7 dicas para melhorar o fluxo de caixa em supermercados

Um dos grandes desafios de quem gerencia um supermercado é desenvolver ações para melhorar o fluxo de caixa — afinal, ele impacta diretamente na saúde financeira do seu negócio. O gestor deve elaborar uma planilha de controle de gastos para supermercado para organizar todas as movimentações financeiras, desde receitas e despesas, evitando que corra riscos e arque com custos de uma má gestão.

Em razão da importância do assunto, elaboramos este artigo que explica por que você deve fazer essa planilha de controle, separamos 9 valiosas dicas que vão ajudar você a manter o seu fluxo de caixa sempre saudável, explicamos como a tecnologia ajuda na tarefa e, no fim, quais são os erros de controle de gasto a serem evitados. Confira a leitura!

Por que fazer uma planilha de controle de gastos para supermercado?

Primeiramente, é necessário entender o que é o fluxo de caixa. Essa é uma ferramenta que registra as entradas e saídas dos recursos financeiros de uma empresa. Quando os valores de entrada são maiores que os de saída, há uma situação positiva e lucros, o que é sempre buscado pelos empreendedores.

Entretanto, como há uma grande movimentação de bens dentro de um supermercado, muitas vezes os gestores não conseguem manter um controle desse caixa.

Por essa razão que se torna necessário criar uma planilha de controle de gastos para supermercado, assim você consegue saber exatamente quais foram os gastos e saídas do negócio, tome as medidas para manter o fluxo de caixa positivo e consiga planejar melhor as compras.

É importante saber que é inviável fazer esse controle manualmente. Como há um grande volume de movimentações no mercado, será preciso designar um bom número de colaboradores para a tarefa, deixando as chances de ocorrerem erros bem maiores — como falhas de cálculo, esquecimentos etc.

Por outro lado, com o uso da tecnologia, você conseguirá exercer um controle mais preciso, ágil, seguro e econômico, já que computadores são capazes de trabalhar um grande volume de informações instantaneamente.

Quais as 7 dicas para aperfeiçoar o fluxo de caixa de um supermercado?

Todas as dicas consistem no uso de metodologias e tecnologias que aumentam a organização do estabelecimento. Assim, não há aumento de custos no negócio. Entenda melhor sobre isso a seguir.

1. Comece organizando a casa

A primeira coisa que você precisa fazer para melhorar o fluxo de caixa do seu supermercado é organizar o seu funcionamento. E, aqui, duas coisas são muito importantes.

A primeira delas é o período de análise e controle do seu fluxo de caixa. Fica a critério do que é melhor para o seu negócio; diário, semanal ou mensal. Com o período definido, fica mais fácil analisar os pontos em comum entre cada relatório e onde é possível melhorar.

Além disso, é importante que você faça isso em períodos curtos de tempo, ou seja, não demore muito entre uma análise e outra — você pode perder informações importantes.

O segundo ponto é criar um sistema que facilite a identificação do que é receita e do que é despesa. Assim, fica mais fácil para você entender onde estão os ganhos e gastos da sua empresa no próprio controle, agilizando e simplificando o seu trabalho.

Uma boa ideia é trabalhar com esquemas de cores diferentes para cada um, o que torna a visualização mais simples.

2. Classifique as receitas e despesas

Crie diferentes categorias para os gastos e recebimentos do seu negócio. Assim, fica muito mais fácil você ordenar suas despesas semelhantes — gastos de manutenção do espaço físico, como água e luz, por exemplo — e entender quais pontos precisam de atenção, quando necessário, e quais estão em um caminho legal.

E lembre-se: criar categorias em excesso pode ser prejudicial; afinal, você pode deixar o seu relatório muito complexo. Da mesma forma, poucas categorias podem deixar a análise superficial. O ideal é encontrar o equilíbrio de acordo com o perfil do seu negócio.

Faça um plano de contas

Ter um plano de contas é adotar uma maneira avançada de acompanhar o fluxo de caixa em supermercados. Cuidado para não cometer dois erros de principiantes muito comuns: elencar itens duplicados e trabalhar com mais itens do que seria necessário.

Confira um exemplo de plano de contas:

Custos:

• manutenção de equipamentos;
• insumos;
• embalagens;
• mão de obra terceirizada;
• logística.

Receitas:

• serviços;
• vendas;
• comissões.

Despesas administrativas:

• água;
• energia elétrica;
• aluguel;
• contador;
• domínio de site;
• internet;
• telefone.

