Você já ouviu falar da técnica PEPS?

A Era da Informação trouxe relevantes progressos para as empresas, e esse desenvolvimento contribuiu para que elas se tornassem mais eficientes em seus processos e para aumentar sua competitividade no mercado. Um dos setores que mais se beneficiou pela automatização de suas atividades foi o gerenciamento de estoques. Hoje, os recursos tecnológicos fornecem diversos avanços e técnicas para melhorar a produção.

Um dos meios mais comuns para gestão de estoques em empresas de variados setores é chamado de técnica PEPS. A sigla significa “Primeiro que Entra Primeiro que Sai” e tem origem na expressão em inglês, First In, First Out (FIFO). De modo simplificado, essa técnica se refere ao processo de estocagem de matérias, que deve ser realizado pela ordem cronológica das entradas.

Continue a leitura do nosso artigo e descubra mais detalhes sobre a metodologia.

Como colocar o PEPS em prática?

O primeiro requisito para adotar esse procedimento é considerar o aspecto tecnológico. O processo de distribuição do espaço do armazém, a alocação dos produtos nas prateleiras e a própria gestão do estoque dependem de um controle rígido. Por essa razão, a utilização de sistemas de gestão integrada é necessária para empregar o PEPS.

Até mesmo pequenas empresas podem se beneficiar da aplicação de um sistema de informação, ainda que de forma simplificada e econômica. O software tem três funções principais:

1. Controle das cargas recebidas: registrar as informações fiscais e físicas dos componentes de cada lote;
2. Registro de preços: catalogar o valor de cada material para posterior composição do preço de venda;
3. Gestão de estoques: monitorar os níveis de estoques e planejar o abastecimento de materiais conforme demanda.

A organização do depósito pode necessitar de revisão para melhorar a movimentação das cargas e acesso aos materiais. O estoque deve ser organizado de modo a permitir que os insumos recebidos primeiro ocupem as primeiras posições na prateleira, enquanto os demais ficam posicionados no fundo, de acordo com a data de entrada.

Qual é o impacto financeiro do PEPS?

A informatização de um processo é sempre vantajosa para as empresas, pois reduz custos e torna o trabalho mais ágil. É particularmente interessante notar como a transição para método “Primeiro que Entra Primeiro que Sai” tem potencial para mudar a gestão da empresa, em especial no aspecto financeiro e contábil.

Quando uma empresa estabelece que o estoque mais antigo deve ser consumido primeiro, isso quer dizer que o preço de venda terá como base o custo de aquisição daquele material. Na ocasião em que o estoque mais recente for utilizado, o preço deve ser ajustado para refletir o novo custo de aquisição, caso tenha ocorrido alguma variação nos preços praticados pelos fornecedores.

Se a empresa não for capaz de alinhar o estoque dessa forma, os preços de venda para o consumidor final serão imprecisos. Preços inflacionados podem resultar na redução do volume das vendas e valores inferiores aos que são praticados pelo mercado, gerando diminuição de receitas.

Além de permitir que a empresa tenha controle sobre a sua política de preços, o PEPS também é um modelo fiscalmente responsável. No Brasil, é exigido que as organizações e empreendedores mantenham um controle de estoque e adotem o modelo PEPS ou o método da média ponderada móvel. Como resultado, os impostos e encargos devidos sobre as mercadorias podem ser calculados considerando o valor exato.

Quais são os principais benefícios da técnica PEPS?

Colocar a técnica PEPS em prática exige mudanças na organização da empresa, pois se trata de um projeto com impacto em toda a cadeia de suprimentos. Por essa razão, é papel do gestor analisar detalhadamente quais serão os benefícios conquistados pela implementação dessa metodologia.

Fornece relatórios para os gestores

A tomada de decisão se torna bem fundamentada quando o gestor tem a sua disposição relatórios sobre o processo de armazenagem. Com um sistema informatizado, é possível:

• acompanhar de perto a movimentação do estoque;
• ter acesso aos pedidos de compra;
• consultar os preços de venda e avaliar os níveis de estoque.

É uma ferramenta imprescindível que proporciona acompanhar o desempenho da área como um todo, além de permitir que o processo esteja alinhado com a estratégia da empresa. Cabe destacar também o caráter corretivo de um report, pois identifica problemas na cadeia de atividades e ajuda a definir medidas para solucioná-los. Os relatórios representam recursos que tornam o processo de gerenciamento interligado a várias áreas e amplia a visão de toda a organização.

Facilita a previsão de demanda

A técnica PEPS, quando em pleno funcionamento, permite dar baixa conforme o estoque é consumido e controlar a velocidade em que isso acontece. Quando essa informação se encontra disponível, é possível determinar quais itens devem ser comprados, e com qual frequência, para manter o estoque mínimo de segurança. Para que esse processo ocorra de maneira eficiente, é necessário contar com fornecedores e transportadoras confiáveis.

Evita desperdício

O gerenciamento de estoques possibilita reduzir, significativamente, o volume de materiais armazenados. Os níveis de estoque não precisam ser elevados para o caso de um imprevisto. O processo de compras se volta para adquirir itens apenas para reposição do que foi consumido. Empresas de varejo podem se beneficiar dessa prática para coordenar os estoques de acordo com a expectativa de demanda. O desperdício é um grande obstáculo para empresas que lidam com produtos perecíveis ou de vida útil determinada.

Aprimora a organização do espaço

Um estoque bem organizado torna o processo de carga e descarga mais eficiente e previne a ruptura de estoque. O processo de localização, separação e embalagem dos materiais ocorre de maneira simplificada, em especial para o trabalhador que lida com vários produtos diariamente. Verifica-se, também, uma redução dos custos referentes à manutenção da estrutura do armazém, como:

• iluminação;
• controle de temperatura;
• maquinário etc.

Facilita o processo de inventário

A realização do inventário é simplesmente uma auditoria para comparar o estoque físico com as quantidades lançadas no sistema. Qualquer sistema está sujeito a erros, e é função do gestor trabalhar para minimizá-los. Como a informação já consta no sistema, o processo de contagem e verificação transcorrerão de maneira descomplicada.

Para as empresas que possuem grandes estoques, o processo de inventário pode considerar somente os itens mais importantes e com preços mais altos. Essa apuração por amostragem reduz a margem de erro e ajudar a manter os controles apurados.

É possível:

• tornar os processos mais enxutos;
• formular estratégias para conquista de novos mercados;
• aumentar a quantidade de oportunidades de investimento.

Todos os esses fatores tornam a técnica PEPS um recurso valioso para a gestão de estoques e para o crescimento da empresa.

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