Isso para que seja garantida uma balança comercial mais promissora com cortes em gastos evitáveis. Contudo, esse é apenas um entre diversos pontos que devem ser tratados com bastante atenção.

Assim, por exemplo, a forma como a NF-e é emitida e controlada diariamente pelos colaboradores também precisa ser repensada para uma gestão mais eficiente. Desse modo, a implantação de um sistema de gerenciamento faz-se essencial, na medida em que agiliza a forma como tais trabalhos de rotina são desempenhados nas companhias.

Agora que você já conhece as principais etapas de um planejamento logístico no varejo e a relevância das NF-e nesse processo, baixe nosso guia completo sobre a gestão fiscal para pequenas empresas!