Despesas comerciais:

• material impresso;
• anúncios;
• publicidade.

Despesas financeiras:

• tarifas bancárias;
• juros, Iof;
• tarifa boletos.

Despesas operacionais:

• material de escritório;
• material de limpeza;
• infraestrutura.

Impostos:

• simples;
• ISS;
• ICMS;
• IVA.

Folha:

• salários colaboradores;
• FGTS;
• INSS;
• imposto de Renda.

Investimentos:

• móveis;
• equipamentos;
• treinamentos.

Se você estiver implementando o plano de contas, verifique se é possível criar itens e personalizar o plano de acordo com as suas necessidades. Cada negócio tem suas particularidades e isso deve ser refletido no plano de contas do seu supermercado.

Separe centros de custos

Analisar separadamente as despesas e receitas do negócio por área pode ser uma boa estratégia para o gestor identificar onde está gastando mais e onde há possibilidades de economia e melhoria de retorno. Dessa forma, ele pode organizar suas finanças de forma mais equilibrada.

Uma possibilidade dentro dessa estratégia é fazer o uso de centros de custos. É muito comum que empresas desejem separar gastos com departamentos diferentes, como o administrativo e o de produção, mas não queiram criar itens duplicados no plano de contas.

No caso dos supermercados, é possível separar seus custos por tipos de serviço.

Definição de centros de lucros e de custos

São grupos elaborados para indicar diferentes áreas do negócio e mostrar despesas e ganhos específicos de cada uma delas. Essa divisão pode ser feita por filial, projeto, departamento, etc.

Seu supermercado pode ter centros de custos referentes às áreas de logística, RH, estoque e marketing, por exemplo. Além disso, você também pode organizar um centro de custos e lucros referente à loja física e outro à loja online.

Organização de centros de custos e lucros

Há uma diferença grande entre trabalhar com categorias de ganhos e despesas e definir centros de custos e lucros. Categorias apontam com o que você está ganhando receita ou gastando. Já os centros de custos e de lucros apontam para a movimentação do dinheiro: de que forma ela está acontecendo.

A compreensão dessa dinâmica tende a facilitar a criação de estratégias para incrementar, por exemplo, o fluxo de caixa em supermercados.

Quanto mais centros de custos e de lucros sua empresa tiver, mais detalhada será sua visão sobre a movimentação financeira do negócio. Se você está começando esse processo, pode criar centros relativos às principais áreas da empresa: estoque, RH, financeiro, tributário, atendimento etc.

Além de separar por áreas ou departamentos, você pode também criar centros de custos e de lucros tendo como critério de distinção diferentes projetos ou campanhas de vendas. Assim, fica mais claro o retorno que essas estratégias estão proporcionando.

Se você possui filiais, é importante ser capaz de distinguir o desempenho dos centros de custos e de lucros de cada uma das lojas. Dessa forma, você pode comparar o desempenho financeiro de cada uma delas.

Existem diversas opções de sistemas automatizados que organizam automaticamente os dados dos centros de custos e de lucros. Essa é uma boa opção para facilitar a análise dos dados contábeis do seu supermercado.

3. Fique de olho no que é constante

Quando se tem um negócio, é comum que algumas despesas sejam fixas — pagamento de fornecedores, gastos com energia e água, compra de materiais de escritório, impostos e muitas outras.

Manter esses gastos organizados e registrados permite que você se antecipe sempre quando há uma grande despesa pela frente, como a compra de algum material importante para as suas atividades, e mantenha o capital de giro do seu negócio em ótimo estado.

Além disso, a organização desses custos é fundamental para você entender quando os seus gastos estão aumentando e, assim, identificar quais ações pode realizar para reduzir novamente as suas despesas de operação.

4. Mantenha um registro das contas a pagar e a receber

Como falamos no item anterior, é importante você manter um registro das contas do seu negócio para conseguir prever o que vem pela frente.

Gastos fixos como luz, água e internet podem entrar em um registro dos próximos meses, facilitando a sua previsão de caixa e permitindo que você tenha um saldo real e a previsão do saldo futuro. Isso facilita a gestão do seu negócio.

E, para ajudar, você também pode manter um registro das contas a receber. Vendas parceladas, por exemplo, permitem que você saiba quando cada valor estará disponível. E essas informações são fundamentais para desenvolver um planejamento de médio e longo prazo, o que também pode ajudar a melhorar o fluxo de caixa.

