Automação: conheça os benefícios para a gestão de escritórios contábeis

Em muitas empresas e organizações de diferentes ramos de atuação a automação já é uma realidade há anos, e em alguns casos passou de figurante para protagonista nas operações.

Não há dúvidas que soluções em tecnologia estão cada vez mais presentes no cotidiano de pessoas e empresas, trazendo grandes avanços para a realização de tarefas rotineiras, tanto na resolução de problemas pessoais quanto profissionais.

Alguns setores, talvez o contábil inclusive, possam ter levado mais tempo para perceber as vantagens da automação, entretanto já não há mais espaço para dúvidas e cada vez mais escritórios contábeis têm inserido soluções de automação em seus processos.

PORQUE A AUTOMAÇÃO É IMPORTANTE PARA ESCRITÓRIOS CONTÁBEIS?

A área contábil é repleta de processos densos e maçantes, que se executados de forma manual tendem a deslocar uma força de trabalho qualificada para tarefas operacionais.

Além de representar um prejuízo financeiro para a empresa, a execução de atividades repetitivas e maçantes tem potencial de criar um ambiente propício para uma equipe desmotivada. Manter altos índices de produtividade pode se tornar um grande desafio se a equipe passa a maior do seu tempo dedicada para tarefas muito inferiores às suas qualificações.

BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO PARA A GESTÃO DE ESCRITÓRIOS CONTÁBEIS.

Uma vez que o objetivo da automação é transformar atividades manuais, complexas e demoradas em tarefas realizadas rapidamente através de um software, é fácil perceber que uma das principais vantagens de sua implementação é o aumento da produtividade.

Mesmo com uma equipe enxuta, através da automação é possível que as pessoas tenham mais tempo e energia disponíveis para focar em atividades estratégicas, como prospectar novos clientes, estudar empresas de ramos diferentes dos clientes atuais a fim de diversificar.

Ter em sua base de clientes uma empresa especializada em descarte de lixo eletrônico pode ser benéfico para a imagem do escritório e inclusive gerar novas parcerias e oportunidades de negócio, fortalecendo o networking.

Contar com sistemas automatizados significa uma melhora na qualidade de atendimento aos clientes bem como permite a tomada de decisão baseada em dados.

Supondo que um dos clientes do escritório precise de informações sobre um produto específico que faz parte do catálogo de vendas, uma chave de nível, por exemplo. Através de comandos simples será possível levantar as informações necessárias e garantir que o cliente obtenha, rapidamente, os dados que deseja, elevando seu nível de satisfação com o atendimento prestado.

Isso nos leva a outro ponto importante de ser avaliado, a redução na possibilidade de erro humano na emissão de relatórios.

É evidente que ao formar uma equipe o gestor estará atento às habilidades necessárias para o cumprimento das tarefas da maneira mais correta possível, entretanto, humanos estão passíveis de falhas e por diferentes razões podem cometer erros no decorrer do desenvolvimento do trabalho.

Com a implementação de sistemas de automação a ocorrência desses deslizes tende a ser drasticamente reduzida, a tecnologia não comete erros de digitação e nem sofre com distrações que podem resultar em um cálculo incorreto, por exemplo.

O armazenamento seguro de informações para um escritório de contabilidade é vital, uma quantidade grande de informações sigilosas são processadas diariamente. Ferramentas de automação apresentam soluções tecnológicas que permitem um armazenamento confiável sem a necessidade de altos investimentos financeiros.

Além de garantir a segurança de dados dos clientes, o escritório terá maior facilidade de acesso às informações armazenadas. Mesmo que o escritório já não atue há algum tempo com empresas do ramo de demolição controlada, com o armazenamento de dados automatizado, não será difícil recuperar informações importantes sobre o antigo cliente caso necessário.

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Este artigo foi escrito pela equipe do Soluções Industriais.