5 dicas para a gestão de notas fiscais dos seus fornecedores

Realizar uma boa gestão de notas fiscais é fundamental para a empresa, uma vez que elas servirão como base de cálculo para os impostos, precificação dos produtos e serviços, como para a realização de demonstrativos contábeis. Contudo, fazer isso manualmente pode ser difícil e demorado. Você sabia que existem softwares específicos para essa função?

Ao utilizar um sistema de gestão de emissão e controle de notas fiscais, por exemplo, a empresa ganha automatização de tarefas e consegue conferir mais facilmente as questões de divergências entre as quantidades informadas nas notas e as quantidades de mercadorias realmente recebidas. Além disso, abre portas para o melhor relacionamento com os fornecedores, já que ajuda a manter as compras e os pagamentos em dia.

Você ainda não faz a gestão de notas fiscais na sua empresa? Confira agora por que isso é importante e como fazer!

Por que guardar as notas fiscais dos fornecedores?

As notas fiscais ajudam a empresa a provar ao fisco que os registros contábeis estão em conformidade com a realidade do negócio. Também fornecem dados importantes que permitem a criação de relatórios gerenciais e operacionais, auxiliando os gestores na tomada de decisões.

Outro momento que torna importante o armazenamento das notas fiscais é quando há uma auditoria. Se não puder apresentar os documentos necessários, a empresa pode até ser multada.

Por quanto tempo se deve armazenar as notas fiscais?

Existem normas, como as descritas nas leis 8.212 (art. 33) e 5.172 (art. 173) presentes no Código Tributário Nacional, que obrigam as empresas a guardar suas notas fiscais para fins de auditoria. Essas leis especificam o tempo que elas devem ficar armazenadas, que varia entre 5-10 anos, dependendo do tipo da nota. Após esse período, elas perdem a validade e podem ser descartadas.

Como fazer uma boa gestão de notas fiscais?

As notas fiscais podem ser impressas ou eletrônicas. Cada tipo demanda procedimentos diferentes no gerenciamento. Vamos mostrar, a partir de agora, quais são eles. Veja como fazer uma boa gestão de notas fiscais de fornecedores:

1. Escolha um bom sistema de gestão de notas fiscais

O primeiro passo é escolher um software que permita a emissão de NF-e (nota fiscal eletrônica), pois ele deverá calcular automaticamente os impostos cobrados e a precificação dos produtos a partir do cruzamento com as NF-e emitidas pelos fornecedores. Além disso, todos os dados sobre as transações são enviados de forma automática para a Secretaria de Fazenda.

Nesse caso, a gestão torna-se mais fácil porque, como ela fica registrada no sistema on-line, basta ser acessada quando precisar. Mesmo assim, se quiser manter um controle próprio é só fazer download do arquivo XML correspondente à nota e armazená-la em uma pasta específica no computador e na nuvem.

Com relação às notas fiscais impressas, prepare um armário ou gaveteiro e organize os documentos por ordem de data. A cada ano, descarte as que tiverem mais de 5 ou 10 anos, conforme a validade jurídica, liberando espaço para armazenar as notas do novo ano.

2. Catalogue e guarde as notas fiscais em local seguro

Você também pode preparar pastas físicas e no computador com o nome dos fornecedores e organizar as notas por período dentro dessas pastas para facilitar o seu encontro. O mais importante é que estejam seguras.

Então, digitalize os arquivos físicos para armazenar notas impressas e eletrônicas juntas em um computador, HD externo e, principalmente, na nuvem.

3. Compare a ordem de compra com as notas fiscais

Sempre que chegar uma entrega, faça uma conferência minuciosa das mercadorias. Elas devem ser exatamente iguais à descrição da ordem de compra que a empresa autorizou e à nota fiscal que o fornecedor emitiu. Isso inclui volume, preço, características etc.

Essa prática pode ser um pouco trabalhosa, mas é necessária para que não haja divergências em caso de auditoria na empresa.

4. Armazene os documentos adequadamente

Muitas notas fiscais são impressas em papel térmico, parecido com aqueles impressos pelos caixas eletrônicos. Eles são muito sensíveis e, se não forem bem armazenados, rapidamente têm os registros apagados. Então, procure guardá-los longe de calor, umidade, luz do Sol e de lâmpadas fluorescentes. Também evite o contato deles com plástico.

O ideal é fazer cópias, do tipo xerox, ou digitalizar as notas para o armazenamento no computador e na nuvem.

5. Treine os profissionais envolvidos

Nomeie um ou mais profissionais para serem os responsáveis pela conferência das notas fiscais, ordem de compra e mercadoria entregue. Nomeie também os profissionais que devem dar entrada na nota fiscal e arquivá-la no sistema e fisicamente.

Tendo os profissionais certos definidos, invista em treinamento para aprenderem a executar suas funções com maestria. Simulação dos procedimentos (metodologias) e uso do sistema de gestão (tecnologias) precisam estar na pauta. Isso deve resolver muitos problemas com relação aos erros de conferência/lançamentos e gerenciamentos equivocados de notas no sistema.

Quais problemas são evitados com a gestão de notas fiscais?

Entre os problemas mais comuns e crônicos, listamos os principais, que são resolvidos com uma boa gestão de notas fiscais:

Falta de informação nos momentos mais importantes

Quando não há organização, achar os documentos, bem como as informações contidas neles, pode ser uma tarefa árdua. Com a gestão de notas fiscais, por outro lado, você sabe onde cada informação está, facilitando seu encontro instantâneo. Isso ajuda a acelerar os processos de auditoria, de contabilidade e de conferência das mercadorias e valores.

Recebimento errado de mercadorias

Em muitas empresas, as mercadorias são recebidas sem conferência porque a desorganização torna o trabalho de comparação entre as notas e as ordens de compra algo difícil e complexo de ser feito. Para não perder tempo, a confirmação de recebimento é assinada e só depois é realizada uma contagem. O problema é que, nesses casos, os erros não podem mais ser contestados.

Precificação equivocada

Outro grande problema nas empresas é a precificação errada dos produtos que encomendam. Se não houver correlação com a nota fiscal, fica difícil calcular os impostos/custos e determinar a margem de lucro na hora de definir os preços. Como resultado, os produtos podem ficar muito caros ou muito baratos. Ambas as situações prejudicam o negócio.

Como se pode ver, a gestão de notas fiscais é imprescindível para gerar compliance no negócio. Quando benfeita, ela ajuda a resolver diversos problemas e otimiza os processos em vários setores.

Quer saber mais? Baixe o nosso guia completo sobre gestão fiscal para pequenas empresas.