5. Invista em um sistema de gestão financeira

Manter os seus gastos controlados em uma planilha é uma boa solução para quem domina ferramentas como o Excel. Porém, ainda assim, ela pode travar e é sempre uma solução incompleta — afinal, você fica dependente de um arquivo apenas e, mesmo que utilize soluções como o Google Apps para manter suas planilhas online, pode acabar se vendo em dificuldades.

A melhor saída, então, é investir em um sistema de gestão financeira para o seu negócio. Muitos oferecem soluções gratuitas e também com os mais diferentes valores, cabendo no orçamento do seu negócio.

E você ainda pode permitir que cada colaborador contribua ou visualize somente aquilo que é necessário para o seu trabalho. Além de agilizar os seus processos, um sistema também pode melhorar a segurança das suas informações.

6. Gerencie bem o estoque

Uma das maiores dificuldades de qualquer gestor é definir o tamanho ideal para o seu estoque. Afinal, quando você tem muitos produtos guardados, você gera um capital que fica imobilizado, além de causar despesas para manutenção do espaço.

Porém, um estoque pequeno também pode gerar problemas de reposição. Como, então, encontrar o tamanho ideal? O seu fluxo de caixa pode te ajudar.

Analisando as suas vendas, você consegue identificar melhor qual é o comportamento de compra dos seus clientes e qual é a saída dos produtos que vende. Com essas informações, você consegue traçar o tamanho ideal do seu estoque, com uma margem de segurança, e não deixar acumular ou faltar produtos.

7. Faça o seu planejamento

Depois de organizar o seu fluxo de caixa, ficará mais fácil entender os números do seu negócio — e, a partir daí, começar o seu planejamento.

Agora, você pode definir quais são os objetivos a curto prazo, implementando ações que façam a diferença de forma mais eficiente para otimizar o seu negócio, assim como analisar as despesas e receitas e elaborar um plano a médio e longo prazo.

Uma boa dica é elaborar projeções mensais, trimestrais, semestrais e anuais. Essas projeções reúnem as despesas e receitas previstas, dando um panorama do crescimento do seu empreendimento.

Como a tecnologia ajuda a fazer a planilha de controle de gastos?

A tecnologia está cada vez mais presente no mundo corporativo, sendo que qualquer gestor que deseja crescer saudavelmente e manter competitivo no mercado precisará ficar atento às inovações tecnológicas e implementá-las na empresa.

Isso ocorre pelo grande número de benefícios fornecidos aos supermercados. Uma delas é a mobilidade, que possibilita a utilização de coletores de dados e etiquetas eletrônicas por dispositivos móveis, o que agiliza os processos do supermercado e verifica agilmente eventuais divergências entre preços das gôndolas e caixas, bem como a disponibilidade de cada bem no estoque.

Recomendamos a utilização de software de automação comercial que integre todo o negócio em uma só plataforma, garantindo melhor controle das informações, estoque, preços, vendas etc. Além disso, a ocorrência de erros, atrasos e outros problemas também serão minimizados, melhorando os resultados do negócio.

Para aproveitar desses benefícios, é crucial utilizar hardwares (equipamentos físicos) desenvolvidos especialmente para satisfazer as necessidades de supermercados, são elas:

• balanças;
• relógios de ponto;
• terminais de consulta;
• leitores digitais;
• pontos de vendas;
• contadora e classificadora de moedas;
• monitores;
• etc.

Quais os principais erros de controle de gastos a serem evitados?

Muitas vezes gestores incorrem em erros de gestão inconscientemente, ou seja, sem saber que estão cometendo-os. Entretanto, eles ainda prejudicam o fluxo de caixa e elaboração da planilha de controle de gastos para supermercado. Esses erros são:

• não estudar o consumidor: conheça o seu público e conheça seu comportamento, assim você saberá como criar um mix de produtos ideal para atendê-lo;
• ignorar a tecnologia: quanto mais modernizado for seu supermercado, mais preciso e rápido serão os processos;
• negligenciar o controle financeiro: monitore minuciosamente as todas as movimentações financeiras para identificar possíveis perdas e minimizá-las;
• não simplificar os processos: é necessário otimizar a gestão do negócio para torná-la mais ágil, segura e econômica.

Com a criação da planilha de controle de gastos para supermercado, é possível comparar as projeções com os números reais, para entender em que melhorar e onde você conseguiu alcançar os seus objetivos. Realizar essa análise constantemente torna mais fácil tomar decisões que trarão mais vantagens para o seu negócio.

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