Softwares de gestão: qual a importância para pequenas empresas?

Imagine poder reduzir em torno de 18% os seus custos operacionais, em 16% as despesas administrativas e ainda aumentar em 73% a produtividade dos seus colaboradores? Isso é possível e evidencia a importância de contar com a ajuda de um bom software de gestão para pequenas empresas.

Os números apresentados acima são de um estudo da Aberdeen Research sobre os ganhos significativos quando implementamos tais recursos na rotina da empresa.

Os efeitos podem ser percebidos em todas as áreas: maximização dos resultados, diferencial competitivo, criação de estratégias mercadológicas, além de previsões relacionadas a margens de lucro maiores e mais sólidas.

Apesar dos potenciais ganhos para as atividades do negócio, muitos empresários ainda resistem a essa tecnologia. Uma das principais razões para isso é a crença de que os valores necessários para a aquisição, implantação e manutenção desses sistemas são superiores aos benefícios que eles podem gerar.

Contudo, outras organizações que já utilizam softwares de gestão para pequenas empresas têm opiniões bem diferentes. Continue a leitura deste post e descubra quais são as vantagens da adoção de um bom sistema de gestão empresarial, além de entender como não errar na escolha do seu!

Por que investir em um software de gestão para pequenas empresas?

É por meio das análises, da verificação de dados e das orientações que o uso de um software de gestão oferece que a pequena empresa consegue vislumbrar, de forma mais clara, quais são os rumos que deve tomar no futuro.

É interessante observar que uma gestão bem definida, estruturada e otimizada graças a essa ferramenta permite que a empresa se posicione no mercado de forma mais sólida, conseguindo obter mais lucros, mais oportunidades e mais soluções — e mantendo um diferencial competitivo.

Quando é possível acompanhar todos os processos e manter tudo organizado, é muito mais fácil redefinir papéis, avaliar as atividades desenvolvidas, criar metas e buscar diferenciais relacionados à atuação mercadológica.

Os softwares de gestão eliminam a necessidade de que o pequeno empresário e seus colaboradores gastem tempo na atualização de planilhas ou no controle manual de estoques, de vendas, da produção ou de outras áreas da empresa.

Quais são as vantagens dos sistemas de gestão?

Redução de custos

Uma pesquisa global da Panorama Consulting indica que 13% das empresas implementam um sistema de gestão para melhorar a performance dos seus negócios e 10% buscam a redução da necessidade de capital de giro ao investir nesses softwares.

O principal motivo para a redução de custos é a automação de processos e a otimização da gestão da empresa ao passar a usar os dados gerados pelo sistema.

As compras de itens para estoque passam a ser feitas com base no histórico de vendas de cada produto, por exemplo, e margens diferenciadas de desconto são negociadas segundo as análises de venda.

Logo, o software de gestão gera economia, permite a otimização das práticas administrativas e prepara a empresa para o crescimento ao liberar mais recursos — que antes ficariam imobilizados em estoque ou em outras áreas.

Soluções flexíveis

A flexibilidade de um sistema de gestão diz respeito à sua capacidade e permissibilidade para incluir novas funcionalidades sem que o usuário precise dar início a um longo e trabalhoso processo de reformulação. Ou seja, o software tem uma interface fixa e um núcleo com funções bem sólidas, mas permite que novos recursos sejam incorporados de acordo com a necessidade da empresa.

Integração de setores

10% das empresas que responderam à pesquisa da Panorama Consulting afirmam que usam softwares de gestão para padronizar suas operações. Outros 10% dos respondentes visam tornar o trabalho dos colaboradores mais fácil e produtivo. Por fim, 5% dizem que o sistema ajuda a atender melhor os clientes.

Esses benefícios são obtidos porque os setores da empresa são integrados, aumentando a disponibilidade de informações para a realização de cada tarefa e diminuindo a necessidade de retrabalho e até de comunicação entre as áreas para atividades que sejam interdependentes. Essa simples integração libera os colaboradores para processos criativos, automatizando aqueles que seguem padrões burocráticos.

O software de gestão, por exemplo, pode comunicar automaticamente às áreas de logística e financeira sobre novas solicitações e provisionamento de cobranças sempre que um pedido de vendas for informado por um vendedor.

Portanto, a integração diminui retrabalhos, garante uma melhor continuidade para o atendimento aos clientes e evita falhas humanas na execução de processos simples.

