O que é a inutilização de NFC-e? Saiba como consultar
A emissão de notas fiscais demanda muito cuidado, já que qualquer erro pode levar a grandes dores de cabeça. Entre eles, está a quebra de uma sequência numérica de série, ocasionada por problemas técnicos ou dos sistemas, em que é preciso aplicar a inutilização de NFC-e.
Isso porque a sequência precisa ser mantida, não sendo permitida nenhuma falha na numeração. O pedido de inutilização tem o objetivo de possibilitar que o emissor comunique à SEFAZ essa quebra de sequência dos números, funcionando como um tipo de denúncia espontânea para justificar a situação.
Pensando na importância desse procedimento, elaboramos este post para explicar os principais pontos a respeito da inutilização de NFC-e. Acompanhe!
Qual é a diferença entre inutilização de NFC-e e cancelamento?
Uma dúvida que aparece é se a inutilização de NFC-e e o cancelamento são a mesma coisa. A resposta é não! O cancelamento acontece quanto o usuário emite a nota fiscal e depois identifica que dados importantes foram inseridos incorretamente.
Por exemplo, natureza da transação comercial e demais questões que influenciam diretamente os cálculos dos tributos. Normalmente, esses erros não podem ser modificados por meio de uma carta de correção e existe uma invalidação do documento.
Já nos casos de inutilização da NFC-e, o documento fiscal ainda não foi gerado. Nessa situação, existe uma falha na sequência numérica da nota, em que é solicitado o seu descarte. Dessa forma, essas numerações não poderão ser reutilizadas pelo usuário nas próximas emissões.
Assim, é possível concluir que o cancelamento se trata de excluir a validade de dados que já foram considerados, enquanto a inutilização representa o descarte de informações antes de usá-las. Ou seja, são procedimentos diferentes e que servem para casos específicos.
Quando a inutilização de NFC-e deve ser usada?
O motivo principal para usar o meio de inutilização de NFC-e são os problemas técnicos ou do sistema do emissor que impossibilitam a autorização da nota fiscal. Isso ocorre devido à quebra de sequência da sua numeração.
É preciso, nesse caso, justificar junto à SEFAZ a causa de não poder utilizar a numeração. Isso acontece por meio da inutilização de NFC-e, em que o número daquela noda é invalidado.
Vamos supor uma situação de quebra de sequência que pode ocorrer normalmente no dia a dia de um varejista e que pode resultar na inutilização do documento fiscal. Por exemplo: houve a emissão das notas fiscais nº 105 e nº 107, no entanto, a nota fiscal de nº 106 saltou e não foi utilizada antes da nota de nº 107. Nesse caso, será necessário comunicar a SEFAZ por meio do pedido de inutilização.
Como funciona o processo de inutilização da NFC-e?
Antes de entender como funciona a inutilização da NFC-e, é importante que você saiba que existem alguns requisitos que devem ser atendidos. Veja a seguir:
- a numeração objeto da inutilização não pode ter sido utilizada em nenhuma outra nota fiscal do consumidor eletrônica;
- deve ter acontecido uma quebra na sequência numérica da NFC-e;
- o número não pode ser referente à nota fiscal autorizada;
- o número não pode ser relativo à nota fiscal cancelada;
- o número não pode estar ligado à nota fiscal denegada;
- a quebra na sequência não pode ser decorrente de fraude ou dolo.
Isso quer dizer que a NFC-e só pode ser inutilizada se a numeração ainda não tiver sido usada em nenhuma nota fiscal, seja ela autorizada, seja cancelada ou denegada.
Caso você identifique uma quebra de sequência da numeração das notas ficais emitidas por seu estabelecimento e deseje comunicar a inutilização, deverá respeitar o prazo de até o décimo dia do mês subsequente, de acordo com a lei aplicável à emissão de NFC-e.
Por exemplo, caso o erro seja identificado no mês de novembro, as notas devem ser inutilizadas no prazo limite de 10 de dezembro. Para executar esse processo, é necessário acessar o sistema emissor de notas fiscais da empresa e seguir o passo a passo, de acordo com o seu funcionamento.
Isso porque não existe uma regra geral aplicável a eles. Na maioria dos casos, o procedimento é bem simples e intuitivo.
De uma maneira em geral, os dados que devem ser fornecidos são: modelo, série, ano vigente, números inicial e final ausentes e motivo para a sua inutilização. Além disso, é importante saber que, de acordo com a norma vigente, as notas com numeração inutilizada precisam ser lançadas nos livros fiscais, sem os valores monetários, respeitando as regras gerais de escrituração.
Quais são os cuidados necessários em relação à emissão de NFC-e e sua inutilização?
É muito importante estar atento a alguns pontos em relação à numeração das notas ficais, por exemplo:
- dê preferência ao final de cada mês para conferir se está tudo certo, que é quando o departamento responsável pela emissão de documentos fiscais faz os fechamentos e organiza todos os arquivos que serão enviados para a contabilidade;
- veja se toda a sequência numérica foi utilizada;
- caso o estabelecimento trabalhe com uma grande quantidade de documentos, é recomendado o uso de ferramentas para otimizar os processos e torná-los mais rápidos e com menores índices de erros;
- busque o auxílio de um sistema específico integrado ao ERP para realizar a inutilização de NFC-e, tendo em vista que ele pode auxiliar no controle da numeração das notas fiscais eletrônicas, evitando que algum erro possa passar despercebido.
É importante ressaltar que, ao se esquecer de inutilizar uma NFC-e, a empresa fica submetida à aplicação de penalizações nos casos de fiscalização. Assim, será obrigada a pagar multas e demais sanções, causando prejuízos ao negócio.
Conseguiu perceber em quais casos você deve recorrer à inutilização de NFC-e e como realizar o procedimento adequadamente? Dessa forma, consegue evitar problemas que podem prejudicar o estabelecimento. Para tornar o processo eficiente, é importante manter os documentos ficais sempre organizados, além de contar com o auxílio de um software e de um profissional qualificado.
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