8 cuidados ao implementar um software de gestão

Já se foi o tempo em que a tecnologia não era necessária nos processos e atividades que envolvem o gerenciamento do setor varejista. Para crescer de forma contínua e saudável, os empreendedores precisam compreender a importância de utilizar um software de gestão.

Essa ferramenta faz com que a sua rotina administrativa se torne menos complexa, integrando todas as operações em um mesmo lugar. Se você deseja vender mais e consequentemente fazer seu negócio crescer, então está mais do que na hora de adotá-la.

No entanto, pode ser que você encontre algumas dificuldades em relação a sua implantação. Pensando nisso, elaboramos este artigo que apresenta 8 cuidados ao implementar um software de gestão. Continue a leitura e confira!

1. Mapeie e formalize os processos

Para começar, é fundamental que você mapeie e formalize os processos antes mesmo de implantar o sistema. Especifique os procedimentos que ocorrem no seu varejo e a forma como você gostaria que eles fossem realizados.

Quando não há uma padronização a respeito de uma atividade, a tendência é que os funcionários a façam do modo que melhor acharem, não concorda? Então, a questão aqui é que um software de gestão seguirá uma sequência lógica de funcionamento, por isso, o não mapeamento dos processos pode prejudicar sua implantação.

O lançamento das informações no programa deve ser feito de maneira uniforme, não importa quem esteja executando a tarefa.

2. Elabore um plano para não prejudicar as operações

A implantação de um software de gestão deve ser realizada de modo a não prejudicar as operações. Em vista disso, procure elaborar um plano para evitar que os colaboradores sejam surpreendidos e não tenham que paralisar a empresa.

Essa paralisação inesperada pode atrapalhar as vendas e deixar alguns clientes irritados. O resultado: será mais importante retornar às atividades do que implantar o sistema.

Sendo assim, crie um cronograma determinando que setores serão afetados a cada período. Lembre-se de deixar os funcionários cientes disso. Uma dica é seguir uma abordagem no qual o software é implantado em partes, justamente para não impactar o todo.

3. Seja claro com os desenvolvedores

A melhor forma de prevenir os contratempos com o novo software é tendo uma comunicação clara com o responsável pela sua implantação. O planejamento mencionado acima deve incluir todas as partes, afinal, é preciso sincronia entre a equipe interna e os desenvolvedores.

Atrasos e outros problemas até podem ocorrer, é verdade, mas se houver uma boa programação, as chances de que os inconvenientes atrapalhem a rotina de trabalho é reduzida.

4. Faça um levantamento dos utilitários

Faça um levantamento de todos os utilitários usados na gestão do seu negócio e que não serão mais necessários após a implantação do software. Isso se refere aos programas, aplicativos e até mesmo as planilhas.

Em seguida, organize as informações encontradas e planifique a migração para o novo sistema. Fazer isso certamente lhe poupará um bom tempo e evitará a perda de dados importantes.

5. Faça uma listagem completa dos requisitos

Para que os fornecedores do software saibam e entendam o que você espera da nova solução, será preciso listar todos os requisitos técnicos e operacionais que o programa deverá atender. Tais como:

• legislação que envolve o setor;
• regras de negócio da empresa;
• informações de cadastro dos clientes;
• informações de cadastro dos fornecedores;
• registro e controle de notas fiscais;
• segurança de dados;
• controle de estoque;
• controle dos funcionários.

Esses são apenas alguns exemplos do que você pode querer em um software de gestão. De qualquer modo, especifique suas exigências para garantir que os desenvolvedores da ferramenta possam entregá-la completa, ou seja, de acordo com as necessidades do seu negócio.

6. Envolva os funcionários

O envolvimento dos funcionários é fundamental para que a implantação do sistema seja bem-sucedida. Tenha em mente que essa participação trará um senso crítico, que será de extrema importância para o processo.

Explique aos colaboradores o porquê de um novo software e fale sobre os benefícios que virão com a sua chegada, deixando claro que você precisa da opinião de cada um deles para que o resultado dessa mudança seja satisfatório.

7. Treine os usuários para utilizar o software de gestão

Tão importante quanto envolver os funcionários está o treinamento daqueles que de fato utilizarão a ferramenta. Os usuários devem estar a par dos recursos e funcionalidades que a compreendem, de modo a entender como elas são acessadas e utilizadas.

Além disso, é necessário também conscientizá-los novamente a respeito das melhorias que a utilização desse instrumento trará, como:

• aumento da produtividade;
• redução de custos;
• relatórios em tempo real;
• integração informativa entre as diferentes áreas da empresa.

O aperfeiçoamento das atividades relacionadas a gestão como um todo é algo que deve sempre ser buscado, independentemente da implantação de um software ou não.

No entanto, ao decidir por adotá-lo, os procedimentos definidos precisam ser executados de acordo com o documento formal, a fim de garantir que a escolha dessa solução apresente os resultados esperados. Por isso, vale reforçar: ofereça um treinamento completo para os usuários que utilizarão o software de gestão.

8. Solicite suporte

Pode até parecer óbvio, mas é válido mencionar essa questão do suporte pois muitos se esquecem de que os desenvolvedores estarão à disposição quando necessário — ou pelo menos deveriam.

Nos momentos de dúvida, entre em contato com o fornecedor do sistema e peça orientação sobre os eventuais acontecimentos que possam estar dificultando os processos. Procurar os especialistas pode evitar que as incertezas se tornem problemas.

Além dos cuidados já citados até aqui, há ainda outros que poderiam ser incluídos, dependendo das suas imposições como gestor. A qualidade do produto e/ou serviço das empresas e os valores de contratação são alguns dos exemplos.

Por fim, é importante compreender que um software de gestão lhe ajudará a pensar de forma mais estratégica, facilitando assim as suas tomadas de decisão. Nos dias de hoje, não fazer uso dessa tecnologia significa abrir mão da competitividade perante os concorrentes. Não duvide disso!

Enfim, o que você achou do nosso artigo? Ainda tem alguma dúvida em relação à implantação de um software de gestão? Então, deixe aqui seu comentário que vamos te ajudar.