Evolução constante

Nada de planilhas do Excel, relatórios fixos e modelos predefinidos! Com um software de gestão, a sua empresa poderá acompanhar as principais inovações tecnológicas, além de observar de perto as tendências que direcionam o mercado.

Aliás, muito dos investimentos na evolução desses sistemas se deve ao fator flexibilidade que apontamos. Diversas vezes, são as próprias empresas que percebem algo que poderia ser agregado ao sistema e fazem essas sugestões aos seus fornecedores.

Confiabilidade de dados e informações

Quantas vezes você solicitou uma informação sobre a quantidade de produtos em estoque, a taxa de inadimplência ou o fluxo de caixa e recebeu uma planilha com informações desatualizadas?

Com o uso de um software de gestão, as informações estarão sempre disponíveis e atualizadas. Afinal, sempre que uma informação for adicionada ou alterada no sistema, todos os relatórios e dados conectados àquela informação também serão alterados.

O uso do sistema de gestão dará a certeza de que a sua análise está correta e adequada às necessidades da sua empresa, permitindo atuar na resolução do problema, e não na obtenção de dados para mapeá-lo.

Facilidade de fiscalização

A quarta vantagem é facilitar o atendimento a normas e legislações. Esse é um dos motivos que levaram 10% dos entrevistados pela Panorama Consulting a optar por um software de gestão.

No Brasil, é necessário gerar a Escrituração Digital (SPED) e apurar diversos impostos para não correr o risco de deixar a sua empresa na ilegalidade e sofrer com multas de órgãos públicos, como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, entre outros.

Bons sistemas são constantemente atualizados por seus fornecedores para atender às legislações vigentes e facilitar a gestão fiscal das pequenas empresas. Logo, seu negócio ficará completamente regularizado, sem precisar apurar dados a cada nova entrega — pois o correto uso do sistema já fará isso por você.

Excelência e solidez na gestão financeira

O sistema de gestão auxilia no controle das finanças de pequenas empresas, ajudando a manter os números dentro do previsto de forma organizada. Com isso, investimentos e orçamentos poderão ser mais bem definidos.

Otimização do estoque

Controle do estoque em tempo real, garantia de atendimento ao cliente dentro do prazo, assim como um suporte mais rápido e eficiente: é claro que tudo isso contribui para a satisfação e a fidelização!

Mais informações e menos trabalho

Dados sobre produtos e estoque, clientes, colaboradores e até matérias-primas podem ser reunidos e organizados por meio do uso do ERP. Como há menos trabalho manual, as chances de falhas também diminuem. Isso resulta em mais agilidade e eficiência nos negócios.

Os benefícios não se restringem apenas a esses pontos. Também podemos acrescentar o aumento das informações de nível gerencial, a melhoria da tomada de decisões, mais agilidade nos processos, mais segurança e um melhor controle dos prazos.

Quais são os benefícios de integrar o ERP aos processos do varejo?

Um sistema de gestão integrado aos processos do varejo facilita a administração das lojas de diversas formas e diminui os problemas gerados por atividades burocráticas. Veja abaixo algumas de suas vantagens.

Facilidade na emissão de notas fiscais

A emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) é obrigatória no varejo e é indispensável fazê-la de forma correta para manter a empresa sempre na legalidade. Para isso, muitas lojas utilizavam um emissor gratuito de NF-e, que apresentava alguns problemas, como a falta de integração com outras ferramentas de gestão — o que tornava o processo lento e pouco eficiente.

Por isso, muitas empresas abandonaram o emissor gratuito, que foi descontinuado recentemente pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Dessa forma, foi recomendado que os usuários construíssem o próprio emissor de notas fiscais ou buscassem soluções disponíveis no mercado.

Há diversas vantagens na utilização de uma solução mais robusta para emissão de notas fiscais. Algumas delas são:

• redução de erros humanos, já que os cálculos de impostos e o preenchimento das notas é feito de forma automática;
• integração do emissor de notas fiscais com sistemas de gestão, que permite agilizar ainda mais o processo de emissão por meio da importação do cadastro de produtos e clientes e a exportação das notas emitidas para o ERP;
• maior comodidade para os clientes, que podem receber a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e) impressa ou por e-mail;
• atendimento rigoroso às legislações vigentes, o que mantém sua loja longe de problemas.

Para aproveitar todas as vantagens, é preciso escolher um sistema de gestão que se adapte facilmente às necessidades de sua empresa e ao emissor de notas fiscais. Assim, você conseguirá não só emitir as notas, mas gerenciar todo o processo de vendas de forma adequada.

Melhoria na tomada de decisões estratégicas

A integração do ERP aos processos do varejo facilita a obtenção e a análise de informações sobre o andamento do negócio, o que permite tomar decisões estratégicas de forma mais segura e confiável.

Com um sistema de gestão preparado para atender às necessidades do setor, é possível acompanhar métricas e números importantes sobre a movimentação da loja, como a quantidade de vendas, a margem de lucro, a quantidade de produtos em estoque, os produtos mais vendidos etc.

Com a geração de relatórios e o acompanhamento dessas informações, é possível planejar formas de controlar melhor os gastos e investimentos, além de ações para melhorar a satisfação dos clientes, como promoções e alterações de preços dos produtos.

Redução de burocracias

Algumas atividades burocráticas do varejo — como controle de finanças, emissão de documentos fiscais, controle de estoque etc. — podem tomar muito tempo dos colaboradores, porque exigem a realização de atividades repetitivas e retrabalhos, diminuindo a produtividade da equipe.

Além disso, para realizar essas atividades de forma adequada é preciso ter muita organização, principalmente no que diz respeito ao crescimento do negócio, já que a administração das lojas fica cada vez mais complexa. Por isso, é inviável realizar esse controle por meio de planilhas eletrônicas ou utilizar diversos sistemas diferentes que não conversem entre si.

Aliar tecnologia e gestão por meio de um sistema ERP permite automatizar essas tarefas e eliminar os retrabalhos, o que evita erros e facilita o trabalho dos colaboradores.

O que deve ser observado no momento da contratação de um software de gestão?

A primeira coisa a se fazer para que a escolha seja a mais adequada possível é não levar muito em consideração as necessidades dos outros. Ou seja, quando alguém sugerir um sistema porque já o utiliza, tire sempre suas próprias conclusões. Nunca compre ou contrate sem análise — lembre-se de que estamos falando de uma das principais bases de sucesso da sua empresa.

Acompanhe algumas dicas para fazer a melhor escolha.

Adequação do software às necessidades da empresa

Nem todos os softwares de gestão têm um sistema de gestão fiscal. Alguns são recomendados apenas para a gestão do relacionamento com clientes, como aqueles que são conhecidos como CRM, e há ainda os que não fazem gestão de estoque.

Logo, o primeiro passo na escolha de um sistema adequado para a sua empresa é fazer uma análise de todos os recursos que serão necessários e otimizarão a sua administração e gestão.

Possibilidade de realmente integrar setores e outros sistemas

Avaliar quais são as integrações disponíveis no software a ser contratado e a possibilidade de criar novas integrações com outros sistemas é o segundo cuidado que você deve ter.

Para os supermercados, por exemplo, a integração do seu software de gestão com balanças e impressoras é fundamental para otimizar a produtividade dos colaboradores.

Facilidade de uso

Quanto tempo de treinamento será necessário para capacitar cada pessoa no uso do novo sistema? Alguns softwares podem ser complexos, precisando de vários cliques para terminar uma tarefa.

No período de avaliação de um software de gestão, peça para o fornecedor realizar uma apresentação de como a ferramenta pode ser usada na sua realidade. Isso ajuda a descobrir quão simples ou complexa será a utilização do sistema no dia a dia.

Referência de clientes que já utilizam o software

A história de clientes que já utilizam a solução do fornecedor também ajuda na escolha. Se possível, peça para conversar com clientes cujas empresas atuem no mesmo segmento de mercado que a sua.

Integração com a internet

A internet é uma necessidade que deve ser atendida por empresas de qualquer tamanho. Os sistemas de gestão acompanharam essa demanda e passaram a fazer a integração entre eles e os recursos da rede. Por isso, antes de fazer a escolha, tenha certeza de que o sistema tem integração (internet) e entenda quais são as vantagens que ela pode gerar para a sua empresa.

Agora que você já conhece os benefícios e vantagens do software de gestão, pesquise sobre bons fornecedores e use essa tecnologia para ganhar uma vantagem competitiva para a sua pequena empresa.

Quer entender melhor a importância da NFC-e e como gerenciá-la? Então, leia nosso artigo e saiba como otimizar sua emissão no varejo!

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